Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Несмотря на развитие электронных форм, бумажный вариант по‑прежнему требует аккуратного и правильного заполнения. Ниже представлена пошаговая инструкция, основанная на действующем законодательстве (ТК РФ, ст. 66) и рекомендациях экспертов департамента трудового права.
Общие требования к заполнению
- Язык заполнения – русский (или язык республики, если это предусмотрено локальными актами).
- Почерк – разборчивый, без сокращений, кроме общепринятых аббревиатур (например, «г.» для года).
- Инструменты – шариковая ручка синего или чёрного цвета; гелевые ручки не рекомендуются, так как могут стираться.
- Проверка – после каждой записи рекомендуется перечитать и сверить с приказом (распоряжением) работодателя.
- Черновик – перед внесением в официальный документ сделайте пробную запись на отдельном листе.
ьный лист (обложка)
На ьном листе указываются следующие данные:
- Фамилия, имя, отчество работника (в именительном падеже).
- Дата рождения (дд.мм.гггг).
- Образование (уровень, специальность, наименование учебного заведения).
- Профессия, специальность по которой работник принят на первую работу (если известна).
- Серия и номер трудовой книжки (заполняет отдел кадров при выдаче).
- Дата выдачи трудовой книжки.
- Подпись работника и печать организации (если выдаётся впервые).
Записи о приёме на работу
Каждая новая запись делается в разделе «Сведения о работе». Заполняются следующие графы:
- Дата приёма (дд.мм.гггг).
- Наименование организации (полное, без сокращений).
- Подразделение (если есть).
- Должность, профессия, специальность (соответствует штатному расписанию).
- Основание приёма – номер и дата приказа (распоряжения) о приёме на работу.
- Подпись работника и подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель).
- Печать организации (ставится рядом с подписью уполномоченного лица).
Записи о переводах (внутри организации)
Если работник переводится на другую должность, делается запись в том же разделе:
- Дата перевода.
- Наименование нового структурного подразделения (если изменилось).
- Новая должность, профессия, специальность.
- Основание перевода – номер и дата приказа о переводе.
- Подписи работника и уполномоченного лица, печать.
Примечание: если перевод становится постоянным (например, после испытательного срока), в графе «Основание» указывается приказ о признании перевода постоянным.
Записи об увольнении
При расторжении трудового договора заполняются следующие поля:
- Дата увольнения.
- Основание увольнения (например, по собственному желанию, по соглашению сторон, сокращение штата и т.д.) – номер и дата приказа об увольнении.
- Формулировка записи – стандартная фраза, например: «Уволен в связи с переходом на другую работу» или «Уволен по собственному желанию».
- Подписи работника и уполномоченного лица, печать организации.
Вкладыш к трудовой книжке
Вкладыш используется, когда место в основном документе заполнено. Он оформляется аналогично основной книжке:
- На первой странице вкладыша указываются те же реквизиты, что и на ьном листе основной книжки (ФИО, дата рождения и т.д.).
- Далее ведутся записи о работе, переводах и увольнении по той же схеме.
- На последней странице вкладыша делается отметка о его выдаче (номер, дата, подпись кадровика, печать).
Электронная трудовая книжка (ЕТК)
С 2021 года ведение электронной трудовой книжки возможно в рамках системы «Социальное страхование». Однако бумажный документ остаётся обязательным для тех, кто:
- Первично устраивается на работу и не имеет ЕТК;
- Получил бумажную книжку до перехода на электронный формат и не подал заявление о переходе;
- Работает в организациях, где ведение ЕТК не реализовано (например, некоторые малые предприятия или отдельные отрасли).
Если работник решает перейти на ЕТК, необходимо подать заявление работодателю, после чего дальнейшие записи о работе будут вноситься исключительно в электронный вид.
Практические советы по заполнению
- Делайте запись сразу после получения приказа – так минимизируется риск ошибки.
- Сверяйтесь с актуальными нормативными актами – изменения в ТК РФ или локальных положениях могут влиять на формулировки.
- Используйте шаблоны – многие кадровые службы предоставляют готовые образцы заполнения (можно скачать с сайта компании Митрофанова и партнеры).
- Храните трудовую книжку в безопасном месте – лучше в специальном папке или файле, защищённом от влаги и механических повреждений.
- При утере документа – немедленно обратитесь в отдел кадров для выдачи дубликата; при этом потребуется предоставить паспорт и заявление о утере.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать сокращения в трудовой книжке?
- Да, но только общепринятые (например, «г.» для года, «д.» для дня). Сокращения должностей и названий организаций не допускаются.
- Что делать, если допущена ошибка в записи?
- Ошибочную запись следует аккуратно зачёркнуть одной линией, сверху написать правильный вариант, поставить дату исправления и подпись ответственного лица, а также печать организации.
- Нужно ли заверять каждую запись нотариусом?
- Нет. Достаточно подписи работника и уполномоченного лица организации, а также печати работодателя.
- Можно ли вести трудовую книжку только в электронном виде без бумажного носителя?
- Да, если работник подал заявление о переходе на ЕТК и работодатель принял его. В этом случае бумажный документ не выдаётся.
Соблюдая представленные рекомендации, вы обеспечите корректное ведение трудовой книжки, что избавит вас от возможных споров при подтверждении стажа и при оформлении пенсии, пособий или других социальных выплат.