Увольнение сотрудника — это процесс‚ который требует максимального внимания к деталям со стороны кадровика или работодателя․ Трудовая книжка (как бумажная‚ так и электронная) является главным документом‚ подтверждающим трудовой стаж и деятельность человека․ Любая ошибка или неточность в записи может привести к серьезным проблемам для работника в будущем‚ например‚ при расчете пенсии или трудоустройстве на новое место․

В этой статье мы предоставим подробную пошаговую инструкцию по заполнению трудовых книжек при увольнении‚ разберем нюансы работы с электронными форматами и приведем образцы правильных формулировок․

Общие правила заполнения трудовой книжки

Прежде чем вносить запись об увольнении‚ важно вспомнить базовые принципы ведения этого документа:

• Сроки: Запись об увольнении вносится в день увольнения (последний рабочий день сотрудника)‚ а не заранее․
• Ручка: Используются только перьевые или гелевые ручки․ Чернила должны быть световодостойкими: черного‚ синего или фиолетового цвета․ Шариковые ручки использовать запрещено․
• Язык: Все записи ведутся на русском языке․ Если в организации предусмотрен другой государственный язык республики в составе РФ‚ записи дублируются на нем;
• Сокращения: Категорически запрещено использовать сокращения (например‚ нельзя писать «пр․» вместо «приказ»‚ «ТК РФ» вместо полного названия кодекса‚ «расп․» вместо «распоряжение»)․
• Нумерация: Графа «№ записи» должна иметь сквозную нумерацию‚ продолжающую предыдущую запись․

Пошаговая инструкция заполнения бумажной трудовой книжки

При увольнении сотрудника заполнение раздела «Сведения о работе» происходит в строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек․ Разберем заполнение по графам:

Шаг 1․ Графа 1 — № записи

Укажите порядковый номер записи․ Например‚ если предыдущая запись о приеме на работу была под номером 5‚ то запись об увольнении будет номер 6․

Шаг 2․ Графа 2 — Дата увольнения

В этой графе арабскими цифрами указывается дата увольнения в формате: ДД․ММ․ГГГГ․ Например‚ если сотрудник увольняется 23 мая 2026 года‚ запись будет выглядеть так: 23 05 2026․ Обратите внимание: дата должна совпадать с датой приказа об увольнении и последним рабочим днем․

Шаг 3․ Графа 3 — Причина увольнения

Здесь делается запись об увольнении с обязательным указанием причины․ Формулировка должна строго соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ (или иного федерального закона)․ Указывается пункт‚ часть и статья ТК РФ․

Примеры формулировок для самых частых оснований:

1. Увольнение по собственному желанию (ст․ 77 п․ 3 ч․ 1 ТК РФ): «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
2. Увольнение по соглашению сторон (ст․ 77 п․ 1 ч․ 1 ТК РФ): «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон‚ пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
3. Увольнение в связи с ликвидацией организации (ст․ 81 п․ 1 ч; 1 ТК РФ): «Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации‚ пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»․
4. Увольнение по истечении срока трудового договора (ст․ 77 п․ 2 ч․ 1 ТК РФ): «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора‚ пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․

Шаг 4․ Графа 4 — Основание (реквизиты приказа)

В этой графе указывается документ‚ на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) работодателя․ Указываются его наименование‚ дата и номер․ Например: Приказ от № 45-к․

Шаг 5․ Заверение записей

После внесения записи об увольнении все записи‚ внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя‚ необходимо заверить․ Для этого:

• Ставится подпись лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек (кадровик или директор)‚ и расшифровка этой подписи (фамилия‚ инициалы)․
• Ставится подпись самого работника и расшифровка подписи․ Это подтверждает‚ что работник ознакомлен с записью․
• Ставится печать работодателя (при наличии печати)․ С 2026 года наличие печати у коммерческих организаций не является строго обязательным‚ но если она есть — ставить нужно․

Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)

С введением электронных трудовых книжек у работодателей появились новые обязанности․ Важно понимать‚ как правильно оформить увольнение в цифровом формате․

Когда и как заполнять ЭТК?

Работодатель обязан представлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд России (с 2023 года — в Социальный фонд России‚ СФР) не позднее рабочего дня‚ следующего за днем издания соответствующего приказа․

Как оформить ЭТК при увольнении?

При увольнении сотрудника работодатель подает в СФР отчет по форме ЕФС-1 (единую форму сведений)․ В ней заполняется блок «Сведения о трудовой деятельности»‚ где указывается:

• Дата увольнения․
• Причина увольнения (с кодировкой и текстовой расшифровкой строго по ТК РФ)․
• Реквизиты приказа․
• Признак того‚ что сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой книжки․

Важно: Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку и сдал бумажную на хранение‚ при увольнении ему выдается не бумажная книжка‚ а сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р․ Их можно выдать на бумаге (под подпись) или направить в электронном виде (если это предусмотрено внутренним регламентом и согласием работника)․

Частые ошибки и как их избежать

1. Неверная формулировка причины увольнения․ Это самая частая и опасная ошибка․ Нельзя писать «Уволен по собственному желанию»․ Правильно: «Трудовой договор расторгнут․․․»․ Также часто путают статьи 77 и 80 ТК РФ․ Увольнение по собственному желанию оформляется по пункту 3 части 1 статьи 77‚ а статья 80 лишь описывает процедуру (предупреждение за 2 недели)‚ основанием для записи она не является․
2. Использование сокращений․ Как уже упоминалось‚ писать «ТК РФ» или «пр․» недопустимо․ Все слова пишутся полностью․
3. Забыли подпись работника․ Если работник не расписался в бумажной трудовой книжке‚ запись считается незаверенной надлежащим образом․ Если работник отказывается подписывать‚ составляется соответствующий акт․
4. Использование шариковой ручки․ Это прямое нарушение инструкции․ Чернила шариковой ручки могут выцветать и смазываться‚ что сделает запись нечитаемой․

Исправление ошибок

Если ошибка была обнаружена в момент увольнения‚ зачеркивать ничего нельзя! В разделе «Сведения о работе» после последней записи указывается следующий порядковый номер‚ дата внесения исправления‚ а в графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна»․ После этого вносится правильная запись‚ а в графе 4 снова указываются реквизиты приказа работодателя․

Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении, это не просто формальность‚ а залог спокойствия как работника‚ так и работодателя․ Внимательно сверяйте формулировки с Трудовым кодексом‚ не используйте сокращения‚ следите за нумерацией и не забывайте про специфику электронного кадрового учета․ Грамотно оформленный документ избавит вас от возможных судебных разбирательств и штрафов со стороны трудовой инспекции․