С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон № 439‑ФЗ, который ввёл обязательный порядок ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. С 2025‑го года все работодатели обязаны фиксировать информацию о сотрудниках в Электронной трудовой книжке (ЭТК) и передавать её в Пенсионный фонд России (ПФР). Ниже – пошаговое руководство для работодателей и работников, а также ответы на часто задаваемые вопросы.

Правовая база

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ (ред. от ) – «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• Поправки в Трудовой кодекс РФ, вступившие в силу 1 января 2020 г.
• Разъяснения Минтруда России (письмо от  № 14‑2/В‑267) – порядок подачи заявления о ведении ЭТК.
• Требования к Кадровому электронному документообороту (КЭДО) – обязательный к 2024 году.

Кто обязан вести ЭТК?

1. Все организации‑работодатели, зарегистрированные в России, независимо от формы собственности.
2. Работники, принятые на работу с 1 января 2021 года, у которых не было трудового стажа до этой даты, обязаны иметь только электронную трудовую книжку.
3. Сотрудники, у которых уже есть бумажная трудовая книжка, также переходят на электронный формат – работодателю необходимо фиксировать сведения в ЭТК и, при желании, в бумажной книжке (но отказаться от ЭТК нельзя).

Основные сведения, фиксируемые в ЭТК

Перечень сведений в электронной трудовой книжке практически идентичен бумажному варианту:

• ФИО работника, дата и место рождения.
• СНИЛС, ИНН, паспортные данные.
• Дата начала и окончания трудовых отношений.
• Наименование работодателя, его ИНН, ОГРН.
• Должность, разряд, тарифная ставка.
• Сведения о переводах, командировках, отпусках, увольнении.
• Стаж работы, периоды непрерывного стажа, периоды работы в разных организациях.
• Дополнительные сведения (например, сведения о профессиональном обучении, аттестации).

Пошаговая инструкция для работодателя

Подготовка

1. Убедитесь, что у вас есть доступ к Госуслугам или к системе «Личный кабинет ПФР».
2. Настройте в своей HR‑системе (1С, Контура, SAP и др.) модуль КЭДО с поддержкой ЭТК.
3. Получите согласие работника на ведение ЭТК (заявление работника о переходе на электронный формат).

Оформление при приёме на работу

1. Соберите от сотрудника необходимые документы: паспорт, СНИЛС, ИНН, трудовой договор.
2. Заполните в системе раздел «Сведения о трудовой деятельности»:
   • Дата начала работы.
   • Должность, разряд, тариф.
   • Условия труда (график, место работы).
3. Отправьте сформированные сведения в ПФР через Электронный сервис «ПФР – Публичный сервис» (обычно в течение 3 рабочих дней).
4. Сформируйте и подпишите заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку (можно в электронном виде – цифровая подпись).

Оформление изменений в трудовых отношениях

1. При переводе, повышении, изменении условий труда – введите новые данные в систему.
2. При отпуске, командировке, больничном – укажите даты и тип отсутствия.
3. При увольнении – внесите запись о дате увольнения и причине (по желанию, указать основание увольнения).
4. Все изменения автоматически передаются в ПФР; при необходимости – сформировать выписку из ЭТК через Госуслуги.

Как получить выписку из ЭТК

1. Работник заходит в Госуслуги → «Электронная трудовая книжка».
2. Выбирает «Получить выписку», указывает период и подтверждает запрос (Код подтверждения из СМС).
3. Выписка формируется в PDF и доступна для скачивания.

Пошаговая инструкция для работника

1. Регистрация в Госуслугах (если ещё нет аккаунта).
2. В личном кабинете выбираете сервис «Электронная трудовая книжка».
3. Подтверждаете согласие на ведение ЭТК (обычно требуется загрузить заявление, подписанное электронной подписью).
4. Проверяете внесённые сведения: ФИО, даты, должности, периоды отпусков.
5. При необходимости – подаёте запрос на исправление (через работодателя).
6. Для получения официальной выписки используете кнопку «Получить выписку».

Сроки и обязательные требования

• Сведения о приёме на работу должны быть переданы в ПФР не позднее 3 рабочих дней с момента их внесения в ЭТК.
• Изменения (перевод, отпуск, увольнение) – также в течение 3 рабочих дней.
• Работодатель обязан хранить копию всех переданных электронных записей в течение 5 лет (в рамках КЭДО).
• Отказ от ведения ЭТК в пользу бумажного варианта запрещён (см. пункт «Отказаться от ведения электронных трудовых книжек в пользу трудовых книжек на бумаге также нельзя»).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, работодатель может вести обе книги, но обязательно фиксировать сведения в электронном виде. Приём на работу в 2026 году требует обязательного внесения данных в ЭТК, даже если у сотрудника есть бумажная книжка.

Как оформить переход от бумажной книжки к ЭТК?

Работник подписывает заявление о переходе (можно в электронном виде). Работодатель вносит все текущие сведения в систему и отправляет их в ПФР. После подтверждения в ПФР в личном кабинете работника появляется его электронная книжка.

Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?

Работник сообщает об ошибке работодателю, который вносит корректировку и повторно передаёт данные в ПФР. Система фиксирует дату исправления.

Можно ли распечатать электронную трудовую книжку?

Да, через сервис «Госуслуги» можно сформировать и скачать официальную выписку в PDF‑формате, которую можно распечатать и использовать в тех же случаях, что и бумажную книжку.

Как проверить, что сведения действительно переданы в ПФР?

В личном кабинете «Госуслуги» в разделе «Электронная трудовая книжка» отображаеться статус «Передано в ПФР». Также в ПФР можно запросить справку о стаже.

Ошибки, которых следует избегать

• Не оформлять заявление работника о переходе на электронный формат.
• Отсрочить передачу данных в ПФР более чем на 3 рабочих дня.
• Не обновлять сведения о переводах и изменениях условий труда.
• Игнорировать сообщения об ошибках в системе КЭДО (например, дублирование записей).
• Не хранить резервные копии электронных документов (это требуется по законодательству о документообороте).

Практический пример заполнения

Ведение электронных трудовых книжек – обязательный и упрощённый процесс, который позволяет автоматизировать кадровый документооборот, ускорить получение выписок и снизить риск потери бумажных документов. Соблюдая законодательные сроки и правильно используя сервисы «Госуслуги» и «Личный кабинет ПФР», работодатели и сотрудники могут уверенно работать в цифровой среде.

Помните: отказ от ЭТК невозможен, а своевременное внесение и проверка данных – залог корректного расчёта пенсионных прав и трудового стажа.

Дата актуализации информации: