С 2020 года в России действует обязательный переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) для всех newly‑hired сотрудников․ Ниже – пошаговое руководство‚ которое поможет работодателю правильно оформить‚ вести и использовать ЭТК в 2026 году․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной книжки‚ содержащий сведения о трудовой деятельности работника: места работы‚ должности‚ периоды работы‚ причины увольнения и т․д․ Данные хранятся в единой государственной информационной системе Пенсионного фонда РФ (СФР) и доступны через портал Госуслуги или личный кабинет работодателя в специализированных сервисах (например‚ Контур;Экстерн‚ СБИС)․

Основные преимущества ЭТК

• Отсутствие риска потери или повреждения бумажного документа;
• Мгновенный доступ к выписке через Госуслуги;
• Снижение административной нагрузки на кадровую службу;
• Возможность автоматической передачи данных в ПФР при увольнении или переводе;
• Экономия на печати и хранении бумажных книжек․

Недостатки и ограничения

• Необходимость наличия доступа к интернету и учётной записи на Госуслугах;
• Для сотрудников‚ принятых до ‚ бумажная книжка остаётся действительной до её замены;
• Некоторые организации пока не полностью интегрировали свои кадровые системы с ЭТК․

Кто должен оформлять ЭТК?

Согласно законодательству‚ электронную трудовую книжку необходимо вести:

1. Для всех сотрудников‚ принятых на работу после 31 декабря 2020 года;
2. Для сотрудников‚ которые согласились перейти с бумажной на электронную форму (заявление о переходе подаётся работником);
3. Для работников‚ у которых бумажная книжка утеряна или повреждена – в этом случае оформляется дубликат в электронном виде․

Если сотрудник принят до и не выразил желания перейти на ЭТК‚ ведение бумажной книжки продолжается до её замены по инициативе работника или работодателя․

Пошаговая инструкция по оформлению ЭТК работодателем

Шаг 1․ Подготовка документов при приёме на работу

Перед оформлением трудового договора соберите следующие документы:

• Паспорт гражданина РФ;
• СНИЛС;
• ИНН (при наличии);
• Документы об образовании и/или профессиональной квалификации;
• Справка по форме СТД‑Р от предыдущего работодателя (если есть)․

Шаг 2․ Оформление трудового договора и приказа о приёме

После проверки документов:

1. Подпишите трудовой договор;
2. Издайте приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или Т‑1а);
3. В приказе укажите‚ что ведение трудовой книжки будет осуществляться в электронном виде․

Шаг 3․ Внесение первой записи в ЭТК

Первая запись делаеться в день приёма и содержит:

• Дата приёма;
• Наименование организации (полное и сокращённое);
• Должность‚ структурное подразделение;
• Трудовой функционал (краткое описание обязанностей);
• Основание – номер и дата приказа о приёме․

Запись вносится через личный кабинет работодателя в системе СФР или через интегрированный кадровый сервис (Контур․Экстерн‚ СБИС‚ 1С:ЗУП и др․)․ После сохранения запись автоматически попадает в государственный реестр ЭТК․

Шаг 4․ Ведение последующих записей

Все изменения трудовой деятельности фиксируются аналогично:

• Перевод на другую должность – запись о переводе;
• Повышение/понижение – запись о изменении должности;
• Увольнение – запись об увольнении с указанием основания (по соглашению сторон‚ по инициативе работника‚ сокращение и т․д․);
• Периоды простоя‚ отпуска‚ больничного – не вносятся в ЭТК (отражаются в других документах)․

Каждая запись должна содержать дату события‚ номер и дату соответствующего приказа (или соглашения)‚ а также краткое описание изменения․

Шаг 5․ Получение выписки из ЭТК

Сотрудник может получить выписку несколькими способами:

1. Через портал Госуслуги – раздел «Выписка из электронной трудовой книжки»;
2. В Многофункциональном центре (МФЦ) – по заявлению;
3. В клиентской службе СФР (Пенсионного фонда);
4. Через работодателя – запрос в кадровую службу‚ которая формирует выписку в системе и выдаёт её сотруднику․

Выписка готовится в течение 1‑3 рабочих дней‚ но в большинстве случаев доступна мгновенно после запроса․

Шаг 6․ Хранение и защита данных

Все сведения ЭТК хранятся в защищённой базе данных СФР․ Доступ к ним имеют:

• Сам работник (через личный кабинет);
• Работодатель (только в отношении своих сотрудников);
• Пенсионный фонд РФ (для начисления пенсии и социальных выплат);
• Уполномоченные государственные органы (по запросу в рамках закона)․

Для дополнительной защиты рекомендуется использовать двухфакторную аутентификацию при входе в систему СФР и регулярно обновлять пароли․

Особенности оформления ЭТК для разных категорий работников

Студенты и молодые специалисты без опыта работы

Для них бумажная книжка не требуется․ Достаточно оформить трудовой договор и внести первую запись в ЭТК сразу после приёма․

Сотрудники‚ переходящие с бумажной на электронную форму

Если работник подаёт заявление о переходе:

1. Внесите в бумажную трудовую книжку запись о переходе на электронную форму (указывается дата и номер заявления);
2. Оформите приказ о переходе на ЭТК;
3. Перенесите все существующие записи из бумажной книжки в электронную форму (можно сделать выписку из бумажной книжки и загрузить её в систему СФР)․

Внешние совместители и работники по договорам ГПХ

ЭТК ведётся только по основному месту работы․ По совместительству и гражданско‑правовым договорам записи в трудовую книжку не вносятся‚ однако сведения о таких периодах могут быть учтены при расчёте стажа для назначения пенсии через отдельные справки․

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал Госуслуги – раздел «Электронная трудовая книжка»;
• Официальный сайт СФР (Пенсионного фонда РФ) – fr․gov․ru;
• Методические рекомендации Минтруда по ведению ЭТК (2024 г․) – PDF доступен на сайте министерства;
• Сервисы кадрового учёта: Контур․Экстерн‚ СБИС‚ 1С:ЗУП‚ «Галактика» и др․

Оформление трудовой книжки в электронном виде – это не только требование законодательства‚ но и удобный инструмент для кадровой службы и сотрудников․ Следуя представленной инструкции‚ вы сможете:

• Безошибочно вносить первые и последующие записи;
• Обеспечивать timely доступ к выпискам через Госуслуги;
• Снижать бумажный документооборот и связанные с ним риски;
• Гарантировать корректный учёт трудового стажа для будущих пенсионных выплат․

Помните‚ что ключ к успешному ведению ЭТК – это своевременное внесение записей‚ правильное оформление приказов и постоянное взаимодействие с государственными информационными системами․