Отсутствие или ошибка в записи о приёме на работу и увольнении может привести к проблемам при оформлении пенсии, расчётах со страховым фондом и защите прав сотрудника. Ниже – пошаговое руководство, основные нюансы и примеры оформления.

Нормативная база

Для правильного оформления используют:

• Пункт 15 Приказа Минтруда № 320н – требования к заполнению полей о прекращении трудового договора;
• Порядок ведения трудовой книжки (утв. ) – порядок нумерации и подписи;
• КонсультантПлюс и ГАРАНТ – разъяснения по заполнению граф;
• Роструд – рекомендации по восстановлению пропущенных записей.

Структура записи в трудовой книжке

В графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 – дата увольнения, в графе 3 – причина увольнения, в графе 4 – основание (приказ, распоряжение) с номером и датой. При исправлении или добавлении записи следует соблюдать хронологию.

Как определить номер новой записи

Номер ставится следом за последней имеющейся записью. Если последняя запись – увольнение с номером № 15, то новая запись получит номер № 16.

Как оформить дату

Дату указывают в формате ДД.ММ.ГГГГ. При добавлении записи о приёме работы дату ставят в графу 2, а дату увольнения – в графу 2 при последующей записи.

Пошаговый алгоритм внесения пропущенных записей

1. Сбор документального подтверждения – копия приказа о приёме, приказ об увольнении, приказ о переводе, приказ о награждении.
2. Определение места в хронологии – смотрим, где должна находиться пропущенная запись (например, после записи об увольнении или перед записью о переводе).
3. Установление порядкового номера – ставим номер, следующий за последней записью в книжке.
4. Заполнение полей:
   • Графа 1 – номер записи;
   • Графа 2 – дата приёма/увольнения;
   • Графа 3 – причина (приём, перевод, увольнение);
   • Графа 4 – номер и дата приказа/распоряжения.
5. Подпись и печать – подпись ответственного кадровика (или руководителя) и печать организации, если она используется.
6. Заверение записи – после внесения всех пропущенных записей необходимо заверить их общей подписью и датой.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный номер – ставят номер, не учитывая предыдущие записи;
• Несоответствие дат – дата в графе 2 не совпадает с датой в документе‑основании.
• Отсутствие указания основания – граф 4 остаётся пустой.
• Заполнение нескольких записей в одной строке – каждая запись должна быть оформлена отдельно.
• Неподписанные записи – без подписи и печати запись считается недействительной.

Примеры заполнения

Пример записи о приёме на работу

Графа 1: 23
Графа 2: 
Графа 3: Приём на работу
Графа 4: Приказ № 123 от 

Пример записи об увольнении

Графа 1: 45
Графа 2: 
Графа 3: Увольнение по собственному желанию
Графа 4: Приказ № 456 от 

Пример исправления пропущенной записи о переводе

Предположим, последняя запись – увольнение с номером № 45.
Новая запись получит номер № 46.
Графа 1: 46
Графа 2: 
Графа 3: Перевод на другую должность
Графа 4: Приказ № 789 от 

Что делать, если запись уже была поставлена, но с ошибкой?

Согласно п. 12 Порядка 320н, можно аннулировать ошибочную запись, поставив кросс и указав «аннулировано». Затем в том же месте вносится правильная запись с новым порядковым номером.

Восстановление пропущенных записей после увольнения

Если в книжке отсутствует запись об увольнении, её можно добавить позже, используя:

• Документ‑основание – приказ об увольнении;
• Дата увольнения – указывается в графе 2;
• Причина увольнения – в графе 3;
• Номер и дата приказа – в графе 4;
• Новый порядковый номер – после последней существующей записи.

Правильное оформление пропущенных записей в трудовой книжке требует:

1. Точного соблюдения нормативных требований;
2. Соблюдения хронологического порядка;
3. Полного заполнения всех полей (номер, дата, причина, основание);
4. Подписи и печати;
5. Проверки на соответствие дат и номеров документа‑основания.

Следуя этому алгоритму, вы сможете без проблем подтвердить стаж работы сотрудника, оформить пенсионные выплаты и защитить интересы компании от возможных проверок.