С 1 января 2020 года в Российской Федерации действует Федеральный закон, вводящий электронные трудовые книжки (ЭТК); С этого момента основные сведения о трудовой деятельности работника формируются и хранятся в электронном виде в Социальном фонде России (СФР). Ниже – пошаговое руководство, как работник может передать работодателю информацию о своём желании вести трудовую книжку в электронном виде, а также что обязан сделать работодатель после получения такого заявления.

Правовая основа

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части введения электронных трудовых книжек».
• Изменения в ТК РФ (ст. 66.1) – регулируют порядок ведения, хранения и предоставления сведений из ЭТК.
• Постановление Правительства РФ № 1765 от – утверждает форму ЕФС‑1 (сведения о страховых взносах и трудовой деятельности).

Кто и когда должен подавать заявление

• Новые сотрудники (принятые на работу с ) – автоматически ведутся в электронном виде, если иное не заявлено.
• Существующие сотрудники (работавшие до ) – имеют право до подать заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной книжки. После этой даты переход возможен только по инициативе работника в любое время, но работодатель обязан оформить переход в течение 10 рабочих дней с момента получения заявления.

Как оформить заявление работнику

Заявление может быть подано в произвольной форме, но рекомендуется включать следующие реквизиты:

1. ФИО сотрудника.
2. Дата рождения и СНИЛС.
3. Наименование организации и её ИНН.
4. Желание вести трудовую книжку в электронном виде (или сохранить бумажную).
5. Дата подачи заявления.
6. Подпись сотрудника.

Способы подачи:

• Через непосредственного руководителя или отдел кадров (на бумажном носителе или в электронном виде – например, скан‑копия на корпоративной почте).
• В Многофункциональном центре (МФЦ) – сотрудник заполняет заявление и получает подтверждение о приёме.
• Через портал Госуслуги – в разделе «Электронная трудовая книжка» есть шаблон заявления.

Как работодатель принимает и обрабатывает заявление

1. Получить заявление и проверить его completeness (наличие всех обязательных реквизитов).
2. Внести отметку в личную карточку сотрудника о выборе формы ведения трудовой книжки.
3. Если сотрудник выбрал электронный вариант – не выдавать бумажную трудовую книжку (если она уже была выдана ранее, её следует вернуть сотруднику).
4. Подготовить и направить в СФР сведения о трудовой деятельности сотрудника по форме ЕФС‑1.

Форма ЕФС‑1: что это и как её заполнять

ЕФС‑1 – унифицированный электронный документ, содержащий:

• Сведения о страхователе (работодателе).
• Информация о застрахованном лице (СНИЛС, ФИО, дата рождения).
• Данные о периодах страхования (приём, перевод, увольнение, отпуска и т.д.).
• Сведения о выплатах и начислениях (для расчёта страховых взносов).

Основные шаги заполнения:

1. В системе бухгалтерского учёта (1С, SAP и т;п.) сформировать раздел «Сведения о трудовой деятельности» для конкретного сотрудника.
2. Убедиться, что все периоды работы отражены без пропусков и overlaps.
3. Проверить корректность СНИЛС и персональных данных.
4. Экспортировать документ в формат XML, соответствующий требованиям СФР.
5. Отправить файл через личный кабинет работодателя на портале СФР или через оператора ЭДО.

Срок предоставления – не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчётным периодом (месяц, за который формируются сведения).

Передача данных в Социальный фонд (СФР)

После формирования ЕФС‑1 работодатель:

• Заходит в личный кабинет на сайте СФР (https://fr.gov.ru);
• Выбирает раздел «Предоставление сведений о застрахованных лицам».
• Загружает подготовленный XML‑файл.
• Получает электронную квитанцию о приёме (сохраняет её в архиве организации).

В случае ошибок СФР возвращает файл с комментариями; работодатель обязан исправить замечания и повторно отправить документ в течение 5 рабочих дней.

Получение выписки из ЭТК работником

Работник может получить сведения о своей трудовой деятельности следующими способами:

• Запросить у текущего работодателя (выдаётся в виде выписки из ЕФС‑1, заверенной печатью организации).
• Обратиться в МФЦ – предъявить паспорт и СНИЛС, получить выписку на месте.
• Через портал Госуслуги – в личном кабинете выбрать «Электронная трудовая книжка» → «Запросить выписку».
• Через сайт СФР – раздел «Получение сведений о застрахованных лицах».

Выписка содержит те же данные, что и бумажная трудовая книжка: места работы, должности, периоды, причины увольнения, информацию о наградах и т.д.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Нет. По закону ведётся только один вариант – либо бумажный, либо электронный. Выбор делает сотрудник.

Что делать, если работодатель отказался принимать заявление о переходе на ЭТК?

Сотрудник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или в суд. Отказ работодателя является нарушением ст. 66.1 ТК РФ.

Нужно ли нотариально заверять заявление о переходе на ЭТК?

Нет. Заявление подаётся в произвольной форме, достаточно подписи сотрудника и даты.

Как быть с периодами работы до 2020 года, если я выбрал электронный вариант?

Все ранее накопленные стаж и записи переносятся в ЭТК автоматически работодателем при первом формировании ЕФС‑1 после перехода.

Можно ли отозвать своё согласие на ведение ЭТК и вернуться к бумажной книжке?

Да. Сотрудник может в любой момент подать заявление о возврате к бумажному варианту. Работодатель обязан оформить переход в течение 10 рабочих дней и выдать бумажную трудовую книжку на руки.

Передача работодателю информации о желании вести трудовую книжку в электронном виде – простая процедура, требующая лишь оформления заявления и последующего взаимодействия с кадровой службой и бухгалтерией. Работодатель, получив такое заявление, обязан:

1. Зафиксировать выбор сотрудника в кадровых документах.
2. Прекратить выдачу бумажной трудовой книжки (если она не была ранее выдана).
3. Формировать и передавать сведения о трудовой деятельности в СФР посредством формы ЕФС‑1.
4. Обеспечить сотруднику возможность получения выписки из ЭТК по его запросу.

Соблюдение этих шагов гарантирует корректное ведение электронной трудовой книжки, защищает права работника и исключает штрафы со стороны контролирующих органов.