С введением электронной трудовой книжки (ЭТК) процесс расторжения трудового договора изменился: теперь многие кадровые действия оформляются в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд РФ через систему «Соответствие». Ниже – пошаговое руководство, которое поможет HR‑службе и руководителю провести увольнение корректно, минимизировав риски ошибок и споров.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 77‑81, 84.1) – основания и порядок расторжения трудового договора.
• Федеральный закон от № 43‑ФЗ «О трудовой книжке» – введение электронной формы.
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения».
• Постановление Правительства РФ от № 2154 «О порядке взаимодействия работодателей с Пенсионным фондом РФ при ведении электронных трудовых книжек».

Виды увольнения и их особенности при ЭТК

Увольнение по собственному желанию работника

• Заявление подаётся в свободной форме, но должно содержать:
• ФИО работника;
• Дата подачи;
• Просьба уволить с указанием желаемой даты расторжения трудового договора;
• Подпись (можно электронную, если работник использует ЭЦП).
• Срок отработки – две недели, если иное не предусмотрено трудовым договором или коллективным договором.
• После получения заявления издаётся приказ об увольнении (форма Т‑8 или электронный аналог).
• В день увольнения работнику выдаётся справка о доходах (2‑НДФЛ) и выплачивается вся причитающаяся сумма (заработная плата, компенсация за отпуск, выходное пособие при наличии оснований).
• Сведения об увольнении передаются в ПФР через личный кабинет работодателя в системе «Соответствие» не позднее следующего рабочего дня.

Увольнение по инициативе работодателя

• Основания перечислены в ст. 81 ТК РФ (сокращение штата, несоответствие должности, нарушение трудовой дисциплины и др.).
• Перед изданием приказа необходимо:
• Провести обязательные процедуры (уведомление, предложение другой работы, консультация с профсоюзом при наличии).
• Подготовить документацию, подтверждающую основание (например, акт о прогуле, заключение аттестационной комиссии).
• Приказ об увольнении издаётся в электронном виде (форма Т‑8) и направляется работнику под подпись (можно через ЭДО).
• В день увольнения работнику выдаются все документы, предусмотренные ст. 84.1 ТК РФ, включая справку о среднем заработке (для пособия по безработице).
• Сведения об увольнении отправляются в ПФР в электронном виде через систему «Соответствие» в течение одного рабочего дня.

Увольнение по соглашению сторон

• Оформляется письменным соглашением (можно в электронной форме с ЭЦП).
• В соглашении указываются:
• Дата расторжения трудового договора;
• Условия выплат (компенсация, выходное пособие, отпускные и т.д.);
• Отказ от претензий друг к другу (по желанию сторон).
• После подписания соглашения издаётся приказ об увольнении по соглашению сторон.
• Дальнейшие шаги аналогичны увольнению по инициативе работодателя: выдача документов, расчёт, передача сведений в ПФР.

Пошаговый чек‑лист для HR‑службы

1. Получить основание для увольнения (заявление, приказ о сокращении, акт о нарушении и т.д;).
2. Проверить соблюдение процедурных требований (сроки уведомления, предложение другой работы, консультация с профсоюзом).
3. Подготовить проект приказа об увольнении (форма Т‑8, электронный вариант).
4. Согласовать приказ с руководителем и юридическим отделом (при необходимости).
5. Издать приказ и ознакомить работника под подпись (можно через ЭДО).
6. Рассчитать все выплаты (заработная плата за отработанное время, компенсация за отпуск, выходное пособие, пособия по нетрудоспособности и др.).
7. Подготовить и выдать документы работнику:
• справка о доходах (2‑НДФЛ);
• справка о среднем заработке (для пособия по безработице);
• копия приказа об увольнении;
• иные документы по требованию работника (например, характеристика).
8. Передать сведения об увольнении в ПФР через личный кабинет работодателя в системе «Соответствие» (не позднее следующего рабочего дня).
9. Архивировать документы (приказ, заявление, соглашение, расчётные листы) в соответствии с требованиями законодательства (минимум 50 лет).
10. Провести exit‑interview (по желанию компании) для сбора обратной связи и улучшения HR‑процессов.

Особенности работы с электронной трудовой книжкой

• ЭТК ведётся исключительно в электронном виде; бумажная трудовая книжка не выдаётся при увольнении, если сотрудник ранее дал согласие на ведение ЭТК.
• Сведения о приёме, переводах, наградах и увольнении формируются работодателем и отправляются в ПФР.
• Работник может в любой момент запросить выписку из своей ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через МФЦ.
• При увольнении важно убедиться, что в выписке отражены все периоды работы и причины расторжения договора (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «по инициативе работодателя – сокращение штата»).
• Если работник не дал согласия на ведение ЭТК, кадровая служба должна продолжать вести бумажную трудовую книжку и выдавать её при увольнении.

Типичные ошибки и как их избежать

• Пропуск срока уведомления – приводит к признанию увольнения незаконным. Решение: фиксировать дату получения заявления или уведомления и вести календарь контрольных дат.
• Неправильная формулировка основания в приказе – может стать поводом для спора в суде. Решение: использовать точные формулировки из ТК РФ и приложить подтверждающие документы.
• Отсутствие подписи работника на приказе или соглашении – делает документ недействительным. Решение: использовать ЭДО с ЭЦП или организовать личную встречу для подписи.
• Задержка передачи сведений в ПФР – влечёт штрафы для работодателя. Решение: автоматизировать отправку через интеграцию 1С или другую кадровую систему с системой «Соответствие».
• Неучёт компенсации за неиспользованный отпуск – приводит к недоплате и претензиям работника. Решение: всегда включать расчёт компенсации в final расчёт.

Полезные шаблоны (кратко)

Заявление на увольнение по собственному желанию (свободная форма)

[ФИО работника]
[Должность]
[Дата]

Заявление
Прошу уволить меня с занимаемой должности [указать должность] по собственному желанию с [дата] в связи с [указать причину, если желаете].

Подпись _____________

Соглашение об увольнении по соглашению сторон (основные пункты)

Соглашение об увольнении по соглашению сторон

Между [Наименование организации], в лице [ФИО руководителя], действующего на основании [устав/доверенность], именуемым в дальнейшем «Работодатель», и [ФИО работника], именуемым в дальнейшем «Работник», совместно именуемыми «Стороны», согласны о следующем:

Трудовой договор между Сторонами расторгается с [дата] по взаимному согласию.
Работодатель выплачивает Работнику:
 ౼ заработную плату за отработанное время;
 ౼ компенсацию за неиспользованный отпус;
 ౼ выходное пособие в размере [указать сумму или условие].
Стороны подтверждают отсутствие претензий друг к другу, связанных с исполнением трудового договора.
Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, по одной для каждой Стороны, и имеет равную юридическую силу.

Работодатель _____________ Работник _____________
Дата «___» __________ 2026 г.

Увольнение сотрудника с электронной трудовой книжкой требует соблюдения всех процедурных норм ТК РФ, внимательной работы с электронными документами и своевременной передачи данных в Пенсионный фонд РФ. Следуя представленному чек‑листу, используя проверенные шаблоны и избегая типичных ошибок, HR‑служба и руководитель смогут провести процесс увольнения быстро, законно и без лишних рисков для компании.

Помните, что каждый случай индивидуален: при сложных ситуациях (например, увольнение во время больничного, споры о формулировках основания) рекомендуется проконсультироваться с юристом или специалистом по трудовому праву.