С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). К 1 января 2026 года переходный период завершается‚ и все работодатели обязаны полностью перейти на электронный формат. Ниже представлен пошаговый алгоритм действий‚ необходимый для корректного списания (аннулирования) бумажных трудовых книжек и оформления электронных записей.

Нормативная база

• Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (в редакции от ) – регулирует ведение трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 585н от «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения».
• Постановление Правительства РФ № 1416 от «О переходе на электронные трудовые книжки».
• Инструкция ПФР по заполнению формы СЗВ-ТД (актуальная редакция на 2026 год).

Подготовительный этап

Инвентаризация бумажных трудовых книжек

• Сформировать реестр всех сотрудников‚ у которых на руках находятся бумажные трудовые книжки.
• Проверить наличие всех обязательных записей: прием на работу‚ переводы‚ увольнения‚ награды‚ периоды работы во вредных условиях и т.д.
• Выявить недостающие или ошибочные записи – их необходимо исправить до перехода.

Обучение ответственных лиц

• Обучить кадровых специалистов и бухгалтеров работе с личным кабинетом работодателя на портале «Госуслуги» и в системе ПФР.
• Провести инструктаж по заполнению формы СЗВ-ТД и по отправке данных в электронном виде.

Процедура списания бумажных трудовых книжек

Формирование электронной трудовой книжки

Для каждого сотрудника создаётся электронная трудовая книжка в личном кабинете работодателя на портале ПФР. В неё переносятся все сведения из бумажной книжки:

• Дата и номер приказа о приёме на работу;
• Должность‚ подразделение‚ условия труда;
• Все последующие кадровые перемещения (переводы‚ повышения‚ понижения);
• Информация об увольнении (дата‚ основание‚ приказ);
• Сведения о наградах‚ поощрениях‚ периодах работы во вредных/опасных условиях;
• Иные сведения‚ обязательные для ведения трудовой книжки (например‚ периоды учёбы‚ военной службы).

Проверка корректности данных

• Сверка данных в электронной книжке с оригинальными записями в бумажной трудовой книжке.
• При выявлении расхождений – внесение исправлений в электронный формат и‚ при необходимости‚ выдача справки о исправлении ошибки.

Аннулирование (списание) бумажной трудовой книжки

После подтверждения полноты и точности электронной записи бумажная трудовая книжка считается списанной. Оформление списания включает:

• Составление акта о списании бумажной трудовой книжки (форма произвольная‚ но должна содержать реквизиты организации‚ ФИО сотрудника‚ номер и серию книжки‚ дату списания‚ подписи ответственных лиц).
• Помещение книжки в архив организации на срок хранения‚ установленный законодательством (обычно 75 лет после увольнения).
• Внесение записи в внутренний журнал учета списанных трудовых книжек (номер‚ дата‚ основание).

Уведомление сотрудника

Сотрудник получает уведомление о переходе на электронную трудовую книжку и о том‚ что его бумажная книжка списана и передана на хранение. Уведомление может быть выполнено:

• В виде бумажного документа под роспись;
• В электронном виде через личный кабинет сотрудника на портале «Госуслуги» (при наличии согласия на электронный документооборот).

Сдача отчётности в ПФР

После списания всех бумажных трудовых книжек работодатель обязан сдать в ПФР форму СЗВ-ТД за каждый месяц‚ в котором произошли кадровые изменения (приём‚ перевод‚ увольнение). В 2026 году отчётность сдаётся исключительно в электронном виде через:

• Личный кабинет работодателя на сайте ПФР;
• Систему электронного документооборота (СЭД) с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Возможные сложности и способы их преодоления

Неполные или повреждённые записи в бумажной книжке

Решение: запросить у сотрудника справки с предыдущих мест работы‚ архивные выписки из кадровых дел‚ либо восстановить данные на основании приказов и трудовых договоров;

Отсутствие согласия сотрудника на электронный документооборот

Решение: согласно ст. 65 ТК РФ‚ согласие не является обязательным для ведения электронной трудовой книжки работодателем‚ однако сотрудник имеет право получить бумажную выписку из ЭТК по требованию.

Технические сбои при загрузке данных в систему ПФР

Решение: проверить корректность формата XML-файла (согласно Приказу № 585н)‚ использовать проверочные сервисы ПФР‚ при необходимости обратиться в службу поддержки ПФР.

• Начать процесс списания бумажных трудовых книжек заранее – минимум за 6 месяцев до завершения переходного периода (т.е. до 1 июля 2025 года).
• Вести журнал учёта всех операций по списанию и хранению книжек.
• Регулярно проводить внутренний аудит соответствия данных в ЭТК и бумажных источниках.
• Обеспечить резервное копирование электронных данных и соблюдение требований по защите персональных данных (ФЗ‑152 «О персональных данных»).

Соблюдение указанных шагов позволит организации безболезненно перейти на электронные трудовые книжки‚ избежать штрафов со стороны ПФР и обеспечить прозрачность кадрового учёта для сотрудников и контролирующих органов.