Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Нумерация записей в трудовой книжке – важный элемент её оформления. Нарушение последовательности номеров может привести к отказам в назначении пенсии, получении социальных выплат и другим последствиям. Ниже представлен пошаговый алгоритм исправления нумерации, основанный на действующем законодательстве и практике кадровых служб.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – определяет порядок ведения трудовых книжек.
Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» – регламентирует форму, ведение и хранение документа.
Постановление Правительства РФ № 225 от «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек» – содержит конкретные требования к нумерации записей.
Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом России) – практическое руководство для кадровых специалистов.

Когда требуется исправление нумерации

Пропуск номера (например, после записи № 3 сразу идёт № 5).
Дублирование номера (две записи имеют одинаковый номер).
Нарушение хронологического порядка (более поздняя запись получила меньший номер).
Ошибка при переносе данных из электронной трудовой книжки в бумажный вариант.

Кто может вносить исправления

Работодатель (кадровая служба, отдел кадров) – при текущей работе сотрудника.
Уполномоченное лицо организации‑ликвидатора или преемника – при ликвидации/reорганизации.
Государственный архив (или многофункциональный центр) – при восстановлении утерянной или повреждённой книжки.
Сам работник – только в случае получения дубликата трудовой книжки и при наличии письменного согласия работодателя.

Пошаговая инструкция по исправлению нумерации

Шаг 1. Подготовка документов

Трудовая книжка (оригинал или заверенная копия).
Заявление работника о необходимости исправления (в свободной форме, с указанием причины и желаемого результата).
Документы, подтверждающие правильность сведений ( приказы о приёме, переводе, увольнении, справки из бухгалтерии).
Паспорт работника (для сверки личных данных).

Шаг 2. Выявление ошибки

Откройте трудовую книжку и последовательно просмотрите все записи. Отметьте:

номер записи, где обнаружена несоответственность;
фактическую дату события (приём, перевод, увольнение);
содержание записи (должность, подразделение, основание).

Шаг 3. Составление исправительной записи

Исправление нумерации оформляется как отдельная запись в разделе «Сведения о работе». Её структура:

Дата внесения исправления – текущая дата (дд.мм;гггг).
Номер записи – следующий свободный номер после последней корректной записи.
Содержание – формулировка типа: «Исправить нумерацию записей: запись № X считается записью № Y; последующие записи перенумерованы соответственно».
Основание – ссылка на заявление работника и внутренний приказ (например, «Приказ № 123 от об исправлении нумерации в трудовой книжке сотрудника Ивана Иванова»).
Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и расшифровка.
Печать организации (если предусмотрено).

Шаг 4. Внесение исправления в книжку

Запись делается чернилами синего цвета (не допускается использование корректирующей ленты или замазки).
Текст должен быть разборчивым, без исправлений и зачёркиваний внутри самой записи.
После записи ставятся подпись и печать, как указано в пункте 3.

Шаг 5. Перенумерация последующих записей

Если исправление затрагивает не только одну запись, а требует сдвига всех следующих номеров, то каждая последующая запись получает новый номер, но её содержание остаётся неизменным. Оформление выглядит так:

Запись № старый номер – оставляем без изменений (содержание сохраняется).
В поле «Номер записи» рядом ставим пометку «← исправлено на № новый номер» (это допускается только в виде пояснительной заметки, сделанной кадровиком в отдельном журнале исправлений, а не в самой трудовой книжке).
Фактически в трудовой книжке номер не меняется – меняется только порядковый счёт в ведомости кадровой службы, а сама запись остаётся под своим оригинальным номером, но в учёте считается исправленной.

Важно: непосредственно в трудовой книжке номер записи не стирается и не исправляется; исправление фиксируется отдельной записью, как описано в пункте 3.

Шаг 6. Внесение изменений в электронную трудовую книжку (ЕТК)

Если у работника ведётся электронная трудовая книжка, исправление производится в личном кабинете на порале «Работа в России»:

Авторизоваться под учётной записью работника или уполномоченного представителя работодателя.
Выбрать раздел «Исправления и дополнения».
Указать номер записи, которую необходимо исправить, и внести корректировку в поле «Номер записи».
Прикрепить скан заявления и приказа об исправлении.
Отправить на проверку работодателю (если требуется) и дождаться подтверждения.

После подтверждения изменения автоматически отражаются в выписке из ЕТК;

Чего следует избегать

Исправление непосредственно номера записи (зачёркивание, подправление) – такое действие считается недопустимым и может привести к признанию записи недействительной.
Отсутствие ссылки на основание (заявление, приказ) – без этого исправление будет считаться незаконным.
Использование неразборчивого почерка или карандаша – запись должна быть чёткой и постоянной.
Нарушение конфиденциальности – сведения о трудовой деятельности являются персональными данными, их обработка должна соответствовать ФЗ‑152.

Пример оформления исправительной записи

Дата внесения исправления: 
Номер записи: 17
Содержание: Исправить нумерацию записей: запись № 14 считается записью № 15; запись № 15 считается записью № 16; последующие записи перенумерованы соответственно.
Основание: Заявление сотрудника И.И. Иванова от № ИВ‑2026/07; Приказ отдела кадров № 45 от «Об исправлении нумерации в трудовой книжке сотрудника И.И. Иванова».
Подпись: _____________________ /Петрова С.В./
М.П.

Правильная нумерация записей в трудовой книжке гарантирует достоверность учёта стажа и защищает права работника. Исправление ошибок в нумерации должно проводиться строго в соответствии с нормативными актами, оформляться отдельной записью с чётким указанием основания и подписи уполномоченного лица. Соблюдение описанной процедуры minimизирует риски отказа в назначении пенсии, получении социальных выплат и других юридических последствий.