Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), бумажный формат всё ещё актуален и требует строгого соблюдения правил ведения. Ошибка в трудовой книжке может привести к проблемам при назначении пенсии или трудоустройстве.
В этой статье мы подробно разберем пошаговый алгоритм заполнения трудовой книжки, опираясь на актуальные требования трудового законодательства РФ.
Общие правила и требования
Прежде чем приступить к пошаговому алгоритму, необходимо усвоить базовые принципы работы с документом:
- Сроки: Записи вносятся не позднее недельного срока со дня издания соответствующего приказа (распоряжения).
- Язык: Все записи ведутся на государственном языке РФ (русском).
- Ручка: Используются перьевые, гелевые или капиллярные ручки. Чернила должны быть световодостойкими (черного, синего или фиолетового цвета). Шариковые ручки с обычными пастами использовать нельзя, так как их текст выцветает со временем.
- Сокращения: Категорически запрещается использовать сокращения (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен»).
- Нумерация: В пределах каждого раздела (Сведения о работе, Сведения о награждении) записи имеют сквозную нумерацию.
Алгоритм заполнения титульного листа
Титульный лист заполняется только на основании паспорта и документа об образовании. Ошибки на титульном листе недопустимы.
- ФИО: Указывается полностью, без сокращений, строго по паспорту.
- Дата рождения: Указывается арабскими цифрами (например, ).
- Образование и профессия: Заполняется на основании диплома или аттестата (среднее, среднее профессиональное, высшее и т.д.).
- Дата заполнения: Указывается арабскими цифрами.
- Подписи: Работник ставит свою подпись, подтверждая правильность данных. Лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, также ставит свою подпись.
- Печать: Проставляется печать организации (при её наличии), выдавшей трудовую книжку.
Алгоритм заполнения раздела «Сведения о работе»
Это самый объемный и важный раздел. Каждая запись состоит из 4 граф:
Запись о приеме на работу
- Графа 1 (№ записи): Присваивается порядковый номер.
- Графа 2 (Дата): Указывается дата приема на работу арабскими цифрами (например, ).
- Графа 3 (Сведения): В виде заголовка (без номера и даты) пишется полное и сокращенное наименование организации (ИП). Под заголовком вносится запись: «Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности/профессии]».
- Графа 4 (Основание): Указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение), его дата и номер.
Запись о переводе
Если работник переводится на другую постоянную работу внутри организации, в графе 3 пишется: «Переведен(а) в [наименование подразделения] на должность [наименование должности]». Графы 1, 2 и 4 заполняются по общим правилам.
Запись об увольнении
Это самая частая причина судебных споров, поэтому здесь нужна максимальная внимательность.
- Графа 1 и 2: Порядковый номер и дата увольнения.
- Графа 3: Вносится запись об увольнении с указанием причины, которая строго должна соответствовать формулировке Трудового кодекса РФ (например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»). Внимание: Ссылка делается на пункт, часть и статью ТК РФ, а не на статью целиком.
- Графа 4: Реквизиты приказа об увольнении.
После записи об увольнении работник ставит свою подпись в трудовой книжке, а лицо, ответственное за ведение книжек, заверяет запись своей подписью и печатью организации (при наличии).
Как исправить ошибку в трудовой книжке
Зачеркивать неверные записи в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено! Исправление вносится следующим образом:
- В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
- В графе 2 указывается дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером [неверный номер] недействительна», а затем сразу вносится правильный текст.
- В графе 4 повторяется номер и дата приказа, на основании которого вносилась правильная запись (или нового приказа, если ошибка была в реквизитах).
Исключение: На титульном листе зачеркивать можно. Одной чертой зачеркивается неверная фамилия или дата рождения, рядом пишется правильная, а на внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, послуживший основанием для изменения (например, паспорт), и ставится подпись и печать.
Внесение записи о работе по совместительству
Запись о работе по совместительству делается только по желанию работника. При этом есть важный нюанс:
- Если совместительство внутреннее (у того же работодателя), запись вносится в обычном порядке.
- Если совместительство внешнее (у другого работодателя), то запись делает основной работодатель. Для этого работник должен предоставить справку с места работы по совместительству или заверенную копию приказа о приеме.
Дубликат трудовой книжки
Если трудовая книжка утеряна, повреждена или в ней есть запись об увольнении, признанная недействительной по решению суда, выдается дубликат. При утере работником книжки он обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, и работодатель в течение 15 дней обязан выдать дубликат. В дубликат вносится общий стаж работы без уточнения организаций, а затем вносятся записи о работе у текущего работодателя.
Ведение трудовой книжки — это ювелирная работа, требующая знания нормативной базы и предельной внимательности. Помните, что каждая запись может повлиять на будущую пенсию сотрудника. Всегда сверяйтесь с формулировками Трудового кодекса, не используйте сокращения и своевременно выдавайте книжки при увольнении (в день увольнения под роспись в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек).