С 2020 года в России действует электронных трудовых книжек (ЭТК). Переход на цифровой формат позволяет упростить учет трудовой деятельности, ускорить обмен данными с Пенсионным фондом (ныне – Социальный фонд России, СФР) и снизить риски потери бумажных документов. Ниже представлен пошаговый гид, как работодателю и сотруднику оформить передачу сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Нормативная база
- Федеральный закон от – введение электронных трудовых книжек и внесение поправок в ТК РФ.
- Постановления Правительства и приказы Минтруда, регламентирующие порядок формирования, хранения и передачи сведений в СФР.
- Инструкции СФР (Социальный фонд России) по заполнению форм представления сведений о трудовой деятельности.
Этапы перехода на электронную трудовую книжку
- Информирование сотрудников – до 30 июня 2020 года (включительно) работодатель обязан письменно уведомить каждого работника о возможности выбора способа учета трудовой деятельности (бумажная или электронная трудовая книжка).
- Подача заявления работником – сотрудник подает заявление работодателю в произвольной форме:
- о сохранении бумажной трудовой книжки;
- о переходе на электронную трудовую книжку.
- Формирование электронной трудовой книжки работодателем – после получения заявления работодатель начинает вести учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде и формирует соответствующие записи в информационной системе.
- Передача сведений в СФР – работодатель ежемесячно (или по иному установленному графику) направляет в Социальный фонд России сведения о трудовой деятельности сотрудников через личный кабинет на портале СФР или иными утвержденными способами (ЭДО, защищенный канал связи).
- Получение выписки сотруднику – при необходимости работник может запросить выписку из своей электронной трудовой книжки через личный кабинет на сайте СФР, МФЦ или непосредственно у работодателя.
Как подать заявление о переходе на ЭТК
Заявление может быть оформлено в произвольной форме, но рекомендуется включить следующие реквизиты:
- ФИО сотрудника;
- должность, структурное подразделение;
- дата подачи заявления;
- четкое указание выбора: «Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный вид» либо «Прошу оставить трудовую книжку в бумажном виде»;
- подпись сотрудника.
Заявление передается работодателю лично, почтой с уведомлением о вручении или через внутренний документооборот (например, в системе 1C:ЗУП, SAP и т.п.).
Обязанности работодателя при ведении ЭТК
- Формировать и хранить электронные записи о приеме, переводе, увольнении, награждениях, периодах нетрудоспособности и иных сведениях, предусмотренных ТК РФ.
- Обеспечивать защиту персональных данных (соответствие ФЗ‑152 «О персональных данных»).
- Ежемесячно передавать сформированные сведения в СФР в установленном формате (XML‑схема, утвержденная СФР).
- При запросе сотрудника выдавать выписку из ЭТК в электронном или бумажном виде (по выбору работника).
- Вести учет заявлений о переходе на ЭТК и хранении их в личном деле сотрудника не менее 50 лет.
Как передать сведения в СФР
Передача осуществляется через:
- Личный кабинет работодателя на официальном портале Социального фонда России (sfr.gov.ru);
- Электронный документооборот (ЭДО) с использованием сертифицированных операторов связи;
- Загрузку подготовленного файла через веб‑интерфейс СФР (формат – XML, соответствующий утвержденной схеме).
Перед отправкой необходимо проверить:
- полноту и актуальность данных (ИНН, СНИЛС, даты приема/увольнения, основания);
- отсутствие ошибок в кодах классификаторов (ОКВЭД, ОКПД2 и т.д.);
- подпись файла квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя или уполномоченного лица.
Получение выписки из электронной трудовой книжки
Сотрудник может получить выписку следующими способами:
- Через личный кабинет на портале СФР (раздел «Моя трудовая деятельность»);
- В МФЦ по месту жительства или пребывания;
- У работодателя – запрос в письменной форме, выдача выписки в электронном виде (PDF) или на бумажном носителе.
Выписка содержит все записи о периодах работы, должностях, переводах, награждениях и иных сведениях, внесенных в ЭТК.
Ответственность за несоблюдение требований
Согласно актуальной практике (данные на 2025 год):
- Если работодатель не перевел сотрудников на электронный учет трудовой деятельности и не передает сведения в СФР, ему может быть наложен штраф от 5 000 до 50 000 рублей (в зависимости от тяжести нарушения и числа сотрудников).
- Повторные нарушения могут привести к увеличению штрафа до 100 000 рублей и дисквалификации руководителя на срок до 3 лет.
- Несвоевременное предоставление выписки сотруднику также влечет административную ответственность (штраф от 2 000 до 5 000 рублей).
Полезные ресурсы и ссылки
- Официальный сайт Социального фонда России: sfr.gov.ru – раздел «Электронные трудовые книжки».
- КонсультантПлюс – статьи о переходе на ЭТК, образцы заявлений и инструкции для работодателей.
- Система «Контур.Экстерн» – пошаговое руководство по подаче сведений в СФР через личный кабинет.
- Методические рекомендации Минтруда РФ от 2020 года «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
Переход на электронные трудовые книжки – это не только выполнение законодательного требования, но и реальное упрощение кадрового учета. Своевременное информирование сотрудников, правильное оформление заявлений, корректное формирование и передача данных в СФР позволяют избежать штрафов и обеспечить прозрачность трудовой истории каждого работника. Следуя представленным шагам, организации смогут эффективно реализовать процесс передачи трудовых книжек в электронном виде и получить все преимущества цифрового документооборота.