Важное предупреждение: Процедура заверения копии трудовой книжки, это исключительная мера, а не ежедневная практика. Согласно действующему законодательству (Приказ Минтруда России № 320н от ), работодатель обязан вести трудовую книжку в оригинале. Заверение копий требуется лишь в строго определенных ситуациях, которые мы подробно разберем ниже. Не путайте заполнение оригинальной трудовой книжки (что является основной обязанностью работодателя) с заверением её копии.

Когда и кому требуется заверенная копия трудовой книжки?

Заверенная копия (нотариально или работодателем) может понадобиться в следующих случаях:

• Утеря или порча оригинальной трудовой книжки, для оформления дубликата.
• Предоставление сведений о трудовой деятельности в государственные или иные органы (например, при оформлении пенсии, пособий, визы).
• Трудоустройство в другую организацию, если оригинал временно находится у работника (например, при увольнении и поиске новой работы).
• Архивное хранение — иногда организации заверяют копии для своих внутренних нужд.
• Запрос от самого работника для личного пользования (например, для приема на вторую работу, если оригинал уже сдан по основному месту).

Кто имеет право заверять копию?

Законодательство устанавливает двух уполномоченных лиц:

1. Работодатель (его представитель) — обычно это руководитель подразделения (отдел кадров, HR), бухгалтерии или сам генеральный директор. Заверение производится на основании внутренних документов организации (приказа, распоряжения).
2. Нотариус — заверение через нотариуса имеет более высокую юридическую силу и требуется, если копия предназначена для органов, которые не доверяют заверению работодателя (например, для консульства за рубежом).

Порядок заверения копии трудовой книжки работодателем (пошаговая инструкция)

Шаг 1: Подготовка копии

Копия должна быть полной и точной. Снимается со всех страниц, включая ьный лист и все записи о работе. Копия делается на стандартном листе бумаги (формат А4). Желательно использовать копировальный аппарат или сканер для обеспечения четкости. Ручное переписывание недопустимо.

Шаг 2: Оформление отметки о заверении

На первой странице копии (обычно внизу) ставится специальная отметка. Её текст строго регламентирован. Образец текста:

«Верно»

Подпись _________________ (ФИО лица, заверяющего)

Должность _________________

«___» ______________ 20__ г.

Печать организации

Шаг 3: Подпись и печать

Заверяющая отметка обязательно скрепляется:

• Подписью уполномоченного лица (руководителя, начальника отдела кадров).
• Печатью организации (обычно круглой с наименованием и ИНН). Если печать штампуется в другом месте, это должно быть отражено в локальных документах компании.

Образец заполнения отметки о заверении копии трудовой книжки

Ниже представлен наглядный пример, как должна выглядеть заверенная копия. Обратите внимание на расположение данных.

Ключевые правила и частые ошибки

• Заверяется только копия, а не оригинал. На оригинале ставятся только записи о работе.
• Заверение производится на каждой странице копии? Нет. Ставится одна отметка на первой странице копии. Однако если копия разбита на несколько тетрадей (листов), отметку ставят на каждой тетради.
• Можно ли заверять копию, если в оригинале есть исправления? Нет. Все записи в трудовой книжке должны быть сделаны разборчиво, без исправлений, помарок и подчисток. Если в оригинале есть ошибки, их сначала нужно исправить в установленном порядке (сohistлением и подписью работника и представителя работодателя), и только потом снимать копию.
• Срок действия заверенной копии не ограничен, если не оговорен запрашивающей стороной.
• Заверение копии ЭТК (электронной трудовой книжки) производится путем выгрузки сведений из ФСС (или системы работодателя) и заверения их тем же образом, что и бумажную. Нотариальное заверение ЭТК также возможно.

Что делать, если работодатель отказывается заверять копию?

Если у вас есть законные основания (см. список выше), а работодатель без объяснения причин отказывается, вы можете:

1. Написать письменное заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную копию.
2. Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или Прокуратуру.
3. Обратиться к нотариусу для заверения копии, сделанной вами самостоятельно (нотариус заверяет подлинность вашей подписи на копии, а не достоверность самой копии относительно оригинала). Для этого нотариусу может потребоваться увидеть оригинал.

Заверение копии трудовой книжки — простая, но ответственная процедура. Главное, помнить, что она применяется к копии, а не к оригиналу, и что основанием для неё является реальная необходимость, а не желание работника иметь «запасной» вариант. Все действия должны соответствовать Приказу Минтруда № 320н и внутренним правилам вашей организации. При наличии сомнений всегда уточняйте порядок действий в отделе кадров или юристу.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом или в Государственной инспекции труда.