Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. В 2026 году вступили в силу новые нормы, касающиеся подачи сведения в отчёт ЕФС‑1, порядка ведения электронной и бумажной форм, а также требований к заверению копий. Ниже представлен пошаговый гид, который поможет кадровому специалисту правильно оформить трудовую книжку при заключении и расторжении трудового договора.

Нормативная база

• ТК РФ ст. 65 – трудовая книжка входит в перечень документов, предоставляемых при заключении трудового договора.
• ТК РФ ст. 66 – общие правила ведения и хранения трудовых книжек (внесение записей, выдача дубликата, заверение копий).
• Приказ Минтруда России от  № «О порядке ведения трудовых книжек и подачи сведений в ЕФС‑1» – устанавливает сроки подачи отчёта и особенности электронного формата.
• Федеральный закон от  № «О электронной трудовой книжке» – регулирует работу с ЭТК через ПФР и Госуслуги.

Оформление трудовой книжки при приёме на работу

Выбор формата

С 2021 года для сотрудников, впервые устраивающихся на работу, обязательно ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК). Если у работника уже есть бумажная книжка, он может выбрать:

• продолжать вести бумажную форму;
• перейти на электронную форму (заявление подаётся в отдел кадров).

Шаги оформления

1. Проверка документов – паспорт, СНИЛС, ИНН, воинский учёт (для юношей 16‑17 лет).
2. Внесение записи о приёме – в разделе «Сведения о работе» указываются:
• дата приёма;
• наименование организации;
• структурное подразделение (если есть);
• должность;
• вид трудового договора (бессрочный, срочный, контракт).
3. Оформление ьного листа (для бумажной формы):
• ФИО полностью;
• дата рождения;
• образование;
• profession (по желанию).
4. Подача сведений в ЕФС‑1 – работодатель обязан направить отчёт не позднее рабочего дня, следующего за днём оформления трудового договора. Подробнее о сроках см. статью «Прием и увольнение сотрудников: сроки сдачи ЕФС‑1».
5. Подтверждение получения – после отправки ЕФС‑1 получаем уведомление от ПФР; копия уведомления хранится в личном деле сотрудника.

Особенности электронной трудовой книжки

ЭТК формируется в личном кабинете на портале Госуслуги или через личный кабинет ПФР. Работодатель:

• вносит запись о приёме через систему «СБИС/1С:ЗУП»;
• подписывает запись электронной подписью;
• отправляет сведения в ПФР, где они сохраняются в едином реестре.

Выписку из ЭТК можно получить:

• через Госуслуги (раздел «Трудовая деятельность»);
• в МФЦ;
• в отделении ПФР;
• запросив у работодателя (выдаётся в бумажном виде по заявлению).

Оформление трудовой книжки при увольнении

Запись об увольнении

В разделе «Сведения о работе» делается запись:

• дата увольнения;
• основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.);
• номер и дата приказа об увольнении;
• формулировка, соответствующая ст. 81 ТК РФ.

Выдача трудовой книжки

В день увольнения работнику выдаётся:

• оригинал трудовой книжки (бумажная форма) или выписка из ЭТК;
• справка о среднем заработке (при необходимости);
• расчётный лист и иные документы, предусмотренные ТК РФ.

Подача окончательного ЕФС‑1

После увольнения работодатель направляет в ПФР окончательный отчёт ЕФС‑1, содержащий сведения о последнем месте работы. Срок подачи – не позднее рабочего дня, следующего за днём выдачи трудовой книжки.

Заверение копий трудовой книжки

Копия трудовой книжки часто требуется банками, посольствами, судом и другими организациями. Согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2026 и Приказу Минтруда от  № «Об утверждении образца заверения копии трудовой книжки» порядок следующий:

1. Сделать photocopy или скан всех заполненных листов трудовой книжки (включая ьный лист).
2. На копии проставить надпись «Копия верна».
3. Указать количество листов документа.
4. Поставить дату заверения.
5. Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и расшифровка подписи.
6. При необходимости – печать организации.

Образец заверения (2026 г.):

Копия верна
Листов: 12
Дата заверения: 
Подпись: ______________________ И.И. Иванов
Расшифровка: Иванов Иван Иванович
Должность: ведущий специалист отдела кадров

Частые ошибки и их последствия

• Отсутствие записи о виде трудового договора – может привести к спорам при определении стажа для пенсии.
• Неправильное указание даты приёма/увольнения – приводит к разрыву в стаже, что влияет на размер пособий по безработице и больничным.
• Пропуск подачи ЕФС‑1 в установленный срок – штрафы от ПФР (ст. 15.25 КоАП РФ).
• Незаверенная копия при предоставлении в банк – отказ в выдаче кредита или ипотеки.
• Смешивание бумажной и электронной форм без согласия работника – нарушение ст. 66 ТК РФ.

Рекомендации для кадровой службы

1. Вести внутренний чек‑лист оформления трудовой книжки (приём, перевод, увольнение) и проверять его перед каждой операцией.
2. Использовать шаблоны записей, утверждённые Приказом Минтруда (2026), чтобы минимизировать опечатки.
3. Регулярно проходить обучение по изменениям в законодательстве (например, вебинары от КонсультантПлюс или «СБИС»).
4. Хранить электронные копий всех отправленных ЕФС‑1 в защищённом корпоративном хранилище не менее 50 лет.
5. При переходе с бумажной на электронную форму получать письменное согласие работника и фиксировать его в личном деле.

Правильное оформление трудовой книжки – ключевой элемент кадрового документооборота, который напрямую влияет на пенсионные права сотрудника и юридическую защиту работодателя. В 2026 году акцент сделан на своевременную подачу сведений в ЕФС‑1, развитие электронного формата и строгое соблюдение требований к заверению копий. Следуя представленному алгоритму и избегая типичных ошибок, кадровая служба обеспечит прозрачность и законность всех трудовых отношений.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, актуальной на 23 мая 2026 года.