Трудовая книжка остается одним из важнейших документов для каждого работающего гражданина, несмотря на активное внедрение электронных форм учета. В конце этого документа, а именно в разделе «Сведения о работе», фиксируются ключевые этапы карьеры: прием, переводы и, что особенно важно, увольнение. В этой статье мы подробно разберем, что именно должно быть написано в конце трудовой книжки, как правильно вносить последние записи, что делать, если закончились страницы, и как заверять документы в 2026 году.
Самая распространенная запись, появляющаяся в конце периода работы сотрудника у конкретного работодателя, — это запись об увольнении. Согласно актуальным правилам (включая Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России № 320н), эта запись вносится в день увольнения.
Что обязательно должно содержаться в записи:
- Дата увольнения: указываеться в графе 2 (число, месяц, год).
- Причина увольнения: в графе 3 дословно воспроизводится формулировка из приказа со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ (например, «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
- Основание: в графе 4 указываются реквизиты приказа (распоряжения) об увольнении (номер и дата).
Важно помнить: если работник отработал 5 дней или меньше и уволился, запись в трудовую книжку может не вноситься по его желанию, и документ возвращается без отметок.
Как заверяется запись в конце раздела
После внесения записи об увольнении или любой другой последней записи в разделе «Сведения о работе» (например, при переименовании организации или переводе), необходимо произвести заверение. Это критически важный этап, без которого запись может быть признана недействительной.
Порядок заверения:
- Запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
- Проставляется печать организации (или печати кадровой службы), если она имеется. С 2026 года наличие печати не является обязательным для всех юрлиц, но если она есть — ее ставят.
- Свою подпись ставит сам работник, подтверждая тем самым, что он ознакомлен с записью.
Фраза «Работу принял» или «С записью ознакомлен» обычно не пишется, достаточно подписи работника в соответствующей графе или под строкой с записью, в зависимости от формата бланка.
Что делать, если в трудовой книжке закончились страницы?
Часто возникает ситуация, когда раздел «Сведения о работе» заполнен полностью, и для новой записи (например, о приеме на работу или увольнении) не остается места. В этом случае в конце трудовой книжки оформляется вкладыш.
Правила работы с вкладышем:
- Вкладыш вшивается в конце трудовой книжки и является ее неотъемлемой частью.
- Без трудовой книжки вкладыш недействителен.
- На ьном листе основной трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.
- Если до конца раздела осталось две строки, новую запись (например, о приеме) начинают в трудовой книжке, а продолжают уже во вкладыше. Пропущенные строки исправлять не нужно.
Исправление ошибок в последних записях
Если в конце трудовой книжки обнаружена ошибка (неверная дата, ссылка на статью закона или реквизиты приказа), ее нельзя зачеркивать. Исправление производится путем внесения новой записи.
Алгоритм действий:
- Вносится запись под следующим порядковым номером.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна».
- Затем вносится правильная запись.
- В графе 4 указываются реквизиты приказа, на основании которого вносится исправление (или реквизиты отменившего приказа, если ошибка была в самом приказе).
Особенности 2026 года и электронные трудовые
В 2026 году продолжает действовать правило: бумажная трудовая книжка ведется на тех сотрудников, кто подал письменное заявление о ее ведении до 2021 года или впервые устраивается на работу и выбрал бумажный формат. Для остальных основным документом является электронная трудовая книжка (СТД-Р).
Однако, если бумажный вариант ведется, все записи в него вносятся в хронологическом порядке не позднее 5 дней (а при увольнении — в день увольнения) с момента издания приказа. После увольнения бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки.
Заверение копий трудовой книжки
Часто работникам требуются копии трудовой книжки для банков или визовых центров. Копия также должна быть правильно оформлена:
- Копируются все заполненные страницы.
- На каждой странице ставится надпись «Копия верна», должность, подпись ответственного лица, дата и печать организации.
- Если копия состоит из нескольких листов, они должны быть прошиты, пронумерованы, а на обороте последнего листа (или на отдельной прошитой странице в конце) ставится заверительная надпись о том, что все листы прошиты и пронумерованы.
Правильное оформление записей в конце трудовой книжки — это гарантия того, что трудовой стаж работника будет учтен корректно при назначении пенсии, а сам документ будет иметь юридическую силу.