С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работникам предоставлено право выбрать, в каком формате вести учёт трудовой деятельности: электронный или бумажный. Однако многие сотрудники до сих пор не подали соответствующее заявление. В этой статье подробно рассмотрим, что происходит, если до конца текущего года (по состоянию на ) заявление не подано, какие нормы трудового права регулируют эту ситуацию и как работодателю и работнику следует действовать.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66.1 (право выбора формы ведения трудовой книжки).
• Приказ Минтруда России от № 320н – утверждение формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек.
• Приказ СФР от № 1462 – форма ЕФС‑1 для передачи сведений о трудовой деятельности в Социальный фонд России.
• Разъяснения ГАРАНТ.РУ, КонсультантПлюс – практические рекомендации по срокам подачи заявления и последствиям его отсутствия.

Согласно указанным нормативным актам, если работник не изъявил своё желание в письменной форме до установленного срока, работодатель обязан продолжить ведение трудовой книжки на бумажном носителе.

Что говорит закон о сроке подачи заявления?

Закон не устанавливает жёсткого единого срока для подачи заявления о выборе формы трудовой книжки. Однако в практике и в официальных разъяснениях выделяются следующие ориентиры:

1. До 31 декабря 2020 года – первоначальный срок, установленный при переходе на ЭТК. Те, кто не подал заявление до этой даты, автоматически остались на бумажном варианте.
2. До конца текущего календарного года – в ряде внутренних нормативов компаний и в рекомендациях ГАРАНТ.РУ указано, что сотрудники должны подать заявление либо о продолжении ведения бумажной книжки, либо о согласии на предоставление сведений в электронном виде не позднее 31 декабря текущего года.
3. В течение 3 рабочих дней после подачи заявления – работодатель обязан внести запись о переходе (или подтверждении бумажного варианта) в трудовую книжку и выдать её работнику.

Таким образом, если до 31 декабря 2026 года заявление не подано, считается, что работник выбрал бумажный формат по умолчанию.

Последствия отсутствия заявления до конца года

Для работника

• Трудовая книжка продолжает вестись на бумажном носителе. Все записи о приёме, переводе, увольнении, наградах и т.д. вносятся в обычную книжку.
• Работник сохраняет право получить бумажную трудовую книжку на руки по требованию (в течение трёх рабочих дней после подачи заявления о выдаче).
• Отказ от подачи заявления не лишает права позже перейти на электронный формат, но для этого потребуется новое заявление и соблюдение установленной процедуры.

Для работодателя

• Обязан продолжать вести трудовую книжку на бумаге для тех сотрудников, которые не подали заявление о переходе на ЭТК.
• Одновременно с ведением бумажной книжки работодатель должен продолжать сдавать сведения о трудовой деятельности в СФР по форме ЕФС‑1 (электронно). Это означает двойное ведение: бумажная книжка + электронный отчёт.
• Несвоевременная подача сведений в СФР может повлечь штрафы согласно ст. 15.25 КоАП РФ (нарушение порядка представления сведений в государственные внебюджетные фонды).
• При выдаче трудовой книжки на руки работодатель должен сделать запись о подаче заявления (если оно поступило) и выдать документ не позднее трёх рабочих дней.

Практический алгоритм действий для работодателя

1. Информирование сотрудников – не реже одного раза в год направлять уведомление о необходимости подать заявление о выборе формы трудовой книжки (можно включить в корпоративную рассылку или разместить на информационном стенде).
2. Приём заявлений – принимать заявления в произвольной форме (письменно, электронной почтой, через корпоративный портал). Заявление должно содержать:
   • ФИО сотрудника;
   • Дата подачи;
   • Выбор формы: «продолжить ведение бумажной трудовой книжки» или «согласие на предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
3. Оформление записи – в течение трёх рабочих дней после получения заявления внести соответствующую запись в трудовую книжку (если выбрана бумажная форма) либо сделать отметку о переходе на ЭТК.
4. Выдача документа – при запросе работника выдать трудовую книжку на руки не позднее трёх рабочих дней.
5. Сдача отчёта в СФР – независимо от выбранной формы работника, сдавать форму ЕФС‑1 в сроки, установленные Приказом СФР от № 1462 (обычно не позднее 25 числа следующего месяца за отчётным периодом).
6. Хранение документов – бумажные трудовые книжки хранить в соответствии с требованиями приказа Минтруда № 320н (в отдельном шкафу, с ограниченным доступом, обеспечить защиту от повреждений).

Что делать сотруднику, если он пропустил срок?

Если сотрудник осознал, что не подал заявление до конца года, он может:

1. Подать заявление в любой момент после этого срока. Работодатель обязан принять его и оформить соответствующую запись.
2. Уточнить у кадровой службы, какой формат actualmente ведётся (бумажный или электронный) и, при необходимости, запросить выдачу трудовой книжки на руки.
3. Следить за своевременной сдачей отчётов в СФР со стороны работодателя, чтобы избежать возможных штрафов из‑за несвоевременной подачи сведений.

Важно помнить, что отказ от подачи заявления не лишает права позже перейти на электронный формат, однако переход возможен только после подачи нового заявления и соблюдения установленной процедуры.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно вести две трудовой книжки (бумажную и электронную)?

Да, в случае отсутствия заявления работодатель ведёт бумажную книжку, одновременно сдавая сведения в СФР по форме ЕФС‑1 (электронно). Это не считается нарушением.

Что делать, если работник хочет перейти с бумажного на электронный формат после того, как уже прошёл год без заявления?

Необходимо подать новое заявление о переходе на ЭТК. После его получения работодатель вносит запись о переходе в бумажную книжку и начинает вести учёту исключительно в электронном виде (сдача ЕФС‑1 продолжается).

Есть ли штрафы для работника за отсутствие заявления?

Нет, законодательство не предусматривает санкций для работника за отсутствие заявления о выборе формы трудовой книжки. Ответственность лежит на работодателе в части ведения учёта и сдачи отчётов.

Какой срок хранения бумажных трудовых книжек?

Согласно приказу Минтруда № 320н, бумажные трудовые книжки хранятся у работодателя в течение 50 лет после увольнения сотрудника (или 75 лет при работе во вредных условиях).

Если до конца текущего года (31 декабря 2026 года) сотрудник не подаст заявление о выборе формы ведения трудовой книжки, закон рассматривает это как молчаливое согласие на продолжение ведения бумажной трудовой книжки. Работодатель обязан:

• Продолжать вести трудовую книжку на бумаге;
• Одновременно сдавать электронные сведения в СФР по форме ЕФС‑1;
• Обеспечивать выдачу документа по требованию в течение трёх рабочих дней;
• Хранить бумажные книжки в соответствии с установленными нормативами.

Для работника отсутствие заявления не влечёт негативных последствий, кроме необходимости следить за тем, чтобы его трудовая деятельность корректно отражалась в бумажном документе и в электронных отчётах работодателя. При желании перейти на электронный формат достаточно подать новое заявление и дождаться оформления перехода работодателем.

Своевременное информирование сотрудников и чёткая организация приёма заявлений помогут избежать путаницы, обеспечат соблюдение трудового законодательства и снизят риски штрафных санкций для организации.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (ГАРАНТ.РУ, КонсультантПлюс, приказы Минтруда и СФР) и актуальна на 23 мая 2026 года.