Потеря трудовой книжки — стрессовая ситуация как для самого работника, так и для кадрового специалиста или работодателя. С помощью этого документа подтверждается опыт работы, стаж для назначения пенсии и социальных выплат. Поэтому вопрос о том, что делать при утрате этого документа и можно ли просто завести новый бланк, остается крайне актуальным. Давайте разберем все нюансы, опираясь на действующее законодательство.

Что говорит закон: новая книжка или дубликат?

Согласно российскому законодательству, завести новую трудовую книжку, если старая была утеряна или испорчена, можно. Прямой запрет на это отсутствует. Однако здесь существует важный юридический нюанс, который зависит от того, кем и когда была потеряна книжка.

Ситуация 1: Книжка потеряна ДО трудоустройства к новому работодателю

Если к вам устраивается новый сотрудник и заявляет, что бумажная трудовая книжка у него отсутствует по причине утраты или повреждения, новый работодатель обязан оформить не дубликат, а новую трудовую книжку. Это правило четко закреплено в ч. 5 ст. 65 ТК РФ (с учетом последних поправок).

Для этого работнику необходимо:

• Написать письменное заявление с обязательным указанием причины отсутствия документа (например, «утеряна», «испорчена»).
• На основании этого заявления работодатель оформляет новую бумажную трудовую книжку.

Важное уточнение: сделать это необходимо даже в том случае, если новый работник в дальнейшем планирует перейти на электронный формат трудовой (ЭТК).

Ситуация 2: Книжка потеряна ВО ВРЕМЯ работы у текущего работодателя

Пока человек работает, его бумажная трудовая должна храниться у работодателя в сейфе. Если документ был выдан сотруднику на руки (например, для оформления пенсии) и он его потерял, либо книжка была утрачена по вине компании, работодатель должен оформить и выдать сотруднику дубликат, а не новую трудовую книжку.

Дубликат выдается по последнему месту работы в течение 15 рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления (п. 27 Порядка, утв. приказом Минтруда от № 320н).

Дубликат или новый бланк: в чем разница?

Многие путают понятия «новая трудовая книжка» и «дубликат». Разница существенная:

1. Новая трудовая книжка — это чистый бланк. По заявлению работника об утере вы просто заводите ему новую бумажную трудовую книжку без записей о работе у других работодателей (ст. 66.1 ТК РФ, Письмо Минтруда от № 14-6/ООГ-3682). Предыдущий стаж в ней не восстанавливается.
2. Дубликат — это документ, в котором восстанавливается весь подтвержденный трудовой стаж работника.

Как быть со стажем при оформлении новой книжки?

Если работник потерял трудовую книжку и вы оформляете ему новую, возникает резонный вопрос: как подтвердить его прошлый стаж?

Сейчас, чтобы завести новую бумажную трудовую, нужно предоставить сведения о трудовом стаже. Работодатель вправе полагать, что работник трудоустраивается впервые, если тот не предоставил сведения о трудовой деятельности. Тем не менее, восстановить стаж можно следующими способами:

• Через электронную трудовую книжку (ЭТК), если работник не перешел на электронный формат и потерял бумажный экземпляр, данные о его стаже сохраняются в базе Пенсионного фонда (СФР).
• Через запрос предыдущему работодателю — для оформления дубликата можно отправить сотрудника за документами по прошлому месту работы.
• Через архивные запросы — если предприятие ликвидировано, данные о стаже можно запросить в государственном архиве.

Особые случаи

Если работник потерял книжку с минимальным стажем

При потере трудовой книжки во время первого рабочего опыта, если в ней была всего одна запись, свидетельствующая об опыте в 3 месяца и менее, можно смело заводить новую, не переживая о серьезной потере стажа. Это гораздо проще, чем восстанавливать документ ради короткого периода работы.

Если нашлась старая трудовая книжка

Иногда бывает так: сотрудник уволился, потерял трудовую книжку, при трудоустройстве к другому работодателю написал заявление, и ему оформили новую. А впоследствии работник нашел первую трудовую книжку. В связи с этим у него на руках одновременно оказались два документа. Законодательство не запрещает такую ситуацию, однако работник должен продолжать вести основную (новую) трудовую книжку по текущему месту работы, а найденный старый бланк можно хранить как подтверждение предыдущего стажа.

Алгоритм действий для кадровика

Если к вам пришел новый сотрудник без трудовой книжки, действуйте по следующей схеме:

1. Попросите сотрудника написать заявление: «Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с утратой предыдущей».
2. Проверьте, предоставил ли работник сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК), если он не хочет терять прошлый стаж.
3. Оформите новую бумажную трудовую книжку.
4. Внесите запись о приеме на работу в новый бланк.

Если же книжку потерял ваш действующий сотрудник (по своей вине или по вине компании), алгоритм иной:

1. Получить заявление от работника на выдачу дубликата.
2. Собрать информацию о предыдущем стаже (через СФР, справки от прошлых работодателей, архивы).
3. Оформить дубликат трудовой книжки с внесением всех подтвержденных записей.
4. Выдать дубликат сотруднику под подпись.

Резюме

Завести новую трудовую книжку при утере старой можно и нужно, если сотрудник устраивается к вам на работу и пишет об этом заявление. В этом случае вы оформляете именно новый документ, а не дубликат. Если же книжка потеряна в период работы у вас, оформляется дубликат с восстановлением стажа. Главное для работодателя — четко следовать нормам ТК РФ и правильно классифицировать ситуацию, чтобы избежать штрафов и нарушений в кадровом делопроизводстве.