Дата обращения:  г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Кто несёт ответственность за утерю
3. Порядок действий работодателя
4. Необходимый пакет документов
5. Кто оплачивает расходы
6. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Для решения вопроса утери трудовой книжки по вине работодателя применяются следующие нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 183, 184, 185 (права работника при утере трудовой книжки).
• Постановление Правительства РФ № 151 от  «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек» – пункт 34 (восстановление информации в случае массовой утраты);
• Приказ Минтруда России № 5н от  «Об утверждении Положения о порядке выдачи дубликатов трудовых книжек».
• Рекомендации ЭЛКОД (Электронный кабинет организации данных) – порядок выдачи дубликата в случае утраты работодателем.

Кто несёт ответственность за утерю трудовой книжки

Согласно ст. 184 ТК РФ:

• Работодатель обязан хранить трудовую книжку сотрудника в надёжном месте и выдавать её только работнику.
• Если трудовая книжка потеряна по вине работодателя (небрежное хранение, утрата в процессе пересылки, пожар, кража и т.п.), работодатель несёт полную ответственность за её восстановление и покрытие всех связанных расходов.
• Работник в такой ситуации имеет право требовать от работодателя выдачу дубликата в срок не более 15 дней со дня подачи заявления (пункт 2 Приказа № 5н).

Порядок действий работодателя

Ниже представлена последовательность шагов, которую должен выполнить работодатель, если трудовая книжка утеряна по его вине.

Шаг 1. Зафиксировать факт утери

• Составить акт о факте утери (подписывают руководитель, сотрудник, свидетель, если есть).
• Внести запись в журнал учёта документов о происшествии.

Шаг 2. Уведомить работника

Работодатель обязан в письменной форме (письмо, электронное сообщение) известить работника о том, что книжка утеряна, и предложить варианты восстановления:

• Получить дубликат от прежнего работодателя (если книжка уже была в обороте).
• Оформить новую чистую трудовую книжку без записей о предыдущих местах работы.

Шаг 3. Сбор подтверждающих сведений о трудовом стаже

Для восстановления записей необходимо собрать:

1. Трудовые договоры, соглашения, приказы о приёме и увольнении.
2. Выписки из Пенсионного фонда РФ (СПИС‑1) о начисленном страховом стаже.
3. Справки из Фонда социального страхования (ФСС) о выплатах.
4. При необходимости – запросы в архивы бывших работодателей.

Шаг 4. Оформление дубликата или новой книжки

Варианты:

• Дубликат – если у работника есть подтверждающие документы, а прежний работодатель готов выдать дубликат. Работодатель передаёт запрос в прежнее предприятие, получает дубликат и вносит его в свой учёт.
• Новая чистая книжка – если дубликат получить невозможно. Работодатель покупает чистый бланк (по состоянию на 2026 г. – стоимость около 150 руб.) и выдаёт его работнику. Записи о предыдущих местах работы вносятся в новую книжку после получения подтверждающих документов.

Шаг 5. Выдача дубликата (или новой книжки) работнику

Согласно Приказу Минтруда № 5н, дубликат (или новая книжка) должен быть выдан не позднее 15 календарных дней со дня подачи работником заявления.

Шаг 6. Регистрация факта выдачи

Работодатель вносит запись в журнал выдачи трудовых книжек, отмечая:

• Дата выдачи.
• Номер и серию новой/дублированной книжки.
• Основание (утрата по вине работодателя).

Необходимый пакет документов

Для оформления дубликата или новой книжки работнику и работодателю потребуется следующий набор бумаг:

От работника

• Заявление о выдаче дубликата (образец в ТК РФ, § 184).
• Копия паспорта.
• Справка из Пенсионного фонда РФ о страховом стаже (СПИС‑1).
• Копии трудовых договоров и приказов о приёме/увольнении.

От работодателя

• Акт о факте утери.
• Запрос в прежний работодатель (если требуется дубликат).
• Квитанция о покупке чистого бланка (если оформляется новая книжка).
• Приказ о выдаче дубликата/новой книжки (внутренний документ).

Кто оплачивает расходы

Согласно статье 184 ТК РФ и разъяснению Минтруда, если утеря произошла по вине работодателя, все расходы несёт работодатель:

• Стоимость чистого бланка трудовой книжки.
• Почтовые расходы (если книжка пересылается).
• Оплата услуг государственных органов (например, выдача справки из ПФР).
• Возможные расходы на юридическое сопровождение (по желанию сторон).

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1. Можно ли обойтись без дубликата, если у меня есть электронная трудовая книжка?

Да. С 2024 г. в РФ активно вводится Электронная трудовая книжка (ЭТК). Если работник уже имеет ЭТК, то бумажный дубликат не обязателен, однако работодатель всё равно обязан оформить акт утери и предоставить копию выписки из ЭТК.

Вопрос 2. Что делать, если прежний работодатель отказывается выдавать дубликат?

Работник может подать запрос в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) или в суд. При этом работодатель‑текущий обязан оформить новую чистую книжку и внести в неё сведения о предыдущих местах работы, основываясь на документах, предоставленных работником.

Вопрос 3. Сколько времени занимает восстановление записей о стаже?

В среднем – от 10 до 30 рабочих дней, в зависимости от скорости получения справок из ПФР и ответов прежних работодателей. При массовой утрате (пожар, наводнение) сроки могут быть продлены, но восстановление обязано проводиться специальной комиссией субъекта РФ (пункт 34 Правил).

Вопрос 4. Может ли работник потребовать компенсацию за моральный вред?

Теоретически – да. Утрата трудовой книжки может привести к задержке в выплате пенсии, пособий и т.д. В случае доказательства вины работодателя (небрежное хранение, отсутствие страхования) суд может присудить компенсацию за моральный вред в размере от 5 000 до 30 000 рублей.

Вопрос 5. Как оформить заявление о выдаче дубликата?

Образец заявления (по ТК РФ):

 Заявление
 Работнику: ______________________ (ФИО)
 Дата рождения: __________________
 Паспорт: серия ___ № ________
 Адрес: _________________________

 Прошу выдать дубликат (или новую) трудовой книжки в связи с её утратой по вине работодателя.

 ________________________
 (подпись работника) Дата: __.__.____
 

Утрата трудовой книжки по вине работодателя – ситуация, требующая быстрых и чётких действий. Законодательство ясно определяет ответственность работодателя, сроки выдачи дубликата и перечень необходимых документов. Соблюдая описанный порядок, обе стороны могут избежать конфликтов, а работник получит документ, необходимый для подтверждения своего трудового стажа и дальнейшего получения социальных выплат.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, или в региональное отделение Роструда.

© 2026 Информационный портал «Трудовое право». Все права защищены.