Потеря трудовой книжки — это всегда стрессовая ситуация. Но если документ теряется по вине самого работника, ему приходится брать инициативу на себя. Совершенно иная ситуация складывается, когда трудовая книжка потеряна кадровиком. В этом случае ответственность за утрату документа и его восстановление полностью ложится на плечи работодателя. В данной статье мы подробно разберем, как действовать работодателю и сотруднику в этой нестандартной ситуации, как оформить дубликат и какие существуют юридические нюансы.
Чем грозит работодателю утеря трудовой книжки?
Трудовая книжка — это важнейший документ, подтверждающий трудовой и страховой стаж работника для назначения пенсии и социальных выплат. Согласно законодательству, работодатель обязан вести, хранить и выдавать трудовые книжки сотрудников. Утрата документа по вине кадровика, это прямое нарушение трудового законодательства.
Последствия для работодателя могут быть серьезными:
- Административная ответственность: штрафы за нарушение трудового законодательства.
- Материальная ответственность: если из-за утери книжки работник не смог своевременно оформить пенсию или социальные выплаты, он вправе потребовать возмещения ущерба через суд.
- Дисциплинарная ответственность: виновный кадровик может получить выговор или даже быть уволен.
Порядок действий: что делать, если книжку потерял работодатель?
Если трудовая книжка утеряна при пересылке, переезде офиса или по халатности сотрудника отдела кадров, работодатель обязан оформить сотруднику дубликат. Работник не должен восстанавливать документ самостоятельно — это прямая обязанность организации, по вине которой произошла утрата.
Шаг 1. Заявление от работника
Несмотря на то, что вина лежит на работодателе, процедура начинается с письменного заявления работника. Заявление должно быть адресовано непосредственному руководителю отдела кадров или руководителю организации. В заявлении сотрудник просит выдать ему дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей по вине работодателя.
Шаг 2. Сбор сведений о стаже
Именно работодатель обязан заниматься поиском информации о предыдущих местах работы сотрудника. Для этого кадровая служба направляет запросы в компетентные органы и организации:
- В Пенсионный фонд (Социальный фонд) и Фонд социального страхования;
- В государственные архивы;
- Прежним работодателям (если они не ликвидированы).
Работник может оказать содействие в восстановлении документов, подтверждающих его стаж, предоставив известные ему контакты прежних работодателей, копии договоров или справки.
Шаг 3. Оформление дубликата
Как восстановить потерянную трудовую книжку и оформить сотруднику дубликат этого документа, детально регламентировано в разделе V «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Порядка № 320н. На новом бланке строгой отчетности вносятся известные сведения, которые удалось подтвердить документально, и записи заверяются надлежащим образом.
Что писать в книге движения трудовых книжек?
Часто кадровики задают вопрос: что необходимо написать в книге движения трудовых книжек в разделе, где указана утерянная трудовая книжка? В этой графе следует сделать отметку о том, что трудовая книжка утеряна, с указанием даты и причины утраты (например, «Утеряна при пересылке»), а также указать номер и серию выданного взамен дубликата.
Нестандартные ситуации
Прежний работодатель ликвидирован
Бывает так, что сотрудник устроился на работу, а его трудовая книжка потерялась на прежнем месте работы, и тот работодатель уже ликвидирован. В таких нестандартных ситуациях с трудовой книжкой действует четкое правило: новый работодатель не имеет права оформлять дубликат утраченной книжки. Согласно ст. 65 ТК РФ, новый работодатель вправе оформлять лицу, утратившему трудовую книжку до поступления на работу, только новую трудовую книжку, а не дубликат. При этом новый работодатель оказывает содействие работнику в восстановлении документов, подтверждающих стаж, путем направления запросов в архивы и компетентные органы.
Работник потерял книжку до приема на новую работу
Если к вам поступает на работу новый сотрудник, который заявляет о том, что он ранее работал, но потерял бумажную трудовую книжку и просит оформить новую, его просьбу следует удовлетворить и завести новую трудовую книжку на бумаге. Невозможен сейчас и популярный ранее вариант, когда отдел кадров заводил новую трудовую книжку со слов работника, вписывая весь его стаж — сейчас вносить можно только подтвержденные документально сведения;
Важно помнить: работник может попытаться восстановить утерянную трудовую книжку самостоятельно, однако оформить дубликат у него не получится. Работодатель участвует в восстановлении только на последнем этапе — он оформляет и выдает дубликат. Если человек потерял документ в период, когда он не работал, ему необходимо обратиться с заявлением к действующему работодателю или по месту работы, где сделали последнюю запись. Именно дубликат ему должен выдать действующий работодатель.
Краткий алгоритм при утере трудовой книжки кадровиком
- Фиксация факта: составление внутреннего акта о потере документа с указанием причин.
- Получение заявления: работник пишет заявление на имя руководителя отдела кадров с просьбой выдать дубликат.
- Восстановление стажа: кадровик направляет официальные запросы в архивы, Социальный фонд и бывшим работодателям для подтверждения записей.
- Оформление дубликата: на основании полученных ответов и справок заполняется новый бланк трудовой книжки (в порядке, предусмотренном Порядком № 320н).
- Внесение отметок: в книгу движения трудовых книжек вносится информация об утере старого бланка и выдаче нового.
- Выдача документа: дубликат выдается работнику под роспись.
Утеря или порча трудовой книжки, вопрос исправимый. Возможно восстановление бумажного документа путем выдачи дубликата. Главное правило для кадровиков — не скрывать факт пропажи и взять на себя ответственность за восстановление документа. Процесс восстановления трудовой книжки представляет собой поиск предыдущих мест работы и получение справок, что может занять время, однако для сотрудников с большим трудовым стажем это единственный законный способ сохранить подтверждение своего опыта работы и стажа для будущей пенсии.