Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, именно трудовая книжка установленного образца является официальным подтверждением стажа, должностей, наград и других важных сведений о трудовой биографии сотрудника. Ошибки в её заполнении могут привести к серьёзным последствиям: отказу в назначении пенсии, проблемам при трудоустройстве, спорам с бывшими работодателями. Поэтому крайне важно знать, как правильно заполнять трудовую книжку — без ошибок.
Кто и когда должен заполнять трудовую книжку?
Заполнение трудовой книжки — обязанность работодателя. Ответственность за ведение и сохранность документа возлагается на кадровую службу или уполномоченного сотрудника (например, секретаря, бухгалтера). Первичное заполнение происходит при приёме на работу — в течение пяти рабочих дней с даты заключения трудового договора.
С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако бумажные трудовые книжки остаются в силе для тех, кто не подал заявление о переходе на электронный формат. Работодатель обязан вести оба формата — если сотрудник не отказался от бумажной версии.
Образец заполнения трудовой книжки: пошаговая инструкция
ьный лист (первая страница)
На ьном листе указываются следующие сведения:
- Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте.
- Дата рождения — в формате «дд.мм.гггг» (например, ).
- Образование — указывается по паспорту или диплому (например, «среднее профессиональное», «высшее»).
- Специальность — по диплому (если есть).
Важно! Все поля заполняются разборчиво, от руки чернилами чёрного или синего цвета (не карандашом, не красным, не фломастером). Использование корректора, закрашивания или исправлений недопустимо.
После заполнения ьного листа документ подписывается:
- ответственным лицом (кадровиком или руководителем),
- и скрепляется печатью организации (если она есть).
Пример правильного заполнения ьного листа:
Фамилия: Иванов Имя: Пётр Отчество: Сергеевич Дата рождения: Образование: высшее Специальность: экономист
Записи о приёме на работу
Каждая запись о приёме на работу должна содержать:
- Порядковый номер записи — по хронологии (1, 2, 3…).
- Дата приёма — в формате «дд.мм.гггг».
- Основание приёма — номер и дата приказа (например, «Приказ № 45 от »).
- Наименование подразделения, например, «Отдел продаж».
- Должность — точно как в штатном расписании (например, «Менеджер по продажам»).
Пример записи:
№ 1. г. Принят на работу по приказу № 45 от г. в отдел продаж на должность менеджера по продажам.
Важно: Нельзя сокращать названия должностей или подразделений. «Менеджер» вместо «Менеджер по продажам» — ошибка. «ОП» вместо «Отдел продаж», тоже ошибка.
Записи об увольнении
При увольнении указываються:
- Порядковый номер записи.
- Дата увольнения.
- Основание увольнения — с указанием пункта Трудового кодекса РФ (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» — по собственному желанию).
- Номер и дата приказа об увольнении.
Пример записи:
№ 2. г. Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, приказ № 89 от г.
Запрещено: писать «уволен» без указания основания, использовать разговорные формулировки («ушёл сам», «уволили»), сокращать статьи ТК РФ.
Записи о переводах
При переводе на другую должность или в другое подразделение оформляется отдельная запись:
- Дата перевода.
- Основание — приказ.
- Новая должность и/или подразделение.
Пример:
№ 3. г. Переведён на должность старшего менеджера по продажам по приказу № 22 от г.
Записи о наградах и поощрениях (по желанию)
Эти записи не обязательны, но могут быть полезны при оформлении пенсии или при трудоустройстве. Указываются:
- Дата награждения.
- Основание — номер приказа или грамоты.
- Название награды (например, «Благодарность», «Почётная грамота»).
Пример:
№ 4. г. Награждён благодарностью за высокие результаты работы, приказ № 105 от г.
Чего НЕЛЬЗЯ делать при заполнении трудовой книжки?
- Исправлять ошибки — если ошибка допущена, запись аннулируется и делается новая с пометкой «Запись аннулирована».
- Использовать корректор, белый цвет, закрашивание — это недопустимо, документ может быть признан недействительным.
- Заполнять карандашом, красным или зелёным чернилами, только чёрные или синие.
- Сокращать названия должностей, подразделений, статей ТК РФ, всё должно быть официально и точно.
- Оставлять пустые строки — между записями должны быть прочерки или надписи «Следующая запись».
- Записывать информацию от руки, если сотрудник подал заявление на ЭТК — тогда бумажная книжка не заполняется, кроме как при приёме и увольнении до 2021 года.
Что делать, если в трудовой книжке есть ошибки?
Если ошибка обнаружена:
- Составляется акт о выявлении ошибки (с участием кадровика, руководителя и сотрудника).
- Неверная запись аннулируется — в ней ставится надпись: «Запись № X аннулирована».
- Справа от аннулированной записи делается новая, правильная запись.
- На ьном листе ставится печать организации и подпись ответственного лица.
Важно! Нельзя просто перечёркивать и писать сверху — это нарушение. Только официальный порядок аннулирования и замены.
Электронная трудовая книжка: как это работает?
С 2020 года работники могут выбрать: оставить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Электронная трудовая книжка:
- Хранится в Фонде социального страхования (ФСС).
- Доступна через Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР.
- Не имеет физического носителя — только цифровой формат.
- Содержит все те же данные, что и бумажная: приёмы, увольнения, переводы, награды.
Работодатель обязан:
- до 30 июня 2020 года уведомить всех работников о возможности перехода;
- при наличии заявления — передавать сведения в ПФР в течение 1 рабочего дня после приказа;
- выдавать на руки выписку из ЭТК по требованию сотрудника (бумажную или электронную).
Как получить копию трудовой книжки?
Согласно ТК РФ, работодатель обязан предоставить сотруднику копию трудовой книжки (в бумажном или электронном виде) по его письменному заявлению, в течение 3 рабочих дней. Копия заверяется печатью и подписью ответственного лица.
Трудовая книжка — это не просто формальность. Это ваша профессиональная биография, которая влияет на пенсию, карьеру, социальные гарантии. Чтобы избежать проблем:
- Всегда проверяйте все записи при приёме и увольнении.
- Требуйте от кадровика соблюдения всех правил заполнения.
- Сохраняйте копии приказов и трудовых договоров.
- При переходе на ЭТК — подавайте заявление заранее и проверяйте данные в личном кабинете ПФР.
- Если заметили ошибку — немедленно обращайтесь в кадровую службу.
Помните: одна ошибка в трудовой книжке может стоить вам десятков тысяч рублей в будущем. Лучше потратить 10 минут на проверку, чем год — на исправление.
С 1 сентября 2024 года вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, утверждённые Минтрудом. Все работодатели обязаны соблюдать их в полном объёме. Образцы бланков и инструкции доступны на сайте Минтруда РФ и ПФР.
Сохраняйте трудовую книжку бережно. Она — ваша история труда. И она должна быть без ошибок.