Запись о повышении квалификации в трудовую книжку регулируется нормативными актами и внутренними документами организации. Правильное оформление позволяет зафиксировать дату, основание, период обучения и выданный документ, что важно как для работника, так и для работодателя.

Нормативная база

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «Об утверждении Положения о трудовых книжках, образцах бланков и правил их заполнения», а также с Письмом Федеральной службы по труду и занятости от № ПГ/23192-6-1, в трудовую книжку вносятся сведения о:

• времени обучения на курсах повышения квалификации;
• названии программы обучения;
• учебном заведении, выдавшем документ;
• полученном сертификате.

Если в книжке нет раздела «Сведения о подготовке, повышении квалификации и переподготовке» (трудовая книжка образца до 1995 г.), такие сведения вносятся в раздел «Сведения о работе» аналогичным образом.

Примеры оснований для записи

В п; 50 Инструкции по заполнению трудовой книжки указаны основания, даты, номера и наименования документов, на основании которых вносится запись. Примеры:

1. Приказ о присвоении нового разряда (например, Приказ от № 043‑а).
2. Сертификат о прохождении курса повышения квалификации.
3. Приказ о присвоении второй и последующих профессий, специальностей или квалификаций.

Что именно указывается в записи

Запись в разделе «Сведения о работе» должна содержать:

• Дата внесения записи (например, ).
• Период обучения (начало – конец).
• Название программы повышения квалификации.
• Наименование учебного заведения.
• Номер и тип выдаваемого документа (сертификат, диплом и т.п.).
• Основание (приказ, договор, приказ о присвоении разряда и т.д.).

Пример оформления записи:

Раздел: Сведения о работе
Запись: – Окончание курса повышения квалификации «Эксперт по управлению персоналом», 120 часов, Институт профессионального развития, сертификат № 12345. Основание: Приказ от № 018‑А.

Как оформить запись в зависимости от типа документа

Тип выдаваемого документа определяется объемом часов обучения:

• До 40 часов – выдается сертификат о прохождении краткосрочного повышения квалификации.
• От 40 до 160 часов – выдается диплом о прохождении курса повышения квалификации.
• Более 160 часов – выдается диплом о высшем образовании по специальности (включая заочную форму).

В каждом случае в трудовую книжку указывается соответствующая запись, отражающая объем и форму обучения.

Практические рекомендации для работодателя

Для корректного внесения сведений вручную или в электронном виде следует соблюдать следующие шаги:

1. Получить оригинальный документ (сертификат, диплом) и проверить его подлинность.
2. Определить дату окончания обучения и период её проведения.
3. Сформировать запись в соответствии с образцом из п. 50 Инструкции.
4. Внести запись в трудовую книжку сотрудника (вручную или в электронной форме, если используется электронный трудовой договор).
5. Сохранить копию записи в кадровом деле организации.

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли вносить сведения о заочном высшем образовании? Да, такие сведения фиксируются в разделе «Сведения о работе» аналогично другим записям о повышении квалификации.
• Можно ли использовать электронный формат записи? При наличии электронного трудового договора допускается внесение данных в электронный вариант трудовой книжки, однако оригинальная запись должна быть подтверждена печатью организации.
• Какие документы служат основанием для записи? Приказы, договоры об обучении, сертификаты и другие нормативные акты, подтверждающие факт повышения квалификации.

Внесение записи о повышении квалификации в трудовую книжку – обязательная процедура, требующая строгого соблюдения нормативных требований. Правильно оформленная запись фиксирует дату, период, программу, учебное заведение и выданный документ, что упрощает контроль за профессиональным развитием сотрудника и соответствует требованиям трудового законодательства РФ.