Повышение квалификационного (не тарифного) разряда сотрудника – это формальное признание того, что работник освоил новые знания и навыки, соответствующие требованиям организации. Такое повышение фиксируется в трудовой книжке и сопровождается рядом административных действий.
Обязательность внесения записи
- Да, запись обязательна. При присвоении более высокого разряда, класса, категории, класса или уровня необходимо внести соответствующую отметку в трудовую книжку.
- Запись делается в разделе «Сведения о работе» (или аналогичном, в зависимости от формы трудовой книжки).
- Если повышение разряда не сопровождается изменениями в должностных обязанностях, оно всё равно считается основанием для внесения записи.
Как отмечено в материалах ГАРАНТ.РУ, присвоение разряда возможно только при наличии документа, подтверждающего приобретённую квалификацию, выданного лицензированной организацией.
Какие документы требуются
Для оформления повышения разряда необходимо собрать следующие документы:
- Приказ о повышении квалификации. Выдаётся руководителем организации на основании решения квалификационной комиссии.
- Сведения о прохождении повышающей квалификации. Протокол, сертификат или иной документ, подтверждающий успешное завершение курсов/экзамена.
- Заявление работника. О желании повышения разряда и предоставлении соответствующего документа.
- Изменения в оплате труда. При необходимости оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору.
После получения всех вышеперечисленных документов работодатель оформляет приказ о переводе, после чего вносит изменения в личную карточку и трудовую книжку.
Пошаговая процедура оформления
- Подготовка документов. Сотрудник предоставляет в отдел кадров сертификат о повышении квалификации.
- Принятие решения. Квалификационная комиссия рассматривает заявку и выдаёт заключение.
- Оформление приказа. Руководитель издаёт приказ о повышении разряда, в котором указываются:
- ФИО сотрудника;
- Текущий и новый разряд;
- Дата вступления приказа в силу.
- Внесение записи в трудовую книжку. В соответствующий раздел вносится запись о новом разряде.
- Обновление личной карточки. В карточку вносятся те же сведения, что и в трудовой книжке.
- Изменения в документах по оплате труда. При необходимости оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору.
Пример оформления записи в трудовой книжке (2026 год) выглядит так:
Разряд: 3 (рабочий) Квалификация: специалист высшего уровня Дата присвоения: Приказ № 123 от
Особенности внесения записи в электронную трудовую книжку (ЭТК)
В электронных формах трудовой книжки повышение квалификации фиксируется в разделе «Квалификации и разряды». Пояснения:
- Записи о повышении квалификации не относятся к категории «поощрения и награждения», поэтому они обязательно отражаются в ЭТК.
- Для внесения данных требуется загрузить скан сертификата и приказ, а также указать дату вступления в силу.
Что говорит закон
Согласно Трудовому кодексу РФ и разъяснениям Министерства труда, запись о повышении разряда в трудовой книжке обязана быть сделана в следующем случае:
«Присвоение (повышение) разряда работнику должно отражаться в его трудовой книжке в разделе сведений о работе, если изменение квалификации влечёт за собой изменение условий оплаты труда».
Если же повышение разряда не меняет условий оплаты, запись всё равно обязана быть сделана, но в документах по оплате труда изменения могут не вноситься.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Нужно ли вносить запись, если повышение разряда не сопровождается изменением должностных обязанностей?
Ответ: Да, запись обязана быть сделана независимо от того, меняются ли обязанности. Главное – подтверждённый документ о повышении квалификации.
Вопрос: Можно ли оформить приказ в произвольной форме?
Ответ: Да, форма приказа не регламентирована, однако в нём должны быть указаны ФИО работника, текущий и новый разряд, дата вступления в силу и подпись руководителя.
Вопрос: Как отразить повышение разряда в личной карточке?
Ответ: В личную карточку вносятся те же сведения, что и в трудовой книжке: новый разряд, дата присвоения, номер и дата приказа.
Запись в трудовой книжке о повышении разряда – обязательный процесс, который подтверждает законность присвоения нового квалификационного уровня сотрудника. Правильное оформление требует:
- Соблюдения всех формальностей (приказ, сертификат, заявление).
- Внесения данных в соответствующие разделы трудовой и личной карточки.
- Обновления документов по оплате труда, если повышение разряда влечёт изменение условий оплаты.
Соблюдение этих требований гарантирует юридическую защищённость работодателя и ясность правовых отношений с сотрудником.
Автор статьи: консультант по кадровому праву, 2026 год.