Цель статьи – дать подробное практическое руководство по правильному заполнению трудовой книжки в соответствии с постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (старый порядок) и пояснить‚ как переходить к новому формату‚ действующему с 2023 г.
Правовая основа
- Постановление Министерства труда и социальной защиты РФ от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
- С 1 января 2023 г. введена новая форма бланка трудовой книжки (постановление Правительства РФ от № 2150).
- С 1 сентября 2020 г. начат переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ но бумажный вариант остаётся в употреблении.
Данная статья ориентирована на старый порядок (№ 69)‚ однако в каждом разделе указаны ссылки на изменения‚ введённые новым форматом.
Структура трудовой книжки (по инструкции № 69)
| Раздел | Номер листа | Содержание |
|---|---|---|
| Вводные данные | 1‑2 | ФИО‚ дата рождения‚ пол‚ гражданство‚ образование‚ воинская обязанность. |
| Запись о приёме на работу | 3‑4 | Дата‚ название организации‚ должность‚ основание (трудовой договор‚ приказ). |
| Записи о перемещении‚ повышении‚ переводе | 5‑8 | Дата‚ новое место работы‚ новая должность‚ основание. |
| Записи о приостановке и восстановлении | 9‑10 | Дата‚ причина (отпуск‚ командировка‚ военная служба). |
| Запись об увольнении | 11‑12 | Дата‚ основание увольнения‚ подпись работодателя. |
Общие требования к заполнению
- Рукописный ввод – запись делается чернильной или черной ручкой‚ печатными буквами без исправлений.
- Язык – русский.
- Дата – указывается в формате «ДД.MM.ГГГГ». При отсутствии точного дня пишут «01.01.год» (если это допускается нормативом).
- Сокращения – использовать только официально утверждённые (например‚ «Трудовой договор»‚ «Приказ №»).
- Подпись – подпись работодателя ставится в графе «Подпись (расшифровка)»; подпись работника – в графе «Подпись работника» (если требуется).
- Запрет на стирание – любые исправления допускаются только с помощью «зачёркивания» и подписи лица‚ вносящего исправление.
Пошаговое заполнение трудовой книжки
Запись о приёме на работу
Заполняется в разделе 3‑4 (страницы 3‑4). Пример заполнения:
| Поле | Содержание (пример) |
|---|---|
| Дата | |
| Наименование организации | ООО «ТехноСервис» |
| Должность | Инженер‑техник |
| Основание | Трудовой договор № 12 от |
| Подпись работодателя (расшифровка) | И. И. Иванов |
Если в организации несколько подразделений‚ указывается полное название подразделения.
Запись о переводе (перемещении) внутри организации
Заполняется в разделе 5‑8. Пример:
| Поле | Содержание (пример) |
|---|---|
| Дата | |
| Наименование организации | ООО «ТехноСервис» |
| Должность | Главный инженер |
| Основание | Приказ № 45 от «О переводе И. И. Иванова» |
| Подпись работодателя (расшифровка) | С. С. Смирнов |
Запись о приостановке трудовых отношений (отпуск‚ командировка‚ военная служба)
Заполняется в разделе 9‑10. Пример (отпуск):
| Поле | Содержание (пример) |
|---|---|
| Дата начала | |
| Дата окончания | |
| Основание | Отпуск по графику № 12 от |
| Подпись работодателя (расшифровка) | А. А. Алексеев |
Запись об увольнении
Заполняеться в разделе 11‑12. Пример:
| Поле | Содержание (пример) |
|---|---|
| Дата | |
| Основание | Увольнение по соглашению сторон (приказ № 78 от ) |
| Подпись работодателя (расшифровка) | В. В. Васильев |
| Подпись работника (расшифровка) | И. И. Иванов |
Необходимые документы‚ подтверждающие запись
- Трудовой договор (копия) – при приёме.
- Приказ о приёме‚ переводе‚ повышении – оригинал/копия.
- Приказ об отпуске‚ командировке‚ военной службе.
- Приказ об увольнении (с указанием основания).
- Справка о стаже (при необходимости подтверждения общего трудового стажа).
Все документы должны быть приложены к трудовой книжке в виде приложения (приложения‑вложений) в соответствующем разделе.
Частые ошибки и как их избежать
- Неуказание полного названия организации. Нужно писать полное официальное название‚ включая ОГРН‚ если это требуется.
- Неправильный формат даты. Дата должна быть в виде «ДД.MM.ГГГГ»‚ без сокращений.
- Отсутствие подписи работодателя. Без подписи запись считается недействительной;
- Использование карандаша. Запись должна быть сделана черной или синей ручкой.
- Сокращения без нормативного подтверждения. Например‚ «Труд. дог.» недопустимо.
- Заполнение полей «примечание» без необходимости. Примечания допускаются только в случае особых обстоятельств (например‚ «с учётом испытательного срока»).
Переход к новому формату (2023 г.)
С 1 января 2023 г. в действие вступила новая форма бланка трудовой книжки. Основные отличия:
- Увеличенный объём страниц (до 12 листов А5).
- Отдельный раздел «Электронная запись» для будущей миграции в ЭТК.
- Упрощённые графы «Основание» и «Подпись» (возможность проставления печати).
При работе с бумажным бланком‚ изданным после 2023 г.‚ следует использовать инструкцию Минтруда от 2022 г.‚ однако принципы заполнения‚ изложенные в постановлении № 69‚ остаются применимыми.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
ЭТК вводятся в рамках цифровизации документооборота. Основные требования:
- Регистрация в системе «Госуслуги» или в корпоративном портале работодателя.
- Подтверждение записи цифровой подписью работодателя.
- Автоматическое формирование справок о стаже.
Для работодателей‚ использующих ЭТК‚ рекомендуется сохранять копии всех бумажных документов в электронном виде (PDF) и привязывать их к записям в системе.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли заполнять трудовую книжку‚ если работник находится в испытательном сроке?
Да. Запись о приёме на работу делается сразу после подписания трудового договора‚ независимо от наличия испытательного срока.
Можно ли использовать одну страницу для нескольких записей (например‚ несколько переводов подряд)?
Нет. Каждая запись должна занимать отдельную строку‚ а при нехватке места – использовать следующую страницу того же раздела.
Что делать‚ если в трудовой книжке допущена ошибка?
Ошибка должна быть зачеркивается одной линией‚ рядом ставится подпись лица‚ вносящего исправление‚ и указывается причина исправления. Затем делается новая запись.
Как оформить запись о частичной занятости?
Указывается должность‚ а в графе «Основание» – «Трудовой договор № … о частичной занятости». При необходимости добавляется примечание о проценте занятости.
Нужно ли заполнять трудовую книжку при работе по гражданско‑правовому договору (ГПД)?
Нет. Трудовая книжка заполняется только при наличии трудового договора‚ подчиняющегося ТК РФ.
Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую историю работника. Правильное её заполнение согласно инструкции Минтруда № 69 обеспечивает:
- Защиту прав работника при расчёте пенсии и социальных выплат.
- Прозрачность трудовых отношений для контролирующих органов.
- Упрощение процесса миграции в электронный формат.
Следуйте рекомендациям‚ проверяйте каждую запись на соответствие нормативным требованиям и своевременно обновляйте книжку в соответствии с изменениями в законодательстве.
Список использованных источников
- Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
- Постановление Правительства РФ от № 2150 «Об утверждении новой формы бланка трудовой книжки».
- Официальный сайт Минтруда России – раздел «Документы и нормативные акты».
- Справочная информация с портала ManualsInfo.ru (данные о переходе к электронным трудовым книжкам).
- Трудовой кодекс РФ (части‚ регулирующие ведение трудовых книжек).
Если у вас остались вопросы – обращайтесь к специалисту по кадровому учёту или в отдел кадров вашей организации.