Сегодня многие работники сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке закончились свободные строки или страницы. Это не редкость, особенно у тех, кто часто меняет место работы или имеет длительный трудовой стаж. Ниже – подробное руководство, основанное на действующем законодательстве и практических рекомендациях кадровиков и юристов.

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) предусматривает ведение трудовой книжки работодателем.
• Постановление Правительства РФ от № 225 («Правила ведения трудовых книжек») – в случае заполнения всех страниц одного из разделов в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведётся в том же порядке, что и сама книжка.
• Декрет Президента Республики Беларусь от № 5 (для тех, кто работает в Белоруссии) также допускает использование вкладыша при отсутствии свободного места.
• С 2021 года при приёме на работу сотрудников без трудового стажа бумажная трудовая книжка не заводится (электронный формат в ЕГРЗ). Однако если у работника уже есть бумажная книжка, её продолжают вести до полного заполнения.

Главное правило: закон запрещает иметь более одного экземпляра трудовой книжки. Нельзя просто завести новую книжку и хранить старую дома – это нарушение.

Что такое вкладыш и зачем он нужен

Вкладыш – это дополнительный лист (или несколько листов) формата А4, который вшивается в трудовую книжку после последней заполненной страницы. На вкладыше продолжают делать записи о приёме, переводе, увольнении, награждениях и других трудовых действиях.

Преимущества использования вкладыша:

• Сохраняется единственность документа.
• Не требуется оформлять новую книжку и информировать Пенсионный фонд о смене документа.
• Все записи остаются хронологически связанными.

Пошаговая инструкция оформления вкладыша

1. Подготовка бланка
   • Взять чистый лист формата А4 (плотность бумаги не менее 80 г/м²).
   • На листе воспроизвести те же графы, что и в трудовой книжке: № записи, дата, сведения о приёме/переводе/увольнении, наименование организации, номер и дата приказа, подпись ответственного лица и печать организации.
2. Заполнение вкладыша
   • Записи вносятся без сокращений, полностью, как и в основной книжке.
   • Первая строка на вкладыше начинается с продолжения номера записи (например, если последняя запись в книжке под номером 25, то на вкладыше первая запись будет № 26).
   • Далее заполняются все необходимые поля согласно приказу о кадровом действии.
3. Вшивание вкладыша
   • Вкладыш аккуратно вкладывается после последней заполненной страницы трудовой книжки.
   • Сшивается ниткой (обычно капроновая) через два отверстия, расположенные в левом верхнем и левом нижнем углу листа.
   • На корешке книжки делается надпись «Вкладыш» и указывается количество листов.
4. Подтверждение
   • После вшивания вкладыша ставится подпись уполномоченного лица отдела кадров и печать организации.
   • В журнале движения трудовых книжек делается отметка о вшивании вкладыша (дата, номер вкладыша, ФИО работника).

Нумерация и оформление записей на вкладыше

Чтобы избежать путаницы при последующем трудоустройстве или при обращении в Пенсионный фонд, соблюдайте следующие правила:

• Непрерывная нумерация записей – ни одной пропущенной строки.
• Если на странице осталось свободное место, но следующая запись не помещается полностью – перенесите её на новую страницу (вкладыш), не оставляя пустых строк между записями.
• Сокращения (например, «г.» вместо «год») запрещены; всё пишется полностью.
• Даты указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• При наличии нескольких приказов по одному событию (например, приём и одновременно перевод) делайте отдельные записи для каждого приказа.

Частые ошибки и как их избежать

Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена

Если книжка потеряна, а не просто заполнена, порядок действий иной:

1. Обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки (заявление в свободной форме).
2. Работодатель в течение трёх рабочих дней выдаёт дубликат, в котором делаются записи на основании архивных приказов и личной карточки.
3. Если архивные данные отсутствуют, работник может восстановить трудовой стаж через Пенсионный фонд, предоставив справки о заработке и периоды работы.

Важно: дубликат также имеет только один экземпляр; при его заполнении применяется тот же порядок с вкладышем.

Особенности для сотрудников, принятых после 2021 года

С 2021 года при приёме на работу сотрудников без трудового стажа работодатель не обязан заводить бумажную трудовую книжку; сведения ведутся в электронном виде в ЕГРЗ. Однако:

• Если у сотрудника уже есть бумажная книжка (например, он работал ранее), её продолжают вести до полного заполнения.
• При переходе с электронной на бумажную форму (по желанию работника) оформляется первая запись в книжке с указанием даты начала электронного стажа.
• В случае заполнения бумажной книжки – оформляется вкладыш по общим правилам.

• Закончилась трудовая книжка – это нормальная ситуация, решаемая оформлением вкладыша.
• Запрещено заводить вторую книжку; необходимо сохранить единственность документа.
• Вкладыш оформляется по тем же правилам, что и основная книжка: непрерывная нумерация, полные записи без сокращений, правильное крепление ниткой и печать организации.
• Соблюдение инструкции избавит вас от штрафов, сложностей при назначении пенсии и споров с будущими работодателями.
• При утере или повреждении книжки действует процедура выдачи дубликата или восстановления стажа через Пенсионный фонд.

Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите корректное ведение трудовой книжки и избежите возможных правовых рисков.