В России система трудовой документации претерпела значительные изменения с 1 января 2020 г. – введением электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако бумажный формат остаётся актуальным для определённых категорий работников и по‑прежнему регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и рядом нормативных актов. В этой статье мы разберём, как правильно вести бумажную трудовую книжку, какие права и обязанности у работодателя и сотрудника, какие документы нужны и как действовать при переходе на электронный формат.

Правовой статус бумажной трудовой книжки

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1) закрепляет обязанность работодателя вести трудовую книжку в бумажном виде, если работник не отказался от этого варианта.
• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ (изменения в ТК РФ) предусматривает обязательное ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде в составе ЕФС‑1, но не отменяет бумажный формат.
• Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н уточняет порядок хранения и учета бумажных трудовых книжек.
• С 1 января 2026 г. завершился переходный период по внедрению ЭТК, но бумажный формат остаётся возможным по соглашению работодателя и работника.

Права работника

1. Выбрать вариант ведения трудовой книжки в бумажном виде (если он устраивается на работу впервые или ранее не вел трудовую книжку).
2. Отказаться от бумажного формата в пользу ЭТК, если это предусмотрено договором и законодательством.
3. Получить копию или выписку из бумажной трудовой книжки в любой момент.

Обязанности работодателя

• Вести трудовую книжку в бумажном виде в соответствии с § 66 ТК РФ, если работник не отказался от этого варианта.
• Провести запись о переходе на электронный формат (если работник согласен) и оформить акт об уничтожении бумажной книжки.
• Соблюдать сроки и порядок выдачи и хранения трудовых книжек, включая ведение книги учета движения трудовых книжек.
• Обеспечить доступ к бумажной трудовой книжке при необходимости (например, при проверках инспекций).

Практический процесс ведения бумажной трудовой книжки

Оформление заявления о ведении в бумажном виде

Для новых сотрудников, которые устраиваются после 1 января 2021 г., бумажная трудовая книжка обычно не оформляется. Однако если работник желает вести её в бумажном виде, необходимо:

1. Запросить у работодателя заявление о ведении трудовой книжки в бумажном и/или электронном виде (шаблон доступен в системе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3).
2. Подписать заявление и передать в отдел кадров.
3. Получить бумажную трудовую книжку, подписанную работодателем.

Внесение записей в книгу

Каждая запись в бумажной трудовой книжке должна содержать:

• Дата начала работы.
• Наименование работодателя и место работы.
• Должность и должностные обязанности.
• Условия труда (время работы, зарплата, социальные гарантии).
• Дата увольнения и основания.
• Подпись работодателя и печать.

Внесения осуществляются в порядке, установленный ТК РФ, и должны быть подтверждены печатью работодателя.

Учет движения трудовых книжек

Для контроля за перемещением бумажных трудовых книжек работодателю необходимо вести книгу учета движения трудовых книжек (п. 2, 4, 35, 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). В этой книге фиксируются:

• Дата выдачи и получателя.
• Состояние книжки (полностью, частично, уничтожена).
• Причина передачи (переход на другой работодатель, увольнение).

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2020 г. введены ЭТК, но переход не является обязательным. При переходе:

1. Работник подписывает акт об отказе от бумажной трудовой книжки и согласие на ведение ЭТК.
2. Работодатель оформляет акту об уничтожении бумажной трудовой книжки (если она уже была).
3. Внесение сведений в ЭТК осуществляется через ЕФС‑1.
4. При необходимости работник может запросить выписку из ЭТК в бумажном виде (п. 2, 4, 35, 40 Порядка).

Когда бумажная трудовая книжка может быть восстановлена

Если работник ранее вел бумажную трудовую книжку и затем перешёл на ЭТК, он может возобновить ведение бумажной формы, но это требует:

• Подачи заявления о переходе на бумажный формат.
• Внесения записи о переходе в книгу учета движения трудовых книжек.
• Проведения проверки работника и работодателя на соответствие требованиям ТК РФ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли вести только бумажную трудовую книжку, если я работаю в компании, которая использует ЭТК? Да, работник вправе выбрать бумажный формат, если это согласовано с работодателем.
• Что делать, если работодатель не выдаёт бумажную трудовую книжку? Обратитесь в отдел кадров с письменным запросом; при отсутствии ответа можно обратиться в инспекцию труда.
• Можно ли получить копию бумажной трудовой книжки, если она хранится у работодателя? Да, работник имеет право на копию любой записи, но копия должна быть заверена печатью работодателя.
• Как выглядит форма заявления о ведении трудовой книжки в бумажном виде? Шаблон доступен в системе 1С и в официальных публикациях Минтруда.
• Что происходит с бумажной трудовой книжкой после увольнения? Она передаётся в отдел кадров нового работодателя или уничтожается по согласованию с работником.

Практические советы по ведению бумажной трудовой книжки

1. Проверяйте наличие печати и подписи работодателя на каждой записи.
2. Сохраняйте копию всех заявлений и актов в личном архиве.
3. Регулярно сверяйте данные в бумажной книжке с электронными данными, если они ведутся одновременно.
4. При переходе на ЭТК обязательно подписывайте акт об уничтожении бумажной книжки.
5. Если вы работаете в нескольких компаниях, убедитесь, что каждая компания ведёт собственную трудовую книжку;

Ведение трудовой книжки в бумажном виде остаётся законным и практичным вариантом для многих работников, особенно тех, кто впервые вступает в трудовые отношения после 1 января 2021 г; и не желает переходить на электронный формат. Однако с учётом растущей цифровизации и требований к прозрачности трудовых отношений, важно знать, как правильно оформлять документы, вести учёт и соблюдать права как работодателя, так и работника. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете избежать ошибок и конфликтов, связанных с ведением трудовой книжки.

Для более подробной информации обращайтесь к официальным источникам: Трудовому кодексу РФ, Федеральному закону № 439‑ФЗ, приказу Минтруда № 320н и к шаблонам заявлений, доступным в системе 1С и на портале государственных услуг.