Трудовые книжки и их вкладыши являются документами строгой отчётности, поэтому их хранение и учёт регулируются строгими правилами․ Ниже подробно рассматриваются правила хранения, ответственные лица и практические рекомендации, которые помогут избежать ошибок и штрафов․
Кто отвечает за хранение трудовых книжек и вкладышей?
Согласно п․ 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, каждый работодатель обязан постоянно иметь в наличии запас бланков трудовых книжек и вкладышей․ Ответственность за их учёт, хранение и выдачу возлагается на ответственного за учёт и хранение в организации (чаще всего это специалист отдела кадров или бухгалтер)․
Обязанности работодателя
- Обеспечить наличие запаса бланков и вкладышей․
- Вести учёт движения трудовых книжек и вкладышей в специальной книге (журнале)․
- Организовать хранение в защищённом помещении (сейф, отдельная комната)․
- Составлять акты уничтожения испорченных бланков․
- Вести приходно‑расходную книгу по учету выдачи и получения бланков․
Где именно хранятся трудовые книжки и вкладыши?
По мнению Министерства труда России (письмо от № 14‑6/ООГ‑5304), трудовые книжки и их вкладыши могут храниться любыми доступными способами, однако для обеспечения сохранности рекомендуется использовать:
- Отдельное помещение в бухгалтерии․
- Несгораемый сейф или металлический шкаф․
- Зал, доступ к которому ограничен только уполномоченными лицами․
Таким образом, хранилище должно обеспечивать защиту от повреждений, утраты и несанкционированного доступа․
Как правильно оформить учёт трудовых книжек и вкладышей?
Учёт осуществляется в двух основных документах:
- Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей – в которую вносятся сведения о принятии, выдаче, возврате и уничтожении бланков․
- Приходно‑расходная книга – фиксирует количество полученных и выданных бланков, их серию и номер․
Каждая принятая от работника трудовая книжка обязательно регистрируется в указанной книге, после чего ответственный за их учёт берёт на себя полную ответственность за её хранение․
Как оформлять вкладыши к трудовым книжкам?
Вкладыш в трудовую книжку – это отдельный документ, который также подлежит учету и хранению․ Правила оформления такие же, как и для самой книжки:
- Вкладка оформляется в том же стиле, что и основной документ․
- При выдаче вкладыша вводится сбор (по правилам, действующим на 2026 год – 30 копеек)․
- Все изменения (повреждения, потери) фиксируются в журнале и оформляются актом․
Что делать с испорченными бланками?
Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта․ После уничтожения в учётных документах вносятся соответствующие отметки, чтобы избежать расхождений в учёте․
Финансовые аспекты выдачи бланков
По действующим правилам, при выдаче:
- Трудовой книжки (дубликат) – 50 копеек с работника․
- Вкладыш в трудовую книжку – 30 копеек с работника․
Эти сборы фиксируются в бухгалтерском учёте и отражаются в расходах организации․
Электронные трудовые книжки – будущее учёта
С введением электронных форм хранение будет изменяться․ На текущий момент (2026 год) трудовые книжки заполняются вручную полными словами, без сокращений․ Однако в ближайшие годы планируется переход на электронные решения, что упростит учёт и уменьшит риск потери документов․
Краткие рекомендации для HR‑специалистов
- Регулярно проверяйте наличие запаса бланков в сейфе или специальном помещении․
- Ведите актуальную книгу учёта движения и приходно‑расходную книгу․
- Составляйте акты при уничтожении испорченных бланков․
- Обеспечьте ограниченный доступ к хранилищу только уполномоченным сотрудникам․
- Следите за изменениями в законодательстве (например, переход на электронные формы)․
Хранение трудовых книжек и их вкладышей – это важная часть ответственности работодателя․ Правильное оформление учёта, использование защищённого помещения и соблюдение всех регламентов позволяют избежать штрафов, потерь документов и проблем с контрольными органами․ Следуя рекомендациям, описанным выше, вы сможете обеспечить надёжное и законное хранение всех необходимых трудовых документов․