Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её правильное ведение, учёт и хранение регулируются законодательством Российской Федерации, в первую очередь — Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения их деятельности». В 2026 году требования к хранению трудовых книжек в отделе кадров остались неизменными, но усилилась ответственность работодателей за нарушения. Ниже — подробное руководство по правильному хранению трудовых книжек в организации.

Кто отвечает за хранение трудовых книжек?

Ответственность за сохранность трудовых книжек несёт работодатель в лице:

• руководителя организации — как лицо, несущее конечную ответственность за соблюдение трудового законодательства;
• руководителя кадровой службы (начальника отдела кадров) — как непосредственный организатор хранения и учёта;
• назначенного ответственного сотрудника — кадровика, которому поручено ведение трудовых книжек (в штате или по приказу).

Важно: ответственность за утрату, порчу или неправильное хранение трудовой книжки может повлечь административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица.

Где должны храниться трудовые книжки?

Согласно п. 40 Правил № 320н, трудовые книжки работников должны храниться в отделе кадров организации. Это обязательное требование, не допускающее:

• хранение в офисах других подразделений;
• перевозку в личные сумки или домой;
• размещение в открытых шкафах или на столах.

Рекомендуемое место хранения:

• Сейф или металлический шкаф с замком;
• Закрытая комната с ограниченным доступом;
• Система контроля доступа (желательно — с журналом входа/выхода).

Почему сейф? Потому что трудовые книжки относятся к документам строгого учёта — их утрата может привести к серьёзным последствиям для работника (потеря стажа, невозможность оформления пенсии и т.д.).

Как вести учёт трудовых книжек?

В соответствии с п. 40 Правил № 320н, работодатель обязан вести две книги учёта:

Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей

• Фиксирует поступление новых бланков (с серийными номерами);
• Учитывает выдачу бланков для заполнения;
• Отражает списание повреждённых или утерянных бланков.

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей

• Заполняется при поступлении трудовой книжки от нового сотрудника;
• Фиксирует выдачу книжки при увольнении;
• Учитывает выдачу дубликатов;
• Отмечает временные передачи (например, для оформления кредита — с письменного согласия работника).

Важно: Обе книги ведутся в бумажном виде, с пронумерованными страницами, скреплёнными печатью организации и подписью руководителя. Электронный учёт допустим только как дополнение, но не как замена.

Хранение невостребованных трудовых книжек

Часто возникают ситуации, когда работник не явился за трудовой книжкой после увольнения — по причине смерти, переезда, отказа от получения или утраты контактов. В таких случаях книжка остаётся в отделе кадров.

Срок хранения невостребованных трудовых книжек:

1. 2 года — с даты увольнения (если работник не явился за книжкой);
2. После истечения 2 лет, книжка передаётся в архив организации на хранение в течение 50 лет (в соответствии с перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива № 236 от ).

Порядок действий при невостребованной книжке:

1. Составить акт о невозможности выдачи трудовой книжки (образец см. ниже);
2. Зарегистрировать книжку в Книге учёта движения с пометкой «невостребованная»;
3. Письменно уведомить работника (если известен адрес) о необходимости получения книжки;
4. По истечении 2 лет, передать в архив с составлением акта передачи.

Образец акта о невозможности выдачи трудовой книжки:

АКТ
о невозможности выдачи трудовой книжки

г. ______________ «___» ___________ 2026 г.

В отдел кадров поступила трудовая книжка работника ___________________________
(ФИО), уволенного «___» ___________ 2026 г. (приказ № ___).

Несмотря на направление письменных уведомлений по адресу: ______________________
(указать адрес), телефону: ____________, электронной почте: ____________,
работник не явился за трудовой книжкой в течение 2 месяцев.

На основании вышеизложенного, трудовая книжка считается невостребованной
и подлежит хранению в отделе кадров в течение 2 лет с даты увольнения.

Составлено в двух экземплярах.

Подпись ответственного: ___________________ /_________________/
(ФИО, должность)

Подпись руководителя отдела кадров: ___________________ /_________________/

Сроки хранения трудовых книжек в целом

Сроки хранения трудовых книжек зависят от статуса работника:

Что запрещено при хранении трудовых книжек?

• Хранить книжки в открытом доступе — на столах, в ящиках без замка;
• Передавать книжки третьим лицам без письменного согласия работника (даже для оформления кредита — только с нотариально заверенной доверенностью);
• Стирать, исправлять или вносить записи от руки в уже заполненную книжку;
• Совмещать хранение трудовых книжек с личными делами в одном ящике без разделения;
• Игнорировать уведомления о смерти работника, книжка должна быть передана наследникам или в архив.

Практические рекомендации для кадровика в 2026 году

1. Регулярно проверяйте Книгу учёта движения — хотя бы раз в месяц.
2. Фиксируйте все передачи — даже кратковременные (например, для получения загранпаспорта).
3. Создайте резервный список невостребованных книжек — с датами увольнения и сроками передачи в архив.
4. Обучите сотрудников — как правильно оформить запрос на получение трудовой книжки (в т.ч. через портал Госуслуг).
5. Сканируйте трудовые книжки (для архива) — это не замена, но дополнительная защита от утраты.
6. Проводите ежегодный аудит хранения кадровых документов, с участием юриста или аудитора.

Хранение трудовой книжки в отделе кадров, это не просто формальность, а важнейшая обязанность работодателя, напрямую влияющая на социальные права работников. В 2026 году контроль за соблюдением правил стал жёстче: Роструд и Росархив активно проводят проверки, а штрафы за нарушения, существенные.

Ключевые принципы:

• Хранить только в отделе кадров, в сейфе или запираемом шкафу;
• Вести две книги учёта, без исключений;
• Соблюдать сроки — 2 года для невостребованных, 50 лет для всех — в архиве;
• Ответственность несёт руководитель и кадровик — не перекладывайте её на подчинённых без приказа.

Правильное хранение трудовых книжек — это не только закон, но и проявление уважения к труду каждого сотрудника. Не пренебрегайте этим — ведь за каждым бланком стоит история жизни человека.

Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно проверять обновления на сайте Минтруда РФ и КонсультантПлюс.