Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Её хранение регулируется Трудовым кодексом РФ и нормативными актами, касающимися кадрового документооборота. Ниже рассмотрены основные варианты хранения, требования к условиям и сроки сохранности.

Хранение трудовых книжек у работодателя

Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан вести и хранить трудовые книжки своих сотрудников в течение всего периода их работы в организации.

• Место хранения: специально оборудованный шкаф или сейф, расположенный в отделе кадров (или уполномоченном подразделении).
• Условия: сухое, защищённое от прямых солнечных лучей, пожаробезопасное помещение с контролируемым уровнем влажности (не более 60 %) и температурой от +15 °C до +25 °C.
• Контроль доступа: только уполномоченные сотрудники отдела кадров имеют право выдавать и принимать трудовые книжки. Ведётся журнал выдачи/приёма.
• Оформление: каждая книжка помещается в индивидуальный конверт или папку с пометкой ФИО, табельного номера и даты приёма на работу.

Хранение трудовых книжек у работника

После увольнения трудовая книжка выдаётся сотруднику на руки. С этого момента ответственность за её сохранность переходит к работнику.

• Рекомендации по хранению:
  • хранить в сухом месте, lontano от источников влаги и высоких температур;
  • использовать плотную папку или файл‑конверт, чтобы избежать механических повреждений;
  • не допускать попадания прямых солнечных лучей, которые могут выцветить ink и сделать записи нечитаемыми;
  • при необходимости сделать копию (скан или фотографию) и хранить её в электронном виде как резерв.
• Потеря или повреждение: в случае утери трудовой книжки работник должен обратиться в последний место работы для получения дубликата (ст. 65 ТК РФ).

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2021 г. в России действует система электронных трудовых книжек, ведомых в Пенсионном фонде РФ (ПФР).

• Где хранятся: в единой государственной информационной системе ПФР, доступ к которой имеют работодатели (через личный кабинет) и сами работники (через портал «Госуслуги»).
• Преимущества:
  • исключение риска физической утраты или повреждения;
  • мгновенный доступ к сведениям о стаже и периодах работы;
  • автоматическое формирование выписок для пособий и пенсии;
• Обязанности работодателя: своевременно передавать сведения о приёме, переводе, увольнении и других кадровых событиях в ЭТК не позже следующего рабочего дня после события.
• Хранение бумажных дубликатов: при переходе на ЭТК бумажная трудовая книжка может быть оставлена у работника или сдана в архив организации на срок хранения, установленный законодательством (см. пункт 4).

Архивное хранение трудовых книжек

После увольнения работника и выдачи ему трудовой книжки работодатель обязан сохранить копию (или оригинал, если работник не забрал её) в течение определённого срока.

• Срок хранения: 50 лет с даты последней записи в трудовой книжке (ст. 75 ТК РФ).
• Форма хранения: бумажный оригинал или заверенная копия могут находиться в архиве организации или быть переданы на государственное хранение в областные архивы.
• Условия архива: те же, что и для текущего хранения (сухое, прохладное, пожаробезопасное помещение).
• Ответственность: за утрату или порчу архивных трудовых книжек организация несёт административную и, при наличии ущерба, гражданско‑правовую ответственность.

Практические рекомендации для работодателей

1. Определить ответственного за ведение и хранение трудовых книжек (обычно специалист отдела кадров).
2. Создать внутренний регламент, описывающий порядок приёма, выдачи, учёта и архивирования трудовых книжек.
3. Обеспечить помещение для хранения соответствие санитарно‑техническим нормам (влажность, температура, пожарная безопасность).
4. Вести журнал выдачи/приёма трудовых книжек с подписями сторон и датами.
5. При переходе на ЭТК настроить интеграцию с ПФР и обучить кадровый персонал работе в личном кабинете работодателя.
6. Периодически (не реже одного раза в год) проводить инвентаризацию трудовых книжек и проверять их состояние.
7. При обнаружении повреждений сразу же оформлять акт и принимать меры по восстановлению (запрос дубликата у работника или обращение в архив).

Хранение трудовых книжек – важная часть кадрового документооборота, требующая соблюдения законодательных норм и обеспечения надёжных условий сохранности документа. Независимо от того, ведётся ли учёт в традиционном бумажном виде или в электронной форме, ключевыми остаются:

• контроль доступа и учёта движения документа;
• соответствие санитарно‑техническим и пожарным требованиям места хранения;
• соблюдение установленных сроков хранения (50 лет после последней записи);
• применение современных электронных систем для снижения рисков потери и ускорения предоставления информации.

Следуя этим рекомендациям, organisation сможет избежать штрафов, обеспечить защиту прав сотрудников и гарантировать бесперебойное взаимодействие с пенсионным фондом и другими государственными органами.