Важно! С began действовать новый образец трудовой книжки, утвержденный Приказом Минфина от № 320н․ Все записи в книжке должны соответствовать новым правилам ведения и хранения․

Что изменилось в новой форме?

• Трудовая книжка теперь может вестись как бумажной, так и электронной (ЭТК)․
• С вступили в силу Правила ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минфина № 320н)․
• На ьном листе указываются обязательные реквизиты: номер, серия, дата выдачи, ФИО работника, место работы, должность, период работы и др․
• Записи о совместительстве, вахтовом методе и некоторых других деталях теперь делаются только по согласованию сторон․

Пошаговая инструкция по заполнению при приёме на работу

Подготовка документа

1. Убедитесь, что у вас есть актуальный бланк трудовой книжки нового образца (бумажный или электронный)․
2. Скачайте образец заявления на выдачу копии трудовой книжки, если требуеться скачать бесплатно․
3. Подготовьте необходимые документы сотрудника: паспорт, СНИЛС, трудовой договор․

Заполнение ьного листа

ьный лист заполняется в следующем порядке:

• Номер и серия – указываются в верхнем правом углу․
• Дата выдачи – дата, когда книжка передана работнику․
• ФИО работника – полностью, как указано в паспорте․
• Дата рождения – ДД․ММ․ГГГГ․
• Место рождения – город, область․
• Паспортные данные – серия и номер паспорта, выдающий орган․
• Сведения о месте работы – название организации, ОГРНИП/ОГРН, ИНН, адрес․
• Должность – как указана в трудовом договоре․
• Дата начала работы – с какого числа заключён договор․
• Подпись работника – обязательна․

Основная часть – записи о работе

После ьного листа в книжке вносятся записи о каждом событии, связанном с трудовыми отношениями․ Ниже – образцы записей для типичных ситуаций․

Приём на работу

Запись № 1
Событие: Приём на работу
Должность: Менеджер по продажам
Подразделение: Отдел продаж
Условия: Полный рабочий день, оклад 45 000 ₽
Код по классификатору должностей: 3111
Подпись руководителя: __________________

Перевод в другое подразделение

Запись № 2
Событие: Перевод
Старые подразделение: Отдел продаж
Новое подразделение: Отдел маркетинга
Должность: Специалист по маркетингу
Условия: Перераспределение функций, сохранение оклада
Подпись руководителя: __________________

Увольнение

Запись № 3
Событие: Увольнение по собственному желанию
Последний рабочий день: 
Причина: Личные обстоятельства
Подпись работника: __________________

Смена фамилии

Запись № 4
Событие: Смена фамилии
Новая фамилия: Петрова Анна Сергеевна
Старые данные: Сидорова Анна Сергеевна
Подпись работника: __________________

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если работодатель использует ЭТК, все записи вносятся в личный кабинет СФР или через портал Госуслуги․ Пошаговая инструкция:

1. Зарегистрироваться на Госуслуги и получить доступ к разделу «Трудовая книжка»․
2. Выбрать «Создать новую запись» и заполнить форму согласно образцу выше․
3. Подтвердить ввод паролем или электронной подписью․
4. Сохранить запись и при необходимости распечатать выписку․

Образец полного заполнения новой трудовой книжки (бумажный)

Ниже представлен полностью пример того, как может выглядеть трудовая книжка нового образца после первого приема сотрудника․

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный формат даты – используйте ДД․ММ․ГГГГ, иначе запись будет считаться недействительной․
• Отсутствие подписи работника – без подписи в книжке запись считается не оформленной․
• Неучёт новых реквизитов – в 2026 году обязательны новые коды по классификатору должностей и ОГРНИП․
• Несоблюдение порядка – записи должны идти в хронологическом порядке, без пропусков․

Полезные ссылки и скачивания

• Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки
• Скачать бланк новой трудовой книжки (PDF)
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минфина № 320н)
• Госуслуги – электронная трудовая книжка

Соблюдая данный образец заполнения и рекомендации, вы гарантируете, что трудовая книжка будет оформлена в полном соответствии с законодательством РФ и не вызовет возражений у контролирующих органов․