Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, поэтому любые ошибки в ней могут создать сложности при назначении пенсии или при трудоустройстве в новую организацию. Важно знать, что зачеркивания и исправления «корректором» в разделах о работе категорически запрещены. Любое изменение должно быть оформлено официально.
Общие правила внесения исправлений
Порядок исправления зависит от того, в какой части документа допущена ошибка. Существует два принципиально разных подхода:
- ьный лист: Здесь допускается исправление путем зачеркивания неверного слова/цифры и написания рядом верного варианта.
- Разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»: Исправления вносятся исключительно путем создания новой записи.
Алгоритм действий для кадровика:
- Обнаружить ошибку и сверить данные с первичным документом (приказом, договором).
- Издать приказ о внесении исправления в трудовую книжку (в некоторых случаях достаточно ссылки на основной приказ, в котором была допущена ошибка).
- Сделать запись в графе 3 о том, что предыдущая запись недействительна.
- Внести верные данные.
- Заверить запись подписью ответственного лица и печатью организации.
Примеры записей по различным ситуациям
Пример 1: Исправление одной ошибочной записи
Если в записи о приеме на работу была допущена ошибка в должности или дате, запись вносится следующим образом:
Образец:
«Запись за номером 12 недействительна. Принят на должность главного бухгалтера. Основание: Приказ от № 45-к».
Пример 2: Исправление нескольких ошибок подряд
Если ошибки допущены в нескольких последовательных записях, их можно объединить одной корректирующей записью, чтобы не загромождать книжку.
Образец:
«Записи за номерами 5, 6, 7 недействительны. Принят на должность ведущего специалиста. Переведен на должность начальника отдела. Основание: Приказы от № 12, от № 88».
Пример 3: Исправление записи об увольнении
Если работник уже уволен, но была обнаружена ошибка в дате или основании увольнения, работодатель все равно обязан внести исправление, если книжка находится у него или была возвращена для корректировки.
Образец:
«Запись за номером 15 недействительна. Уволен по собственному желанию. Основание: Приказ от № 110-у».
Особенности работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)
В случае с электронными трудовыми книжками процесс упрощается, так как нет физического бланка. Исправление происходит через подачу корректирующей формы сведений в Социальный фонд России (СФР).
Пример: Если Петров П.П. был принят , но в систему ошибочно ввели , работодатель подает уточняющую форму, которая заменяет ошибочную запись в базе данных.
Важные рекомендации
Что делать, если организация-работодатель ликвидирована?
Если ошибка была допущена в организации, которой больше не существует, исправить запись в трудовой книжке самостоятельно невозможно. В таком случае работнику необходимо обратиться в суд для установления стажа или уточнения должности на основании имеющихся документов (договоров, справок, выписок из приказов).
Когда стоит завести дубликат?
Замена трудовой книжки на новую (дубликат) производится в случаях:
- Утери или кражи документа.
- Прихода в негодность (ветхость, порча).
- Если количество ошибок настолько велико, что документ теряет читаемость (хотя по закону каждую ошибку следует исправлять записью).
Помните: Любая запись в трудовой книжке должна строго соответствовать документам, на основании которых она вносится. Небрежность в оформлении может привести к трудовым спорам и проверкам со стороны контролирующих органов.