Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронному формату, бумажные книжки всё ещё широко используются, а их хранение регулируется нормативными актами. В данной статье подробно рассмотрим, куда следует пристроить трудовые книжки работников, какие требования предъявляются к условиям их хранения, сроки сохранения невостребованных экземпляров и ответственность за нарушение установленных правил.

Нормативная база хранения трудовых книжек

Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1) – устанавливает форму трудовой книжки, порядок её ведения и выдачи.
Федеральный закон от № 125‑ФЗ (п. 22.1) – определяет сроки хранения невостребованных трудовых книжек.
Постановление Правительства РФ от № 359 (в настоящее время утратило силу) – ранее регламентировало хранение трудовых книжек как документов строгой отчетности в сейфах, металлических шкафах или специально оборудованных помещениях.
Письма и разъяснения Минтруда России (например, Письмо от № 14‑6/ООГ‑5304) – подтверждают, что трудовые книжки должны храниться у работодателя, а не у сотрудника.
Нормативные акты по электронной трудовой книжке (ст; 66.1 ТК РФ, приказы Минтруда о введении ЭТК с ) – регулируют хранение электронных данных в информационных системах Социального фонда.

Таким образом, несмотря на отмену конкретного постановления № 359, общий принцип остаётся неизменным: трудовые книжки (как бумажные, так и электронные) находятся под ответственностью работодателя и должны обеспечиваться условия, исключающие их порчу, утрату или несанкционированный доступ.

Где именно следует хранить трудовые книжки?

Сейфы и металлические шкафы

Согласно пункту 6.2 положения, referenced in the provided internet snippets, трудовые книжки работников помещаются в сейфы, металлические шкафы или специальные помещения. Эти варианты считаются наиболее надёжными, поскольку:

обеспечивают защиту от механических повреждений;
препятствуют попаданию влаги и возгоранию;
ограничивают доступ посторонних лиц.

Специально оборудованные помещения

На больших предприятиях (более 1000 сотрудников) допускается хранение книжек в специально оборудованных кладовых, где:

поддерживается постоянный микроклимат (отсутствие сырости, перепадов температуры);
установлены системы пожарной безопасности;
ведётся журнал учёта движения трудовых книжек.

Обособленное подразделение

По разъяснениям Роструда и Минтруда, работодатель может хранить трудовые книжки в обособленном подразделении (например, в отделе кадров головного офиса), при условии обеспечения должного уровня защиты (сейф, шкаф, охрана).

Хранение у работника?

Законодательно запрещено передавать трудовую книжку на хранение сотруднику. Document должен находиться у работодателя в течение всего периода трудовых отношений и после увольнения до истечения установленного срока хранения.

Требования к условиям хранения

Хотя после 2021 года в законе нет жёстких предписаний к конкретному типу сейфа, рекомендуется соблюдать следующие условия:

Защита от огня и воды – желательно использовать огнеупорные сейфы или шкафы с классом защиты не ниже 60 минут.
Контроль доступа – только уполномоченные лица (кадровики, ответственные за ведение трудовых книжек) имеют ключи или коды доступа.
Ведение учёта – каждый приход и расход трудовых книжек фиксируется в специальном журнале (дата, ФИО сотрудника, номер книжки, подпись ответственного).
Защита от несанкционированного доступа – установка охранной сигнализации, видеонаблюдения или контрольных пунктов при входе в помещение хранения.

Эти меры не только соответствуют духу прежних нормативов, но и значительно снижают риски утраты или повреждения документа.

Сроки хранения невостребованных трудовых книжек

Согласно п. 22.1 Закона № 125‑ФЗ:

Если сотрудник уволен до 1 января 2003 года – трудовая книжка хранится 75 лет с даты увольнения.
Если увольнение произошло после 1 января 2003 года – срок хранения составляет 50 лет.

По истечении указанного периода книжка подлежит уничтожению в порядке, установленном внутренними нормативными актами организации (обычно – shredding или сжигание в присутствии комиссии).

Ответственность за нарушение правил хранения

Нарушение требований по хранению трудовых книжек может повлечь:

Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций).
Материальную ответственность – возмещение ущерба, если утрата или повреждение книжки привела к невозможности подтверждения трудового стажа сотрудника.
Репутационные риски** – утрата доверия сотрудников и контролирующих органов.

Поэтому рекомендуется регулярно проводить внутренние аудиты хранения документов строгой отчётности и фиксировать результаты в журнале проверок.

Электронная трудовая книжка: особенности хранения

С в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Основные моменты:

Сведения о трудовой деятельности хранятся в информационной системе Социального фонда России (СФР).
Работодатель отвечает за своевременную подачу сведений (форма ЕФС‑1) и за обеспечение доступа сотрудников к их электронной книжке через личный кабинет на портале «Госуслуги».
Физический носитель (бумажный бланк) больше не выдаётся при приёме на работу, если сотрудник выбрал ЭТК.
Хранение электронных данных регулируется Федеральным законом «О персональных данных» и внутренними политиками информационной безопасности организации.

Таким образом, для организаций, полностью перешедших на ЭТК, требования к сейфам и шкафам значительно снижаются, но сохраняется обязанность обеспечить защиту электронных баз от несанкционированного доступа, потери данных и кибератак.

Практические рекомендации для работодателей

Определить ответственное лицо – назначить сотрудника (обычно из отдела кадров), который будет вести журнал учёта и контролировать доступ к хранилищу.
Выбрать место хранения – в зависимости от численности персонала и объёма документов: сейф/металлический шкаф для небольших компаний, специальное помещение или обособленное подразделение для крупных предприятий.
Обеспечить защиту от внешних воздействий – проверить класс огнеупорности сейфа, наличие вентиляции и защиты от влаги.
Вести журнал учёта – фиксировать каждый приход/выдачу трудовой книжки с подписями и датами.
Проводить периодические проверки – не реже одного раза в квартал проверять наличие и состояние книжек, актуальность журналов.
Обучать персонал – инструктировать ответственных сотрудников о правилах обращения с документами строгой отчётности и о действиях в случае ЧП (пожар, затопление).
Учитывать переход на ЭТК – при наличии возможности перевести сотрудников на электронный формат, обновить внутренние регламенты и обеспечить обучение работе с личным кабинетом СФР.

Хранение трудовых книжек – важная часть кадровой документации, требующая соблюдения законодательных норм и обеспечения надёжной защиты от повреждений и несанкционированного доступа. Несмотря на отмену конкретного постановления № 359, принципы размещения книжек в сейфах, металлических шкафах или специально оборудованных помещениях остаются актуальными. Сроки хранения невостребованных экземпляров составляют 50–75 лет в зависимости от даты увольнения, а за нарушение правил предусмотрена административная и материальная ответственность.

С развитием электронной трудовой книжки часть обязанностей по хранению сместилась в сферу информационной безопасности, однако базовые требования к сохранности и конфиденциальности документов остаются неизменными. Следуя представленным рекомендациям, работодатель сможет минимизировать риски, избежать штрафов и обеспечить прозрачное ведение кадрового учёта.