С 1 сентября 2021 года вступили в силу новые Правила ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённые приказом Минтруда России от № 320н. Эти правила изменили подход к оформлению и использованию вкладышей в трудовые книжки. Многие работодатели и бухгалтеры до сих пор сомневаются: обязательно ли вшивать вкладыш? Как правильно его оформить? Где ставить штамп? В этой статье, полная‚ проверенная и актуальная на 2026 год инструкция с образцами и разъяснениями Роструда.

Когда требуется вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк‚ который используется для продолжения записи данных о трудовой деятельности работника‚ если в основной трудовой книжке закончилось место для заполнения.

Согласно пункту 38 Правил № 320н‚ вкладыш оформляется только в случае‚ когда полностью заполнены все графы одного из разделов трудовой книжки:

• Раздел I — «Сведения о работнике» (ФИО‚ дата рождения‚ образование и т.д.);
• Раздел II, «Сведения о работе» (приемы‚ увольнения‚ переводы);
• Раздел III — «Сведения о наградах и поощрениях» (если используется).

Важно! Вкладыш не оформляется‚ если есть свободное место даже на одной строке. Также не требуется заранее «запасать» вкладыши, они выдаются только при необходимости.

Обязательно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?

Нет‚ вшивание вкладыша в трудовую книжку не является обязательным требованием!

Это ключевой момент‚ который часто неправильно понимают. Согласно пункту 32 Правил № 320н:

«Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки‚ но законодательство не устанавливает обязательного требования к его вшиванию в трудовую книжку».

Таким образом‚ работодатель может:

• вшить вкладыш в трудовую книжку (традиционный способ);
• прикрепить вкладыш с помощью скрепки‚ зажима или вложить в прозрачный файл;
• хранить отдельно‚ но с обязательным указанием в трудовой книжке реквизитов вкладыша.

Роструд в своих разъяснениях на сайте onlineinspekciya.ru подчеркивает: «Главное — чтобы вкладыш был связан с трудовой книжкой и не терялся. Форма крепления не регламентирована».

Как правильно оформить вкладыш: пошаговая инструкция

Оформление вкладыша, это строго регламентированный процесс. Он должен соответствовать правилам‚ установленным для трудовой книжки.

Шаг 1: Заполнение титульного листа вкладыша

Перед тем как вшивать или прикреплять вкладыш‚ его необходимо правильно заполнить. Титульный лист вкладыша содержит следующие реквизиты:

1. Серия и номер вкладыша — указываются в соответствии с серийным номером‚ присвоенным при изготовлении (например: 78 № 1234567).
2. ФИО работника — полностью‚ как в трудовой книжке.
3. Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ.
4. Дата выдачи вкладыша, дата‚ когда он был оформлен работодателем.
5. Наименование организации — полное наименование работодателя.
6. Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) и печать организации (если есть).

Образец заполнения титульного листа вкладыша:

Шаг 2: Внесение записей в вкладыш

После заполнения титульного листа вкладыша‚ в него вносятся новые записи о трудовой деятельности работника, такие же‚ как в основной трудовой книжке:

• Прием на работу (дата‚ должность‚ основание);
• Переводы на другую работу;
• Увольнения;
• Награды и поощрения.

Записи оформляются в строгом соответствии с Правилами № 320н: чётко‚ без сокращений‚ с указанием номера и даты приказа‚ с подписью ответственного лица и печатью.

Шаг 3: Указание на вкладыш в трудовой книжке

Это обязательный этап‚ независимо от того‚ вшит вкладыш или прикреплён отдельно.

На последней странице трудовой книжки (в разделе II или III‚ где закончилось место) делается запись:

«Вкладыш выдан» — с указанием серии‚ номера и даты выдачи.

Образец записи:

Вкладыш выдан: серия 78‚ № 1234567‚ от

Эта запись должна быть подписана ответственным лицом (кадровиком или руководителем) и скреплена печатью организации.

Шаг 4: Крепление вкладыша к трудовой книжке

Как уже отмечалось‚ вшивание не обязательно. Однако если работодатель решает вшить вкладыш‚ рекомендуется следующий порядок:

1. Поместите вкладыш в конец трудовой книжки — после последней записи.
2. Сшейте вкладыш с трудовой книжкой по левому краю (как в оригинальной книжке), используйте прочную нить‚ не менее 3-х стежков.
3. На внутренней стороне титульного листа трудовой книжки (или на первой странице раздела II) поставьте штамп или надпись: «Выдан вкладыш» с реквизитами.

Важно! Не вшивайте вкладыш в середину книжки — это нарушает хронологию и затрудняет проверку.

Где ставить штамп «Выдан вкладыш»?

Роструд рекомендует ставить отметку на странице‚ где указаны серия и номер трудовой книжки‚ а также ФИО работника, то есть на внутренней стороне титульного листа.

Это обеспечивает:

• Прозрачность документа;
• Легкость проверки при трудоустройстве;
• Соответствие требованиям государственных инспекций.

Пример штампа:

Выдан вкладыш
Серия 78‚ № 1234567
Дата выдачи:
________________________
(подпись) С.И. Петрова
(печать)

Сколько вкладышей можно оформить?

Законодательство не устанавливает предельного количества вкладышей. Если вкладыш заполнен, оформляется следующий‚ и т.д..

Каждый новый вкладыш оформляется по тем же правилам‚ и в трудовой книжке делается запись о каждом из них:

«Выдан вкладыш: серия 78‚ № 1234567‚ от »
«Выдан вкладыш: серия 78‚ № 1234568‚ от »

Все вкладыши должны храниться вместе с трудовой книжкой и передаваться работнику при увольнении.

Что делать при увольнении?

При увольнении работника работодатель обязан:

• Выдать ему всю трудовую книжку вместе со всеми вкладышами;
• Убедиться‚ что все записи в трудовой книжке и вкладышах подписаны и скреплены печатью;
• Сделать запись в трудовой книжке о последнем месте работы и причине увольнения;
• Проверить‚ что все вкладыши пронумерованы и указаны в записях.

Если вкладыш не прикреплён‚ работодатель должен предоставить его отдельно с письменным уведомлением: «Вкладыш № 1234567 является неотъемлемой частью трудовой книжки».

Частые ошибки и как их избежать

1. Ошибка: Вшивание вкладыша до заполнения основной книжки.
   Правильно: Вкладыш оформляется только при полном заполнении раздела.
2. Ошибка: Не указаны реквизиты вкладыша в трудовой книжке.
   Правильно: Обязательно сделайте запись «Выдан вкладыш» с сериями и датами.
3. Ошибка: Использование самодельных бланков вкладышей.
   Правильно: Вкладыши должны быть изготовлены по утверждённой форме (можно заказать в типографии с лицензией на печать бланков строгой отчётности).
4. Ошибка: Печать не ставится на вкладыш или на запись.
   Правильно: Печать обязательна‚ если организация её использует.

• Вкладыш — это неотъемлемая часть трудовой книжки‚ но вшивать его не обязательно.
• Оформлять вкладыш нужно только при полном заполнении одного из разделов трудовой книжки.
• Обязательно указывайте реквизиты вкладыша в трудовой книжке, это требование закона.
• Вкладыши могут быть прикреплены скрепкой‚ зажимом или вшиты — выбор за работодателем.
• Количество вкладышей не ограничено.
• Все вкладыши должны храниться вместе с трудовой книжкой и передаваться работнику при увольнении.

Соблюдение этих правил поможет избежать претензий со стороны трудовой инспекции и обеспечит юридическую чистоту трудовых отношений. Помните: главное, не форма крепления‚ а полнота‚ точность и сохранность информации.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Основано на Приказе Минтруда РФ № 320н от ‚ разъяснениях Роструда и официальных письмах Минтруда.