В 2026 году вопрос оформления и выдачи трудовой книжки остаётся актуальным. Многие организации переходят на электронную трудовую книжку (ЭТК), однако у некоторых сотрудников по‑прежнему остаётся бумажный экземпляр в их руках. Ниже собраны ключевые положения, регулирующие этот процесс, а также практические рекомендации для работодателей.
Виды трудовой книжки и их статус
- Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, который ведётся в бумажном виде.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, в который вносятся сведения о трудовой деятельности сотрудника.
- С 2021 года переход на ЭТК не обязателен. Каждый работник может самостоятельно выбрать формат.
Когда бумажная книжка уже не ведётся?
Если сотрудник после 2021 года перешёл на ЭТК, его бумажная трудовая книжка выдаётся на руки и больше не обновляется. В этом случае в ЭТК заносятся все сведения, касающиеся текущей трудовой деятельности.
Как правильно оформить переход на электронную форму
- Работник подаёт заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки.
- Работодатель в течение 5 календарных дней (с даты получения заявления) оформляет запись о переходе на ЭТК в бумажной книжке.
- После этого выдаётся копия бумажной книжки на руки работнику.
- Все сведения о трудовой деятельности заносятся в ЭТК в ПФР.
Обязанности работодателя
- Оперативно (не позднее следующего рабочего дня) сообщать в СФР о приёме нового сотрудника и о его отказе от бумажной формы.
- Вести запись о переходе в бумажной книжке и выдать её работнику.
- Сохранять копию заявления и второй экземпляр описи вложения, если выдача производится ценным письмом.
Выдача трудовой книжки на руки
Согласно Инструкции по выдаче трудовой книжки, работодатель обязан:
- Выдать оригинал (или дубликат) в течение 5 дней с даты подачи письменного заявления работника.
- Получить от сотрудника расписку о получении документа.
- При необходимости оформить дубликат (например, при утере оригинала).
Особенности при увольнении в 2025‑2026 годах
Если сотрудник уже использует ЭТК и отказывается получать форму СТД‑Р, работодатель может:
- Отправить форму СТД‑Р ценным письмом с описью вложения.
- Не хранить оригинал в офисе, кроме как в платежных документах.
Права и обязанности сотрудника
Сотрудник, у которого трудовая книжка находится на руках, имеет следующие права:
- Требовать выдачу оригинала (или дубликата) в случае потери или повреждения.
- Подать заявление о переходе на электронную форму в любой момент.
- Требовать от работодателя подтверждения факта выдачи (расписка).
При этом работодатель не несет ответственности за невыдачу книжки, если она уже находится в распоряжении сотрудника.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли выдавать оригинал бумажной трудовой книжки? Да, но только после получения письменного заявления работника и подписания расписки.
- Сколько дней нужно, чтобы выдать книжку? Не более 5 календарных дней с момента подачи заявления.
- Что делать, если сотрудник отказывается от получения книжки? В этом случае работодатель может отправить её ценным письмом или оформить дубликат.
- Нужно ли хранить бумажную книжку после перехода на ЭТК? Нет, после выдачи на руки она перестаёт вестись, но её копию можно сохранить для внутренних целей.
Наличие трудовой книжки на руках у сотрудника – это не просто формальность, а важный документ, подтверждающий трудовую деятельность. При переходе на электронную форму необходимо соблюдать установленные сроки и процедуры, а также оформить все необходимые записи и расписки. Соблюдение этих требований позволяет избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность отношений между работодателем и сотрудником.
Для более детального ознакомления с образцами заявлений и формами рекомендуется обратиться к официальным источникам: КонсультантПлюс, СФР, а также к специализированным сервисам, таким как Е-Офис 24.