В 2026 году в России вступили в силу обновленные требования к оформлению копий трудовой книжки‚ заверенных работодателем․ Эти правила заданы в статье 62 Трудового кодекса РФ и уточнены в нормативных актах‚ опубликованных в «Практической бухгалтерии» и «КонсультантПлюс»․ Ниже вы найдёте подробный разбор новых требований‚ пошаговый чек‑лист оформления и образцы надписей․
Кому нужна заверенная копия трудовой книжки?
- При открытии банковского счёта и оформлении ипотечного кредита․
- Для получения государственных льгот (пенсии‚ пособия‚ субсидии)․
- При смене работодателя: новый работодатель требует подтверждение стажа․
- Для участия в конкурсах‚ государственных и муниципальных закупках․
- При оформлении визы и миграционных документов;
Когда необходимо заверение копии?
Копия считается заверенной‚ если она содержит надпись «Работает по настоящее время» (или «Работает по настоящее время» в зависимости от контекста) и подпись/печать лица‚ уполномоченного работодателем․ Важно‚ чтобы надпись была сделана на последней заполненной странице копии‚ а не на каждой странице․
Кто может заверять копию?
В соответствии с новыми правилами‚ заверяющим может быть:
- Кадровый работник (HR‑специалист) с должностью‚ указанной в компании․
- Директор‚ заместитель директора‚ начальник отдела кадров․
- Лицо‚ имеющее официальное доверенность от работодателя․
Подпись должна быть с расшифровкой должности и печать работодателя (если имеется)․ Печатная подпись допускается только при наличии печати․
Шаги по заверению копии трудовой книжки
- Подготовка оригинала – убедитесь‚ что в оригинальной трудовой книжке все записи актуальны и корректны․
- Сканирование/копирование – сделайте копию последней страницы‚ где будет размещена надпись․ Копия должна быть чёткой‚ без искажений․
- Надпись – на свободной графе последней страницы пишем: «Работает по настоящее время» (если работник продолжает трудиться) или «Работает по настоящее время» (если работник уволился‚ но копия сохраняется)․
- Подпись и печать – подпись лица‚ заверяющего‚ с указанием должности и даты․ Если у работодателя есть печать‚ ставим её рядом с подписью․
- Сохранение оригинала – копия должна храниться в отделе кадров и быть доступной для проверки по запросу․
Образцы надписей
Ниже приведены шаблоны надписей‚ которые можно использовать в зависимости от ситуации․
- Для работающего сотрудника:
Работает по настоящее время - Для сотрудника‚ уволившегося‚ но копия сохраняется:
Работал по настоящее время (указание даты увольнения) - Для временного сотрудника (первый день работы):
Работает по настоящее время‚ с г․
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильная дата – всегда указывайте точную дату заверения․
- Отсутствие печати – если печати нет‚ подпись должна быть от руки и с расшифровкой должности․
- Надпись на неверной странице – надпись должна быть на последней заполненной странице․
- Неполный комплект – копия должна содержать все страницы‚ включая пустые․
Что изменилось в 2026 году?
Основные нововведения:
- Уточнено‚ что надпись «Работает по настоящее время» должна быть размещена только на последней заполненной странице․
- Добавлена возможность использовать электронную подпись‚ если работодатель имеет соответствующую систему․
- Обновлены требования к печати: печать должна быть полная и располагаться рядом с подписью․
- Установлена обязательная проверка копии при передаче её в государственные органы․
Как проверить‚ что копия заверена правильно?
- Проверьте наличие надписи «Работает по настоящее время»․
- Убедитесь‚ что подпись и печать находятся рядом и соответствуют данным работодателя․
- Проверьте‚ что дата заверения совпадает с датой последней записи в оригинальной трудовой книжке․
- Сравните копию с оригиналом – все страницы должны быть видны․
Где можно получить образцы и шаблоны?
Образцы и официальные формы доступны в:
- «КонсультантПлюс» – раздел «Трудовая книжка» (2026‑2025‑2024)․
- «Практическая бухгалтерия» – выпуск № 11 2024 г․
- Сайт налоговой службы – раздел «Образцы документов»․
Правильное заверение копии трудовой книжки – важный шаг для любого сотрудника и работодателя; Соблюдение новых правил гарантирует‚ что копия будет признана действительной в государственных органах‚ банках и других учреждениях․ Следуйте чек‑листу‚ используйте официальные образцы и не забывайте о точности даты и подписи․
Если у вас возникли вопросы‚ обратитесь в отдел кадров вашей организации или к специалисту в «КонсультантПлюс»․