Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий факт работы гражданина и его стаж. Именно записи в ней формируют будущие пенсионные права; Как отмечают эксперты, ошибки в трудовой книжке могут привести к уменьшению размера пенсии или вовсе к ее отсрочке, так как записи в документе формируют основные данные для расчета стажа. Поэтому к ведению этого документа требуется предельно внимательное отношение.
Одним из частых вопросов, возникающих при оформлении трудовой книжки, является вопрос о вклейке различных элементов: голограмм, вкладышей, фотографий и выписок. Давайте разберемся подробно, куда и что именно нужно наклеивать или вклеивать в трудовую книжку согласно правилам и разъяснениям Роструда.
Голограмма: куда наклеивать и зачем она нужна?
Голограмма, это защитный знак, который выдается вместе с бланком трудовой книжки. Ее основная цель — защита документа от подделки. Однако вокруг ее наклейки всегда возникает много споров.
Куда именно наклеивать голограмму?
Строгих законодательных указаний о месте расположения голограммы нет, но существует общепринятая практика, подтвержденная неофициальными разъяснениями Роструда:
- На обложку трудовой книжки (снаружи) — в левом верхнем углу.
- На страницу с печатью — голограмма наклеивается поверх печати работодателя (при увольнении работника по собственному желанию или по иным основаниям) на ьном листе или на вкладыше. Печать должна располагаться поверх подписи работника и подписи лица, ответственного за выдачу трудовой книжки.
Важные правила наклейки голограммы:
- Голограмма наклеивается один раз. Если она была наклеена криво, отклеивать и переклеивать ее нельзя — она разрушится, что будет выглядеть как порча документа.
- Наклейка голограммы не является обязательной. Если вы сомневаетесь, лучше вообще не наклеивать голограмму. Отсутствие голограммы не делает трудовую книжку недействительной.
Вкладыш в трудовую книжку: как правильно вклеить?
Трудовая книжка имеет ограниченное количество страниц для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Если эти страницы заканчиваются, вшивать новый бланк трудовой книжки нельзя, необходимо использовать специальный вкладыш.
Особенности оформления вкладыша:
- Вкладыш именно вшивается, а не наклеивается. Он подшивается в самый конец трудовой книжки (между последней страницей и обложкой) суровыми нитками.
- Вкладыш оформляется отдельно: на его ьном листе ставятся фамилия, имя, отчество работника, дата его рождения, а также ставится печать работодателя и подпись ответственного лица.
- На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается запись: «Выдан вкладыш серии АТ-III No 1234567», которая заверяется подписью работодателя и печатью.
Фотографии и выписки из приказов
Иногда возникает необходимость вклеить фотографию (если она отклеилась со временем) или дополнительные документы.
- Фотография на ьном листе. Если фотография отклеилась, ее необходимо аккуратно наклеить на прежнее место с помощью клея. Недопустимо использовать скотч или степлер, так как это портит документ и делает его недействительным.
- Выписки из приказов. В трудовую книжку не нужно наклеивать или вшивать выписки из приказов. Все необходимые данные (дата приема, перевода, увольнения) вносятся от руки в соответствующие разделы. Если в трудовой книжке не хватает места, заводится вкладыш, о котором сказано выше.
Исправление ошибок: что нельзя наклеивать!
Ошибки в записях трудовой книжки могут привести к тому, что из-за них могут неправильно начислить пенсию. Как подчеркивают эксперты (включая Виноградова), ошибки в трудовой книжке могут привести к проблемам с подтверждением стажа.
Категорически запрещено:
- Наклеивать поверх ошибочных записей полоски бумаги, корректор (штрих-белый) или заклеивать ошибки скотчем.
- Зачеркивать записи в разделе «Сведения о работе» (зачеркивать можно только персональные данные на ьном листе с обязательной ссылкой на документ-основание).
Ошибочная запись признается недействительной путем внесения следующей записи: «Запись за номером таким-то недействительна», после чего вноситься правильная запись.
Резюме
Трудовая книжка, документ строгой отчетности. Любые наклейки и вклейки должны производиться с максимальной осторожностью:
- Голограмма — наклеивается на печать или в угол обложки (необязательно, но если клеить — то один раз и навсегда).
- Вкладыш — не наклеивается, а вшивается в конец книжки с обязательной записью на обложке.
- Фотография — аккуратно наклеивается на свое место клеем, без скотча.
- Исправления — никаких наклеек и корректоров, только зачеркнутые данные (на ьном листе) или признание записи недействительной (в разделе о работе).
Правильное применение этих правил, как поясняет Роструд, поможет избежать проблем при оформлении пенсии и гарантирует, что стаж и все изменения (переводы, увольнения и прием на работу) будут документально зафиксированы корректно.