В 2026 году процесс оформления трудовых отношений претерпел значительные изменения из-за повсеместного внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). Ситуация‚ когда новый сотрудник приносит работодателю новую бумажную трудовую книжку‚ встречается все реже‚ но требует четкого понимания законодательства‚ чтобы избежать ошибок.
Ниже представлен подробный разбор действий кадровика и работодателя в различных ситуациях‚ связанных с предоставлением работником нового бланка трудовой книжки.
Кому и когда выдается новая бумажная трудовая книжка?
С 1 января 2021 года для работников‚ впервые поступающих на работу‚ бумажные трудовые книжки не оформляются. Для них ведется только электронная трудовая книжка.
Новый бумажный бланк может появиться у работодателя на руках в двух основных случаях:
Утеря предыдущей книжки: Работник потерял свой документ и написал заявление о выдаче новой (или дубликата‚ если потеря произошла у работодателя‚ но чаще при утере работником оформляется новая с соответствующей записью).
Закончился старый бланк: Если у работника закончились страницы в старой книжке‚ ему выдается новый бланк‚ куда переносятся данные или продолжается ведение записей (хотя в 2026 году приоритет отдаеться электронным данным).
> Важно: Если работник ранее выбрал ведение бумажной трудовой книжки‚ работодатель обязан вести ее параллельно с электронной. Если работник не подавал заявления о выборе бумажной версии до конца 2020 года (или является новичком после этой даты)‚ бумажная книжка ему не положена‚ даже если он ее принес.
Алгоритм действий при приеме новой трудовой книжки
Если работник предоставил новый бланк трудовой книжки (например‚ взамен утерянной)‚ работодатель должен действовать строго по инструкции.
Шаг 1: Получение заявления от работника
Для получения новой бумажной трудовой книжки сотрудник должен представить работодателю письменное заявление. В заявлении необходимо указать причины отсутствия документа (например‚ утеря). Без этого заявления выдавать или заводить новый бланк нельзя.
Шаг 2: Внесение записи в новую трудовую книжку
В новой трудовой книжке необходимо сделать первую запись‚ которая фиксирует факт выдачи бланка работнику. Запись вносится следующим образом:
- Графа 1: Ставится порядковый номер вносимой записи.
- Графа 2: Указывается дата выдачи трудовой книжки на руки.
- Графа 3: Делается запись следующего содержания:
> «Подано письменное заявление (Ф. И. О. работника) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ)».
- Графа 4: Указывается документ-основание (заявление работника) с указанием его даты и номера регистрации.
Шаг 3: Регистрация в журнале учета
Соответствующую пометку обязательно нужно сделать в журнале учета движения трудовых книжек.
- В графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» работник ставит свою подпись.
- Текст записи в журнале должен соответствовать записи в трудовой: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности…».
Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК) в 2026 году
Даже если работник принес новую бумажную книжку‚ основной массив данных в 2026 году ведется в электронном виде.
Если работник согласен на ЭТК
Если у нового сотрудника есть бумажная трудовая (даже новая)‚ но он согласен перейти на электронный формат (или не подавал заявления о сохранении бумажной ранее):
Работодатель не вносит записи о приеме на работу в бумажную книжку (если только работник явно не настаивает на ведении бумажной версии на основании поданного ранее заявления).
Формируется отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1 «Кадровые мероприятия») и отправляется в Социальный фонд России (СФР).
Сотрудник может получить выписку о стаже по формам СТД-Р (от работодателя) или СТД-СФР (из фонда).
Если работник выбрал бумажную версию
Если работник ранее подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки:
- Работодатель обязан вносить данные одновременно в бумажный и электронный formats.
- Запись о приеме на работу вноситься в новую трудовую книжку по общим правилам (с указанием должности‚ даты‚ приказа).
- Сведения дублируются в отчете ЕФС-1.
Частые вопросы и нюансы
Что делать‚ если работник потерял трудовую и просит новую?
Работодатель обязан выдать работнику новый бланк трудовой книжки (или дубликат‚ в зависимости от конкретной ситуации и наличия старой)‚ но только после получения письменного заявления с указанием причин отсутствия документа. В новую книжку вносится запись о стаже на основании имеющихся копий приказов или справок от предыдущих работодателей‚ если работник их предоставит. Если документов нет — запись о прошлом стаже не вносится‚ книжка заполняется только с текущей даты.
Можно ли в 2026 году оформить бумажную трудовую впервые?
Нет. Лицам‚ впервые поступающим на работу после 1 января 2021 года‚ бумажные трудовые книжки не заводятся. Информация об их трудовой деятельности формируется только в электронном виде. Если такой работник принес где-то приобретенный бланк‚ работодатель не имеет права его заполнять;
Как быть с хранением?
Бумажные трудовые книжки хранятся у работодателя как документы строгой отчетности. При увольнении работника запись в трудовой заверяется‚ и книжка выдается на руки в день увольнения. В журнале учета делается отметка о выдаче.
Появление новой трудовой книжки у работника в 2026 году — это сигнал для кадровика проявить внимательность. Главное правило: нет заявления, нет новой книжки. Все действия по выдаче бланка‚ внесению записей о его выдаче и последующему оформлению стажа должны быть зафиксированы документально и отражены в отчете ЕФС-1.
Помните‚ что приоритетным форматом учета стажа остается электронный. Бумажная трудовая книжка сохраняется только для тех‚ кто своевременно изъявил такое желание‚ либо выдается взамен утерянной по заявлению работника. Соблюдение этих правил защитит компанию от штрафов и претензий со стороны контролирующих органов.