Сегодня актуальность вопроса о правильном оформлении записей в трудовой книжке остаётся высокой. Особенно часто возникают сомнения при увольнении по сокращению штата или численности: можно ли использовать сокращения типа «п.», «ч.», «ст.», «РФ» и т.п.? Ниже – подробный разбор нормативных требований, примеров и возможных последствий для кадровика.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225) – содержит конкретные требования к заполнению разделов.
- Методические рекомендации органов труда и социальной защиты (КонсультантПлюс, Гарант.РУ, ЕИСОТ) – разъясняют допустимые и недопустимые сокращения.
Согласно пункту 5 Порядка ведения трудовых книжек, записи должны быть сделаны полностью, разборчиво и без сокращений, за исключением тех случаев, когда законодательством прямо допускается использование общепринятых сокращений (например, «г.» для года, «№» для номера).
Что считается сокращением в записи?
Сокращением считается замена любого слова или его части на буквенный или цифровой эквивалент, который не является общепринятым обозначением в официальных документах. К типичным примерам относятся:
- «п.» вместо «пункт»;
- «ч.» вместо «часть»;
- «ст.» вместо «статья»;
- «РФ» вместо «Российская Федерация»;
- «Пр.» вместо «Приказ»;
- «пер.» вместо «переведён» и т.д.
Как указано в материалах ЕИСОТ: «Нельзя писать Пр. вместо слова Приказ и Расп. вместо Распоряжение, пер. вместо переведен и т.д. Аналогично нельзя сокращать слова пункт, часть, статья и Трудовой кодекс Российской Федерации».
Допустимые сокращения (исключения)
В трудовой книжке допускаются только те сокращения, которые прямо указаны в нормативных актах или являются общепринятыми в делопроизводстве:
- «г.» – год;
- «№» – номер;
- «д.» – день (в дате, например, г.);
- «т.» – том (в редких случаях, когда указывается том нормативного акта).
Все остальные сокращения считаются ошибкой.
Примеры правильной и неправильной записи при увольнении по сокращению штата
Неправильная запись (с сокращениями)
Уволен по собственному желанию пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ.
В данной записи использованы два недопустимых сокращения:
- «пункт 3» → «п. 3»;
- «Трудового кодекса Российской Федерации» → «ТК РФ».
Правильная запись (полная форма)
Уволен по собственному желанию пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Или, если речь идёт об увольнении в связи с сокращением штата:
Уволен в связи с сокращением численности (штата) работников организации пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Последствия для кадровика при допущении ошибки
Если в трудовой книжке сделаны недопустимые сокращения, запись считается неправильной. Последствия могут быть следующими:
- Административная ответственность – согласно ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение правил ведения трудовых книжек) возможно наложение штрафа на должностное лицо от 1 000 до 5 000 рублей.
- Трудовые споры – работник может оспорить запись в суде, требуя её исправления, что приводит к дополнительным издержкам и репутационным потерям для организации.
- Необходимость исправления – ошибку следует исправить в соответствии с пунктом 6 Порядка ведения трудовых книжек: сделать новую запись с пометкой «Исправлено» и подписью ответственного лица.
Как отмечают эксперты КонсультантПлюс: «Неправильную запись в трудовой книжке можно исправить». Однако исправление возможно только до выдачи книжки работнику; после выдачи потребуется оформление дубликата или внесение исправления в виде отдельной записи с ссылкой на ошибочную.
Как исправить ошибку, если трудовая книжка уже выдана
- Составить запись об исправлении в разделе «Сведения о работе»:
- В графе 1 – следующий порядковый номер записи;
- В графе 2 – дата исправления;
- В графе 3 – формулировка: «Запись № [номер ошибочной записи] признана недействительной. Правильная запись выглядит так: […]»;
- В графе 4 – подпись уполномоченного лица и печать организации.
- Известить работника о внесении исправления (можно под расписку).
- При необходимости выдать дубликат трудовой книжки, если ошибка существенно искажает сведения о трудовой деятельности.
Рекомендации для кадровиков
- Всегда сверяйте запись с образцами, приведёнными в Порядке ведения и хранения трудовых книжек и в методических материалах органов труда.
- Используйте шаблоны записей, где уже прописаны полные формулировки (например, «Уволен в связи с сокращением численности (штата) работников организации п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ»).
- Перед выдачей трудовой книжки проводите двойную проверку: сначала кадровик, затем руководитель подразделения или юрист.
- При сомнении – не сокращайте. Лучше написать полностью, чем рискнуть получить штраф или судебный спор.
Сокращения в записях трудовой книжки допускаются только в строго ограниченных случаях (год, номер, день). Все остальные сокращения – включая «п.», «ч.», «ст.», «РФ» и аналогичные – считаются ошибкой и могут повлечь административную ответственность для кадровика и трудовые споры с работником. Следовательно, при оформлении записей об увольнении по сокращению штата или численности необходимо использовать полные формулировки, а в случае выявления неточностей – своевременно их исправлять согласно установленному порядку.
Соблюдение этих простых правил обеспечит корректность трудовых книжек, защитит организацию от штрафов и сохранит доверие сотрудников.