Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на глобальную цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему остается актуальным и требует строгого соблюдения правил учета, хранения и передачи. В этой статье мы подробно разберем, как правильно передавать трудовую книжку в различных ситуациях, кто за это отвечает и как оформить процедуру юридически грамотно.
Электронная и бумажная трудовая книжка: в чем разница при передаче?
С введением электронной трудовой книжки процесс передачи информации существенно упростился. Если раньше работнику приходилось каждый раз обращаться к работодателю за получением выписки или копии бумажной трудовой, то теперь любое заинтересованное лицо вправе напрямую обратиться в СФР (Социальный фонд России) для получения нужных сведений.
Это значительно экономит время и силы на сбор документов. Кроме того, положительным моментом является унифицированная форма для передачи информации в СФР (ЕФС-1, СЗВ-ТД), что стандартизирует процесс для всех работодателей.
Однако бумажная трудовая книжка не отменена. Если работник не перешел полностью на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести бумажный вариант и соблюдать строгие правила его передачи.
Назначение ответственного лица
Весь процесс хранения и передачи бумажных трудовых книжек контролируется назначенным сотрудником. Согласно пункту 45 Правил, утвержденных Постановлением Правительства от № 225, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работника работодатель назначает своим приказом (распоряжением).
Обычно такая ответственность ложится на плечи кадровика, бухгалтера или офис-менеджера. Если ответственный сотрудник увольняется или переводится на другую должность, необходимо корректно передать все документы.
Внутренняя передача: акт приема-передачи
При смене ответственного лица (например, увольнение кадровика) передача трудовых книжек и вкладышей в них новому сотруднику обязательно должна производиться по акту приема-передачи.
Как составить акт?
- Акт составляется в произвольной форме, так как унифицированного бланка не существует.
- В документе необходимо указать количество трудовых книжек и вкладышей, а также их фактическое наличие.
- Отражаются данные о владельцах книжек (ФИО сотрудников).
- Акт подписывают оба лица: передающее и принимающее, а также руководитель организации.
Этот документ защищает нового сотрудника от ответственности за ошибки или утрату книжек, допущенные его предшественником.
Выдача трудовой книжки при увольнении
Самый частый случай передачи документа — увольнение работника. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день прекращения трудового договора.
Особенности оформления в 2026 году:
- Ознакомление под роспись: С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
- Подпись работника: В графе 13 трудовой книжки (или аналогичной в зависимости от бланка) может указываться: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ». Далее свою подпись ставит сотрудник при получении книжки на руки.
- Печать: Проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше, а также в случаях, предусмотренных абзацем первым пункта 35 Правил, остается обязательным требованием для тех работодателей, кто использует печати в своей деятельности.
Сложные ситуации при увольнении
- Смена заканчивается в нерабочее время: Если работник увольняется в последний день своей работы по графику, а смена заканчивается в 22:00 (когда отдел кадров уже не работает), выдача документа должна производиться в этот же день. Кадровику следует либо задержаться, либо передать документ ответственному лицу на рабочем месте (например, администратору), либо договориться с работником о выдаче чуть раньше в этот же день.
- Отправка по почте: Если работник подал письменное заявление о пересылке документа, работодатель имеет право отправить трудовую книжку почтой. Срок для отправки трудовой книжки по заявлению работника должен быть соблюден в разумные сроки.
- Отказ работника получить документ: В случае, если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, работодатель обязан составить Акт об отказе в получении трудовой книжки. Это защитит работодателя от штрафов за задержку выдачи.
Передача документа без участия уволенного лица
Иногда допускается передача документа и без участия уволенного лица. Самый частый и юридически значимый случай — смерть сотрудника.
В такой трагической ситуации работодатель обязан:
- Оформить трудовую книжку по всем правилам.
- Внести соответствующую запись о прекращении трудового договора в связи со смертью работника.
- Передать документ родственникам умершего (при предъявлении свидетельства о смерти и документов, подтверждающих родство).
Уничтожение невостребованных документов
Бывают случаи, когда уволенный сотрудник так и не забрал свою трудовую книжку, и переслать ее по почте невозможно. В таких ситуациях работодатель обязан хранить невостребованный документ в архиве предприятия в течение установленного законом срока (как правило, 50 лет); Если документ пришел в негодность или срок хранения истек, составляется Акт об уничтожении трудовой книжки.
Правила передачи трудовой книжки требуют внимательности и строгого документального оформления. Независимо от того, передаете ли вы документы внутри отдела при смене кадровика, выдаете ли их увольняемому сотруднику или родственникам умершего, каждый шаг должен подкрепляться подписями, актами и заявлениями. Помните, что своевременная и правильная выдача трудовой книжки — это не только обязанность работодателя, но и гарантия отсутствия судебных исков и штрафов со стороны контролирующих органов.