Правила по заполнению‚ ведению и хранению трудовых книжек
Инструкция по заполнению трудовых книжек

Трудовая книжка — один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовой стаж работника.
Нарушения в её заполнении могут привести к проблемам при переходе на новый трудовой договор‚ при расчёте пенсии и других социальных выплатах.
Ниже приведена подробная инструкция‚ основанная на актуальном законодательстве РФ (Приказ Минтруда России от  № 320н‚ Постановление Правительства РФ № 225/2003‚ Постановление Правительства РФ № 132/2008 и др.).

Общие положения

• Трудовая книжка оформляется в соответствии с формой‚ утверждённой приказом Минтруда России от  № 320н.
• Книга должна быть пронумерована‚ прошнурована и храниться в надёжном месте‚ защищённом от влаги‚ огня и прямого солнечного света.
• За хранение и целостность документа отвечает работодатель. При увольнении работник получает копию последнего листа (выписку).
• В случае утраты‚ кражи или повреждения работодатель обязан оформить дубликат в порядке‚ установленном приказом Минтруда.

Заполнение трудовой книжки

ьный лист (первый лист)

1. На ьном листе указывается:
   • ФИО работника
   • Дата рождения
   • Дата выдачи трудовой книжки
   • Номер книжки (если применимо)
2. После заполнения работник подписывает ьный лист своей подписью.
3. Затем подписывает ьный лист лицо‚ ответственное за выдачу трудовых книжек (например‚ руководитель отдела кадров). После подписи ставится печать организации (печать кадровой службы)‚ если печать имеется.
4. Дата заполнения указывается цифрами (число и год)‚ месяц пишется прописью.

Записи о приёме на работу

• В столбце 3 указывается дата приёма‚ а в столбце 4 — должность (или должности) и место работы.
• В столбце 5 — сведения о форме занятости (полная‚ неполная‚ совместительство).
• В столбце 6 — сведения о заработной плате (если это необходимо).
• В столбце 7 — сведения о стаже (если работник уже имеет стаж в другой компании).
• Под записью ставится копия приказа о приёме (или справка от работодателя) в виде вложения‚ но подписи и печати под записью не ставятся.

Записи об увольнении (прекращении трудового договора)

• В столбце 3 указываеться дата увольнения.
• В столбце 4 — причина увольнения (конец срока‚ сокращение‚ добровольное увольнение‚ перевод и т.д.).
• В столбце 5 — сведения о форме увольнения (если применимо).
• В столбце 6 — сведения о выплатах (если применимо).
• В столбце 7 — сведения о стаже‚ если он заканчивается.

Перевод работника в другую организацию

• В записи указывается дата перевода‚ новая должность и место работы.
• В столбце 5 — сведения о форме занятости.
• В столбце 6 — сведения о заработной плате.
• В столбце 7 — сведения о стаже‚ если он продолжается.

Дубликат трудовой книжки

1. При оформлении дубликата в ьном листе указывается дата заполнения дубликата.
2. Подписывают дубликат работник и лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек.
3. После подписей ставится печать организации.
4. Дубликат должен содержать все записи‚ которые были в оригинальной книге до момента её утраты.

Исправление ошибок в трудовой книжке

• При обнаружении ошибки в записи работник обращается в отдел кадров.
• В отделе оформляется приказ об исправлении (или приказ о внесении изменений).
• В трудовой книжке в том же месте‚ где была ошибка‚ ставится запись «Исправлено» с датой исправления‚ подписью руководителя и печатью организации.
• В случае существенных ошибок (например‚ неверный стаж) может потребоваться дополнительная справка от работодателя.

Хранение трудовой книжки

• Книга хранится в защищённом месте (бокс‚ сейф‚ архив).
• При переводе работника в другую организацию копия последнего листа передаётся новому работодателю.
• При увольнении работник получает копию последнего листа‚ а оригинал остаётся у работодателя.
• В случае утраты‚ кражи или повреждения работодатель обязан оформить дубликат в течение 30 дней.

Практические рекомендации

• Проверяйте каждый столбец перед подписанием: даты‚ должности‚ стаж‚ форма занятости.
• Сохраняйте копии всех приказов и справок‚ относящихся к трудовой книжке.
• Обучайте сотрудников отдела кадров правилам заполнения‚ чтобы избежать ошибок.
• Периодически проводите внутренний аудит трудовых книжек.

Пример заполнения трудовой книжки (2026 г.)

ьный лист

Запись о приёме на работу

…

Трудовая книжка — не просто бумажный документ‚ а юридически значимый инструмент‚ подтверждающий трудовой стаж и права работника. Соблюдение правил заполнения‚ ведения и хранения обеспечивает законность трудовых отношений и защищает интересы как работодателя‚ так и сотрудника. Следуйте приведённой инструкции‚ и вы избежите ошибок‚ которые могут обернуться юридическими и финансовыми рисками.