Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых значимых изменений в трудовом законодательстве. С 2020 года работодатели обязаны регулярно передавать информацию о кадровых событиях своих сотрудников в Пенсионный фонд. В этой статье мы подробно разберем, как, когда и в каком порядке происходит подача сведений о трудовых книжках в ПФР, какие формы отчетов существуют и как сотрудникам получить информацию о своем стаже.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Она позволяет сохранить полную информацию о трудовой деятельности работника в базе данных Пенсионного фонда России. С 26 апреля 2020 года постановлением Правительства РФ № 590 были установлены новые сроки и правила представления сведений о трудовой деятельности, на основе которых и формируются ЭТК россиян.
Обязанности работодателя: когда подавать сведения
Отчет по электронным трудовым книжкам формируется каждый раз, когда в кадровом составе предприятия происходят изменения. Работодатель обязан передавать данные в ПФР при следующих событиях:
- Прием на работу нового сотрудника;
- Увольнение работника;
- Перевод на другую постоянную работу;
- Подача работником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки;
- Подача работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку и предоставлении сведений о трудовой деятельности;
- Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или квалификации.
При наступлении любого из этих кадровых событий (например, при переводе на другую постоянную работу) работодателю необходимо:
- Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору;
- Издать соответствующий приказ;
- Внести запись в бумажную трудовую книжку (в случае ее ведения по заявлению работника);
- Передать в ПФР сведения о трудовой деятельности.
Сроки предоставления сведений в ПФР
Сроки сдачи отчетности зависят от типа кадрового мероприятия:
- Прием и увольнение: не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
- Перевод и подача заявлений о выборе формы трудовой книжки: не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие.
Формы отчетности: СЗВ-ТД и ЕФС-1
Для передачи сведений о трудовой деятельности работодатели используют унифицированные формы. Основной формой для передачи данных об ЭТК является СЗВ-ТД. С 2023 года эта форма включена в состав единой формы ЕФС-1 (Единый фонд сведений). При заполнении отчета важно корректно указывать дату подачи заявления работником о выборе способа ведения трудовой книжки в соответствующей строке.
Способы подачи сведений в ПФР
Работодатели (страхователи) могут предоставлять сведения о трудовой деятельности несколькими способами:
- Через кабинет страхователя на официальном сайте ПФР;
- Через специализированного оператора связи (по телекоммуникационным каналам связи — ТКС). Для этого страхователю необходимо отправить по ТКС Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР (форма ЗПЭД);
- Обратившись в клиентскую службу территориального органа ПФР (лично).
Как сотруднику получить выписку из ЭТК
Вся нужная информация о трудовом стаже содержится в базе ПФР, поэтому при необходимости сотруднику не обязательно тратить время на получение сведений у работодателя. Получить выписку можно самостоятельно;
Форма СТД-ПФР (Сведения о трудовой деятельности, представляемые из информационных ресурсов ПФР) отражает стаж работника со всех мест работы. Получить ее можно следующими способами:
- В электронном виде: через Личный кабинет на сайте ПФР или на Едином портале госуслуг. Для этого достаточно иметь доступ к сети интернет. Электронную выписку можно распечатать, отправить по электронной почте или сохранить на внешнем носителе информации.
- В виде бумажной выписки: обратившись в Многофункциональный центр (МФЦ) либо в районное Управление ПФР.
Корректировка сведений
Если в переданных данных была допущена ошибка, работодатель или сам работник могут подать заявление о корректировке сведений индивидуального (персонифицированного) учета. Сделать это можно:
- В личном кабинете на сайте ПФР;
- На Едином портале госуслуг.
Одновременно с заявлением представляется документ, удостоверяющий личность, а при необходимости — документы, подтверждающие правильные данные о стаже или работе.
Своевременная и оперативная подача сведений о трудовых книжках в ПФР — это важная обязанность каждого работодателя. Соблюдение сроков и правильное заполнение форм (СЗВ-ТД / ЕФС-1) гарантирует корректное формирование электронных трудовых книжек сотрудников, что в будущем обеспечит им беспроблемное назначение пенсий и социальных выплат. А для самих работников сегодня созданы все условия для удобного и быстрого получения информации о своем стаже в режиме онлайн.