В 2026 году система оформления трудовых отношений в России продолжает эволюционировать в сторону цифровизации․ Электронные трудовые книжки (ЭТК) становятся обязательным стандартом, однако бумажные книжки все еще встречаются․ Правильный прием и передача документов о трудовой деятельности — критически важная задача работодателя, от которой зависит соблюдение Трудового кодекса РФ и минимизация правовых рисков․ Данная статья объединяет актуальные правила, типичные ошибки и пошаговые инструкции․

Основные понятия: Бумажная vs․ Электронная трудовая книжка

С 1 января 2021 года ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) является обязательным для всех работодателей․ Однако сотрудники, уже имеющие бумажную книжку, могут продолжать ее использовать до ее заполнения или до окончания трудовых отношений․

• Бумажная трудовая книжка (ТК): физический документ, который работодатель обязан хранить и передавать работнику при увольнении․
• Электронная трудовая книжка (ЭТК): цифровая запись в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР)․ Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в СФР в обязательном порядке, даже если сотрудник письменно отказывается от ЭТК․

Прием на работу: как правильно оформить запись

Для бумажной трудовой книжки

При приеме на работу в раздел «Сведения о работе» вносятся записи на основании приказа (распоряжения) работодателя․

• Графа 1 (№ п/п): порядковый номер записи․
• Графа 2 (Дата): дата приема на работу (дата издания приказа)․
• Графа 3 (Наименование организации): полное наименование работодателя (например, ООО «Ромашка»)․
• Графа 4 (Основание): самый важный и часто ошибочный пункт․ Здесь указываются реквизиты основного документа, на основании которого вносится запись․

Для электронной трудовой книжки (ЭТК)

Процедура состоит из двух обязательных шагов:

1. Внесение записи в ЭТК через СФР:
   • Заполните форму ЕФС-1 (Единая форма сведений)․
   • В поле «Основание» укажите номер и дату вашего приказа о приеме․
   • Отправьте форму в СФР через электронные сервисы (например, через сайт или программное обеспечение)․
2. Информирование работника:
   • Работодатель обязан не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, передать сведения в СФР․
   • Сотруднику необходимо сообщить о создании (или продолжении ведения) его ЭТК․ При этом выдача бумажной книжки на руки не требуется, если она ранее не была оформлена․

Передача трудовой книжки при увольнении

В день увольнения (последний рабочий день) работодатель обязан передать работнику его документы․

С бумажной трудовой книжкой

• Вносится запись об увольнении с указанием основания (приказ об увольнении, ст․ ТК РФ)․
• Работник ставит свою подпись в графе 13 (Подпись работника) и дату получения․
• Если работник в день увольнения отсутствует или отказывается получить книжку, работодатель обязан направить ее заказным письмом с уведомлением о вручении (ч․ 6 ст․ 84․1 ТК РФ)․

С электронной трудовой книжкой

Процедура проще, но не менее ответственна:

1. Внесение записи об увольнении в ЭТК через СФР (аналогично приему, на основании приказа об увольнении)․
2. Уведомление работника о внесении записи․ Это можно сделать любым письменным способом (например, под роспись на копии приказа об увольнении, направлением письма на email, указанный в трудовом договоре)․
3. Если у сотрудника была бумажная книжка, ее необходимо изъять и уничтожить (порвать) с составлением соответствующего акта․ После перевода на ЭТК работодатель не обязан хранить бумажный носитель․

Акт приема-передачи трудовых книжек

При передаче бумажной трудовой книжки (как при приеме, так и при увольнении) настоятельно рекомендуется составлять «Акт приема-передачи трудовой книжки и вкладышей к ней»․

• В акте указываются: ФИО сотрудника, номер и серия книжки, дата передачи, передающая и принимающая стороны (подписи, расшифровки)․
• Акт служит дополнительным доказательством того, что документ был передан в надлежащем состоянии и в установленный срок․
• Образец такой формы можно найти в справочно-правовых системах (например, КонсультантПлюс)․

Частые ошибки работодателей и как их избежать

1. Несвоевременная передача данных в СФР․ Нарушение сроков (не в день издания приказа, а позже) влечет административную ответственность․
   Решение: Внедрить регламент, где передача в СФР — это обязательный шаг, завершающий кадровое действие․
2. Некорректное заполнение графы 4 (Основание)․ Указание только одного документа, когда их несколько․
   Решение: Всегда проверять, есть ли иные документы (решение учредителя, протокол и т․д․), и указывать их все․
3. Отсутствие подтверждения передачи документа при увольнении․ Нет подписи сотрудника в графе 13 или нет акта при отказе․
   Решение: Без подписи не считать процедуру завершенной․ При отказе, немедленно готовить заказное письмо․
4. Хранение бумажных книжек после перевода сотрудника на ЭТК․ Это создает двойное ведение и риски утери․
   Решение: После изъятия бумажной книжки при переводе на ЭТК — уничтожить ее с актом․
5. Требование от нового работника справки из ЭТК предыдущего работодателя․ Это недопустимо․ Сведения о трудовой деятельности — персональные данные, и новый работодатель имеет право запросить их только у самого сотрудника (в виде выписки из ЭТК, которую тот может получить в СФР)․
   Решение: Запрашивать у кандидата на работу выписку из его ЭТК, а не обращаться в СФР напрямую․

Прием и передача трудовых книжек в 2026 году — это сочетание классических кадровых процедур (подпись, акт) и новых цифровых обязательств (передача данных в СФР)․ Главное, что должен помнить каждый кадровик и руководитель:

• Передача сведений в СФР обязательна всегда, независимо от воли сотрудника․
• Сроки — священны․ Данные передаются не позднее рабочего дня, следующего за датой кадрового события․
• Документирование — ваша защита․ Подписи, акты, заказные письма с уведомлением — это не бюрократия, а доказательная база․
• Заполнение графы 4 (Основание) должно быть максимально полным и точным․

Соблюдение этих правил позволит работодателю избежать штрафов, проверочных коллизий и судебных споров, обеспечив при этом законность и прозрачность трудовых отношений․