Несмотря на глобальную цифровизацию кадрового документооборота и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант этого документа по-прежнему остается важнейшим источником информации о стаже и карьерном пути работника. Хотя данные о трудовой деятельности теперь ведутся в электронном виде без оформления бумажной книжки для новых сотрудников, для тех, кто сохранил традиционный формат, актуальность ручного заполнения сохраняется. В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи от руки, какие существуют правила и чего категорически нельзя делать.
Общие правила ручного заполнения
Оформление бумажной трудовой книжки — это строгий регламентированный процесс. Заполнение должно производиться работодателем исключительно на основании официальных документов. Кадровик не имеет права вносить записи со слов работника.
При оформлении трудовой книжки с нуля или внесении новых записей необходимо соблюдать следующие принципы:
- Документальное подтверждение: любая запись (о приеме, переводе, увольнении) делается только на основании надлежащим образом оформленного приказа или распоряжения работодателя.
- Четкость и разборчивость: почерк должен быть аккуратным, буквы и цифры — легко читаемыми.
- Отсутствие сокращений: все слова пишутся полностью. Нельзя сокращать слова «приказ», «переведен», «уволен» и т.д.
Оформление сведений о работнике
При первичном оформлении трудовой книжки (или вкладыша) вносятся следующие сведения о работнике на ьный лист:
- Фамилия, имя, отчество: указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Дата заполнения книжки фиксируется арабскими цифрами.
- Дата рождения: вносится на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
- Образование, профессия, специальность: заполняются на основании диплома или иного образовательного документа.
После внесения данных ьный лист заверяется подписью лица, принявшего трудовую книжку, и печатью работодателя (при наличии).
Штампы вместо ручного текста: когда это допустимо?
Чтобы ускорить процесс заполнения раздела «Сведения о работе» и снизить риск ошибок, многие работодатели используют специальные штампы. Например, штамп с наименованием организации.
Оттиск такого штампа в трудовой книжке заменяет внесенное от руки наименование работодателя. Это абсолютно законно и значительно упрощает заполнение раздела «Сведения о работе» при работе сотрудника в данной организации. Если штампа нет, наименование работодателя вписывается вручную в графе 3.
Выдача трудовой книжки на руки
По общему правилу, бумажная трудовая книжка хранится у работодателя и выдается работнику только в день увольнения. Однако из этого правила есть исключения.
Когда можно получить документ на руки?
Временно выдать трудовую книжку на руки с оформлением расписки в ее получении можно только для назначения пенсии. В этом случае работодатель обязан выдать документ под роспись работника в Книге учета движения трудовых книжек.
Что касается других ситуаций, например, если работник обратился к нанимателю с просьбой выдать ему трудовую книжку с целью представления в посольство для открытия визы, наниматель не вправе выдать ему оригинал. В таких случаях работодатель обязан в течение трех рабочих дней выдать работнику заверенную копию документа или выписку из него.
Ответственность за задержку выдачи
Работодатель несет материальную ответственность за задержку выдачи трудовой книжки при увольнении. Однако стоит помнить, что работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений. Например, если сотрудник прогулял свой последний рабочий день, работодатель вправе направить ему уведомление о необходимости явиться за документом.
Электронная трудовая книжка и возврат к бумажной
С 2021 года сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки для тех, кто впервые устроился на работу, или для тех, кто подал соответствующее заявление.
Однако законодательство позволяет работникам менять свое решение. Если сотрудник, перешедший на ЭТК, решил вернуться к бумажному формату, возможно возобновление ведения бумажного документа. В этом случае работнику выдается на руки трудовая книжка с соответствующей закрывающей записью о подаче заявления о переходе на ЭТК, а затем в нее вносится новая запись о возобновлении ее ведения.
Исправление ошибок
Если в процессе ручного заполнения была допущена ошибка (например, при изменении фамилии или внесении неверной записи о работе), зачеркивать или замазывать корректором категорически запрещено. Исправление фамилии или иных данных на ьном листе производится путем зачеркивания одной чертой старых данных и написания новых, с указанием ссылки на документ-основание на внутренней стороне обложки. Ошибки в разделе «Сведения о работе» исправляются путем признания записи недействительной и внесения новой правильной записи.
Трудовая книжка, заполняемая от руки, требует предельной внимательности и строгого соблюдения инструкций. Каждая запись, дата приема или заполнения трудовой книжки/вкладыша, а также подпись лица, принявшего документ, должны быть оформлены безупречно. Несмотря на развитие электронного документооборота, бумажная версия остается важным гарантом прав работника, а грамотное ручное заполнение — показателем профессионализма кадровика.