Вопрос о том, нужно ли сотруднику отдавать бумажную трудовую книжку работодателю, волнует как работников, так и работодателей. С 2026 года в России произошли значительные изменения в системе учета трудовой деятельности, и теперь ответ на этот вопрос зависит от даты начала трудовой деятельности, выбранного формата и конкретных обстоятельств. Ниже разберёмся, что изменилось, какие правила действуют сейчас и как правильно вести учёт трудовой книжки.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты приёма на работу, должности, переводы, поощрения, увольнения и т.д. Она имеет установленную форму и обязательна для всех работающих граждан, согласно статье 66 Трудового кодекса РФ.
С 1 января 2026 года в России действует двойной формат учёта:
- бумажная трудовая книжка (ПТК);
- электронная трудовая книжка (ЭТК), хранящаяся в базе Социального фонда России.
Переход на ЭТК не является обязательным, но работодатель и работник могут выбрать любой из форматов.
Кому нужна бумажная трудовая книжка?
Согласно статье 66.1 ТК РФ, если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2026 года, оформление бумажной трудовой книжки для него не требуется. В таком случае работодатель автоматически регистрирует данные в системе ЭТК.
Однако:
- если сотрудник уже имел трудовую книжку до 1 января 2026 года, он может продолжать использовать бумажную трудовую книжку, если выберет этот вариант;
- если работник потерял бумажную трудовую книжку, работодатель обязан оформить ему бумажный дубликат, но при переходе на электронную форму дубликат выдавать не обязательно.
Обязательства работодателя по выдаче трудовой книжки
Работодатель обязан:
- выдать сотруднику трудовую книжку в течение 10 рабочих дней с дня приёма на работу (если выбран бумажный формат);
- внести в неё все необходимые сведения о трудовой деятельности;
- при утере бумажной трудовой книжки оформить дубликат;
- если работник выбирает электронный формат, оформить запись в системе ЭТК.
Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, но хочет перейти на электронную, работодатель может отдать ей в электронном виде без выдачи бумажного дубликата.
Кому нужно отдавать бумажную трудовую книжку?
Ответ зависит от конкретного случая:
- Новые сотрудники (начинающие трудовую деятельность после 1 января 2026 года): бумажную трудовую книжку выдавать не нужно – данные регистрируются в ЭТК автоматически.
- Сотрудники, уже имевшие трудовую книжку до 1 января 2026 года: они могут выбрать бумажный или электронный формат. Если выбран бумажный, работодатель выдает бумажную трудовую книжку.
- Потерянная бумажная трудовая книжка: работодатель обязан оформить дубликат, но при переходе на электронную форму дубликат выдавать не обязательно.
- Переход на электронную трудовую книжку: работодатель регистрирует данные в системе ЭТК и не выдает бумажную копию, если работник согласен на электронный формат.
Как правильно оформить переход на электронную трудовую книжку?
Для перехода необходимо выполнить следующие шаги:
- Получить согласие работника на переход в электронный формат (если он ранее использовал бумажную).
- Отправить заявку в Федеральный фонд социального страхования (ФСС) через портал «Мой ФСС».
- В системе ФСС будет создан электронный профиль работника, в котором автоматически появятся все записи, сделанные в бумажной трудовой книжке.
- Работник получает доступ к своему ЭТК через портал «Мой ФСС» или мобильное приложение.
Что делать, если работник не согласен на переход?
Если работник отказывается от перехода на электронную трудовую книжку, работодатель обязан продолжать вести бумажный формат. При этом:
- все записи в бумажной трудовой книжке должны быть сделаны в соответствии с требованиями ТК РФ;
- при увольнении работник получает бумажный дубликат, если он потерял оригинал.
Итак, ответ на вопрос «Обязательно ли отдавать трудовую книжку?» выглядит так:
- Для новых сотрудников, которые начинают трудовую деятельность после 1 января 2026 года, бумажную трудовую книжку выдавать не нужно – данные фиксируются в системе ЭТК.
- Для сотрудников, имеющих бумажную трудовую книжку до 1 января 2026 года, работодатель может выбрать любой формат. Если выбран бумажный, то даётся бумажная трудовая книжка.
- При потере бумажной трудовой книжки работодатель обязан оформить дубликат, но при переходе на электронную форму дубликат выдавать не обязательно.
- Переход на электронную трудовую книжку не является обязательным, но может быть выгодным для обеих сторон: упрощает учёт, снижает издержки и ускоряет доступ к информации.
Таким образом, обязательность выдачи трудовой книжки зависит от даты начала трудовой деятельности, выбранного формата учёта и конкретных обстоятельств. Работодатели и работники должны внимательно изучить правила, чтобы избежать ошибок и нарушений законодательства.