Дата публикации: 21 мая 2026 года

Нормативная база

Ведение трудовых книжек на бумажных носителях регулируется следующими основными документами:

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 — Правила ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков и обеспечения ими работодателей;
• Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 — внёс изменения и дополнения в правила;
• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66‚ 66.1) — определяет общие требования к ведению трудовых книжек;
• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ — устанавливает порядок ведения сведений о трудовой деятельности;
• Приказ Минтруда России от 10 октября 2022 г. № 320н — утвердил новые бланки трудовых книжек и порядок их ведения.

Кто обязан вести бумажные трудовые книжки?

Согласно действующему законодательству‚ работодатели обязаны вести бумажные трудовые книжки в следующих случаях:

1. По письменному заявлению работника‚ поданному до 31 декабря 2020 года. В этом случае работодатель обязан продолжать ведение бумажной трудовой книжки‚ даже если сотрудник был принят на работу после 2021 года.
2. Для сотрудников‚ которые не имеют доступа к электронной трудовой книжке (например‚ в организациях‚ где внедрение электронного формата не завершено).
3. В случае отсутствия у работника подтверждённой учётной записи на портале Госуслуг — для доступа к электронной трудовой книжке.

Основные изменения в правилах ведения (2026 год)

С 2021 года в правила ведения трудовых книжек были внесены значительные изменения. К 2026 году они окончательно закрепились в практике. Рассмотрим ключевые нововведения:

Отмена обязательной подписи работника в личной карточке

Ранее работник должен был подписывать каждую запись в своей личной карточке (форма Т-2)‚ которая дублировала информацию в трудовой книжке. С 2021 года эта обязанность отменена. Теперь достаточно подписи ответственного лица (кадровика или руководителя).

Упрощение процедуры заверения записей при увольнении

Больше не требуется заверять все записи в трудовой книжке подписью уволенного сотрудника. Достаточно одной подписи в графе «С записью ознакомлен» в день увольнения. Это значительно упрощает процедуру.

Новые бланки трудовых книжек

С 1 сентября 2021 года введены в действие новые бланки трудовых книжек‚ утверждённые Приказом Минтруда России № 320н. Ключевые особенности новых бланков:

• Упрощённая структура разделов;
• Дополнительные поля для электронных идентификаторов;
• Усиленные меры защиты от подделок (водяные знаки‚ микротекст);
• Возможность внесения записей в электронном виде при сохранении бумажного оригинала.

Обязательная отметка о месте хранения оригинала

При заверении копий трудовой книжки (например‚ для предоставления в банк или при оформлении пенсии) обязательно указывать‚ где хранится оригинал документа. Например:

Верно. Оригинал трудовой книжки хранится в отделе кадров ООО «Ромашка» по адресу: г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 1.

Это требование введено с 1 июля 2018 года и сохраняется в 2026 году.

Порядок ведения трудовой книжки на бумажном носителе

Назначение ответственного лица

Работодатель обязан назначить ответственного за ведение трудовых книжек. Обычно это:

• Специалист отдела кадров;
• Секретарь;
• Иное уполномоченное лицо.

Ответственный сотрудник должен быть ознакомлен с правилами ведения и хранения трудовых книжек под подпись.

Порядок заполнения

При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:

1. Использование ручки с чернилами чёрного‚ синего или фиолетового цвета. Записи должны быть чёткими и разборчивыми.
2. Заполнение в хронологическом порядке. Не допускается пропуск страниц или внесение записей «задним числом».
3. Отсутствие сокращений. Должны быть указаны полные наименования должностей‚ организаций‚ структурных подразделений.
4. Подпись ответственного лица и печать организации (при наличии). Печать ставится только в случае‚ если это предусмотрено локальными нормативными актами.
5. Запись в трудовой книжке должна дублироваться в личной карточке работника (форма Т-2). Однако с 2021 года подпись работника в карточке не требуется.

Внесение изменений и исправлений

Если в трудовой книжке допущена ошибка‚ её можно исправить следующим образом:

1. Зачеркнуть неправильную запись одной чертой;
2. Написать правильную запись на следующей строке или на полях;
3. Поставить подпись ответственного лица и печать (при наличии);
4. Сделать запись об исправлении в графе «Сведения о награждениях».

Важно: Не допускается подчистка‚ замазывание корректором или полное удаление неправильной записи. Исправления должны быть читаемыми и не вызывать сомнений в подлинности документа.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки должны храниться:

• В сейфе или металлическом шкафу в отделе кадров;
• Под контролем ответственного лица;
• С соблюдением конфиденциальности. Доступ к трудовым книжкам имеют только уполномоченные сотрудники.

Срок хранения трудовых книжек, 50 лет после увольнения работника (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов).

Что делать‚ если работник отказывается от бумажной трудовой книжки?

Если сотрудник‚ принятый на работу после 2021 года‚ не подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки до 31 декабря 2020 года‚ ему оформляется только электронная трудовая книжка. В этом случае:

• Бумажная трудовая книжка не оформляется;
• Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде (в составе формы ЕФС-1);
• Работодатель обязан информировать работника о возможности получения бумажной копии трудовой книжки по его запросу.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

За нарушение порядка ведения‚ хранения или заполнения трудовых книжек предусмотрена ответственность:

Для работодателя:

• Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
• Штраф от 30 000 до 50 000 рублей для должностных лиц;
• Штраф от 50 000 до 100 000 рублей для юридических лиц.
• Материальная ответственность в случае причинения ущерба работнику из-за неправильного ведения трудовой книжки.

Для ответственного лица:

В случае грубых нарушений (например‚ умышленное искажение записей) возможно привлечение к дисциплинарной или уголовной ответственности (ст. 292 УК РФ, служебный подлог).

Рекомендации для работодателей

1. Назначьте ответственного сотрудника и обучите его правилам ведения трудовых книжек.
2. Используйте только новые бланки трудовых книжек (с 2021 года)‚ утверждённые Приказом Минтруда № 320н.
3. Проводите регулярные проверки трудовых книжек на предмет правильности заполнения и наличия всех необходимых записей.
4. Своевременно вносите изменения при смене должности‚ структурного подразделения или наименования организации.
5. Соблюдайте порядок хранения — обеспечьте сохранность документов и защиту от несанкционированного доступа.
6. Информируйте работников о возможности выбора формы ведения трудовой книжки (бумажная или электронная).
7. Используйте программное обеспечение для автоматизации ведения трудовых книжек (например‚ 1С:Зарплата и управление персоналом‚ Контур-Зарплата и др.).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести только электронную трудовую книжку?

Да‚ если:

• Работник впервые устраивается на работу после 2021 года;
• Работник не подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки до 31 декабря 2020 года;
• У работодателя внедрена система электронного документооборота.

Что делать‚ если работник потерял трудовую книжку?

В этом случае работник должен:

1. Написать заявление об утере;
2. Представить копии документов‚ подтверждающих трудовую деятельность (приказы‚ справки);
3. Работодатель оформит дубликат трудовой книжки на основании имеющихся данных.

Можно ли делать записи в трудовой книжке на иностранном языке?

Нет. Все записи должны быть сделаны на русском языке. В случае необходимости можно дублировать информацию на другом языке‚ но основной текст должен быть на русском.

Можно ли хранить трудовую книжку у работника?

Нет. Трудовая книжка является собственностью работодателя и должна храниться в организации. Работник может получить копию документа‚ но оригинал остаётся у работодателя.

Ведение трудовых книжек на бумажных носителях остаётся важной частью кадрового делопроизводства‚ несмотря на развитие электронных форматов. Правильное оформление‚ хранение и обновление записей помогает избежать споров с работниками‚ штрафов и других неприятностей.

Помните: Каждая запись в трудовой книжке должна быть точной‚ полной и заверенной. Ответственность за ведение трудовых книжек лежит на работодателе‚ поэтому важно соблюдать все нормы законодательства и рекомендации Минтруда.

Если у вас остались вопросы по ведению трудовых книжек‚ рекомендуем обратиться к специалистам в области трудового права или использовать официальные разъяснения Министерства труда и социальной защиты РФ.