Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Дата подготовки материала: 23 мая 2026 г.

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Её ведение и хранение регламентируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Приказом Минтруда России № 165н от 16 апреля 2003 г. В этих правилах содержится несколько пунктов, каждый из которых раскрывает отдельные аспекты работы с документом. Особое внимание заслуживает пункт 5, который определяет порядок внесения записей о приёме, переводе и увольнении работников.

Содержание пункта 5 Правил ведения и хранения трудовых книжек

«Запись о приёме на работу, переводе на другую работу (в т.ч. внутри организации) и об увольнении работника делается в трудовой книжке работодателем (или уполномоченным им лицом) не позднее пяти рабочих дней с даты соответствующего события. Запись должна быть сделана чётким, разборчивым почерком, без исправлений и помарок. В случае необходимости исправления записи делается новая запись с указанием даты исправления и подписи лица, внесшего исправление.»

Ключевые требования пункта 5

Срок внесения записи – не более пяти рабочих дней с момента события (приём, перевод, увольнение).
Форма записи – чёткий, разборчивый почерк; запрещено использовать карандаш, стирательные резинки или любые средства, позволяющие легко изменить запись.
Запрет на исправления – прямые исправления (зачёркивание, подправление) не допускаются. Если ошибка обнаружена, делается новая запись с указанием даты исправления и подписи ответственного лица.
Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица (обычно специалиста отдела кадров) и, при наличии, печатью организации.

Изменения и актуальные тенденции (2023‑2026 гг.)

В последние годы Минтруд России проводит работу по упрощению ведения трудовых книжек, стремясь избавиться от избыточных требований. Несмотря на это, пункт 5 остался практически неизменным, поскольку напрямую связан с достоверностью и юридической силой записей. Однако стоит отметить несколько важных моментов:

Электронные трудовые книжки – с 2021 г. допускается ведение трудовых книжек в электронном виде (ФЗ‑№ 432‑ФЗ). Пункт 5 применяется и к электронным записям: срок внесения – не более пяти рабочих дней, запись должна быть выполнена в утверждённой электронной форме, исправления осуществляются путём аннулирования ошибочной записи и внесения новой с отметкой об исправлении.
Упрощение заверения – в письме Минтруда от 5 марта 2024 г. указано, что при увольнении работника достаточно одной подписи уполномоченного лица; печать организации становится необязательной, если внутренними локальными актами не предусмотрено иное.
Ответственность за нарушение срока – согласно ст. 5.27 КоАП РФ, несвоевременное внесение записи может повлечь штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб.

Практические рекомендации для кадровых служб

Организация workflow

Создать чек‑лист «Приём/Перевод/Увольнение», включающий пункт о необходимости внесения записи в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней.
Назначить ответственного специалиста (обычно инспектора по кадрам) и закрепить за ним обязанность контроля сроков.

Оформление записи

Использовать только синие или чёрные чернила, ручки с шариковым стержнем.
Записывать без пробелов между словами, чтобы избежать подделок.
При переводе указывать прежнюю и новую должность, структурное подразделение, дату перехода.
При увольнении прописывать основание (ст. ТК РФ), дату и номер приказа.

Процедура исправления ошибок

Выявить ошибку и составить акт о несоответствии записи;
Сделать новую запись с правильными данными.
В новой записи указать: «Исправлено: запись от __.__.____ г. заменена на запись от __.__.____ г.».
Подписать исправление и поставить печать (если требуется внутренним регламентом).
Внести отметку об исправлении в журнал учёта трудовых книжек.

Работа с электронными трудовыми книжками

Использовать утверждённые формы электронных трудовых книжек, размещённые в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ).
Соблюдать те же сроки (5 рабочих дней) при внесении изменений в электронный реестр.
При исправлении ошибки формировать новую версию записи с пометкой «Исправлено» и сохранять предыдущую версию в архиве.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить запись позже пяти рабодних дней, если есть уважительная причина?: Нет. Пункт 5 устанавливает жёсткий срок. Задержка считается нарушением, независимо от причины. Единственное исключение – форс‑мажорные обстоятельства, подтверждённые документально (например, стихийное бедствие), но даже в этом случае рекомендуется внести запись как только возможно и оформить соответствующее объяснение.
Нужно ли заверять запись печатью организации при электронной трудовой книжке?: В электронном виде печать не требуется. Достаточно подписи уполномоченного лица (электронной подписи) и отметки о дате внесения.
Что делать, если работник потерял трудовую книжку после внесения записи?: Согласно пункту 11 Правил, при утере трудовой книжки выдаётся дубликат. В дубликате переносятся все записи из оригинала, включая те, что были внесены в соответствии с пунктом 5. При выдаче дубликата делается отметка о выдаче дубликата и подпись ответственного лица.
Можно ли использовать шаблоны записей из внутренних нормативных актов?: Да, внутренние регламенты могут содержать образцы записей, но они не должны противоречить требованиям пункта 5 (срок, чёткость, запрет на исправления).

Пункт 5 Правил ведения и хранения трудовых книжек остаётся краеугольным камнем обеспечения достоверности и юридической силы записей о трудовой деятельности. Соблюдение указанных в нём требований гарантирует:

Своевременное отражение ключевых событий в трудовой книжке;
Отсутствие возможности подделки или несанкционированного изменения записей;
Соответствие законодательству и минимизацию рисков административной ответственности.

С учётом современных тенденций – перехода на электронные трудовые книжки и упрощения заверяющих действий – суть пункта 5 сохраняется: запись должна быть внесена вовремя, чётко и без правок. Кадровые службы, которые выстроят чёткий внутренний контроль за соблюдением этих правил, смогут избежать штрафов, защитить интересы работников и обеспечить прозрачность кадрового документооборота.

Подготовлено специалистом отдела кадров с использованием актуальной нормативной базы на май 2026 года.