Трудовая книжка (в т.ч. в электронном виде — ЭТК) — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Правильное её ведение — прямая обязанность работодателя, зафиксированная в Трудовом кодексе РФ. Ошибки в записях могут привести к спорам при назначении пенсии, оформлении пособий или при трудоустройстве в будущем.
В этой статье вы найдете:
- Ключевые правила заполнения на 2026 год.
- Актуальные образцы записей для всех типов кадровых событий.
- Особенности работы со старыми и новыми бланками.
- Как исправить ошибку и кто за это отвечает.
Основные правила ведения трудовой книжки в 2026 году
Независимо от формы (бумажная или электронная), записи вносятся по общим правилам, установленным Приказом Минтруда России.
Общие требования к записи
- Ясность и однозначность: Формулировки должны исключать двусмысленность. Указываются точные наименования должностей, структурных подразделений и оснований для кадрового решения.
- Полнота информации: В записи включаются все обязательные реквизиты (дата, подпись, расшифровка подписи, печать).
- Соблюдение последовательности: Записи делаются без пропусков, без исправлений (кроме строго регламентированных случаев), без зачеркиваний.
Важно! С 2024 года действуют новые бланки трудовых книжек. Однако менять старые книжки на новые не обязательно. Если сотрудник предоставляет книжку старого образца, работодатель продолжает вносить в нее записи в обычном порядке. Для оформления дубликата можно использовать как старые чистые бланки, так и новые.
Образцы записей в трудовую книжку (2026)
Ниже представлены актуальные образцы для самых частых ситуаций. Все записи выполняются от руки (или в ЭТК) чернилами (синими или черными), разборчиво.
Прием на работу
Дата приказа:
Запись:
Принят на работу в качестве ведущего инженера отдела разработки.
С условиями оплаты труда, предусмотренными трудовым договором от № 45-К.
Подпись ответственного лица: _____________ / Иванова А.П. /
Печать организации
Примечание: В графе 3 указывается полное наименование организации (например, ООО «Технологии будущего») и, если есть, его сокращенное название.
Увольнение по собственному желанию (по ст. 80 ТК РФ)
Дата приказа:
Запись:
Уволен по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) .
Подпись ответственного лица: _____________ / Петров С.И. /
Печать организации
Ошибка! Нельзя писать «Уволен по инициативе работника» или «Уволен по заявлению». Только формулировка «по собственному желанию» с указанием пункта части 1 статьи 77 ТК РФ.
Перевод (смена структурного подразделения или должности)
Важно: Запись о временном переводе (до 1 месяца) в трудовую книжку не вносится (ст. 72.1 ТК РФ). Постоянный перевод оформляется приказом и записью.
Дата приказа:
Запись:
Переведен на постоянную работу в должность старшего инженера отдела внедрения с .
Подпись ответственного лица: _____________ / Сидорова М.Л. /
Печать организации
Совмещение professions (работа по совместительству)
Дата приказа:
Запись:
Допущен к работе по совмещению профессий (должностей): инженер-программист 1 категории.
Подпись ответственного лица: _____________ / Кузнецов В.Г. /
Печать организации
Смена фамилии (имени, отчества)
Запись делается на основании документа, подтверждающего смену ФИО (паспорт, свидетельство о браке).
Дата приказа:
Запись:
Фамилия, имя, отчество изменены на «Смирнова Анна Викторовна» (паспорт серия 45 12 № 678901 выдан ).
Подпись ответственного лица: _____________ / Фролова Е.Д. /
Печать организации
Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК)
С 2024 года работодатели обязаны вести ЭТК для вновь принимаемых на работу. Внесение записей в ЭТК происходит в том же порядке, но без использования печати. Подпись ответственного лица ставится с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП).
Порядок действий:
- Работодатель формирует электронный документ (запись) на основании приказа.
- Подписывает его своей КЭП.
- Запись автоматически поступает в личный кабинет работника на портале «Госуслуги» или в систему работодателя.
- Работник вправе распечатать выписку из ЭТК для личного пользования.
Кто отвечает за корректное заполнение?
Ответственность лежит на работодателе (организации или ИП). Конкретные задачи выполняет кадровый специалист или иное уполномоченное лицо. При ошибках:
- Запись может быть признана недействительной.
- Возникают риски при расчете стажа для пенсии.
- Возможны судебные споры с работником.
Как исправить некорректную запись?
Исправления в трудовой книжке (бумажной) строго регламентированы. Запрещено: закрашивать, использовать Correction Pen, оставлять нечитаемые пометки.
Правильный порядок:
- Ошибочную запись не зачеркивают полностью.
- Рядом (в том же поле или на свободном месте) делается новая, правильная запись.
- В новой записи делается ссылка на исправляемую: «Исправление записи от [дата] № [номер]».
- Новая запись визируется подписью и печатью с указанием даты исправления.
В электронной книжке исправление производится путем внесения новой корректной записи с указанием основания для исправления. Старая запись остается в истории с пометкой «Исправлено».
Где найти официальные образцы бланков и вкладышей?
Утвержденные формы бланков и примеры записей размещены на официальном сайте Министерства труда и социальной защиты РФ. Также актуальные шаблоны и подробные инструкции можно получить в:
- Системе «Кадры» (от редакции «Главбух»).
- Сервисах «Система Гарант», «КонсультантПлюс».
- На портале «Госуслуги» в разделе, посвященном ЭТК;
Ведение трудовой книжки — это не формальность, а юридически значимое действие. Использование актуальных образцов записей в 2026 году, знание правил для электронного и бумажного форматов, а также грамотное исправление ошибок защищают и интересы работника, и работодателя. Всегда сверяйтесь с последними редакциями нормативных актов и храните копии всех кадровых приказов, на основании которых вносились записи.
Дата актуализации материала в статье соответствует данным из запроса: (MM/DD/YYYY).