В соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным приказом Минтруда России от № 320н (далее – Порядок 320н), каждая запись в трудовой книжке должна быть выполнена в строгом хронологическом порядке. Это требование предопределено тем, что документ фиксирует последовательность трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Основные положения Порядка 320н

Согласно пункту 10 Порядка 320н, в трудовую книжку вносятся сведения о:

• приёме на работу;
• увольнении;
• переводе;
• временном переведе в постоянный;
• иных обстоятельствах, влияющих на трудовое положение сотрудника.

Все записи оформляются световодостойкими чернилами (паста, краска, гель) тёмного цвета – чёрный, синий или фиолетовый. Использование иных средств (обычной чернил, карандаша и т.п.) не допускается.

Требования к оформлению записи

При заполнении трудовых книжек необходимо соблюдать следующие правила:

1. Цвет чернил – только чёрный, синий или фиолетовый.
2. Отсутствие сокращений – в записях нельзя использовать сокращения, аббревиатуры и условные обозначения.
3. Полные слова – необходимо полностью писать такие термины, как «приказ», «распоряжение», «постановление» и т.п.
4. Хронологичность – каждая новая запись должна идти после предыдущей, без «перепрыгиваний» по времени.
5. Срок внесения – запись о приёме на работу вносится не позднее пятого рабочего дня со дня фактического начала работы сотрудника.

Пример оформления записи о приёме на работу

Ниже приведён образец записи в соответствии с требованиями Минтруда:

Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Дата приёма на работу: 
Должность: Бухгалтер
Разряд: 2‑й
Основное место работы: отдел бухгалтерии
Приказ № 15 от «О приёме И.И. Иванова в штат» 

Обратите внимание, что в записи полностью указано слово «приказ», а не его сокращённое обозначение «п/п».

Последствия нарушения хронологического порядка

Если запись вносится не в том порядке, в котором она должна была появиться, это может привести к:

• Отказу от признания трудовых отношений в случае проверки;
• Нарушению требований Порядка 320н, что влечёт административную ответственность;
• Сложностей при оформлении электронных трудовых книжек (ЭТК) и при переходе на них.

Практический совет для работодателей

Для того чтобы избежать ошибок, рекомендуется:

1. Запланировать ежедневный контроль за заполнением трудовых книжек в течение первой недели работы нового сотрудника.
2. Использовать шаблоны записей, утверждённые внутренними нормативными документами организации.
3. Обучать персонал отделов кадров требованиям Порядка 320н, включая особенности оформления чернил и обязательный срок внесения записи.
4. Вести журнал контрольных подписей ответственного лица, который подтверждает правильность внесения записи.

Записи в трудовую книжку вносятся в строгом хронологическом порядке, что обеспечивает прозрачность и проверяемость трудовых отношений. Соблюдение требований Порядка 320н (цвет чернил, отсутствие сокращений, полные слова, срок внесения) позволяет избежать юридических рисков и гарантирует корректную работу с персоналом.

Для более детального изучения темы рекомендуется пройти интенсив «Как без ошибок вносить записи в трудовые книжки на бумаге», где подробно разбираются все нюансы оформления.