Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Согласно законодательству Российской Федерации, она является документом строгой отчетности, и ее учет в организации регулируется строгими правилами, установленными Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г․ № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»․

Зачем нужен учет трудовых книжек?

Учет трудовых книжек необходим для:

контроля за своевременным и правильным оформлением трудовых отношений;
обеспечения сохранности документов строгой отчетности;
подтверждения трудового стажа работников при назначении пенсий;
соблюдения требований трудового законодательства и избежания штрафов со стороны Роструда и прокуратуры․

Нарушение правил ведения учета может повлечь административную ответственность по статье 5․27 КоАП РФ — штрафы для должностных лиц до 50 000 рублей, для юридических лиц — до 100 000 рублей, а также приостановление деятельности организации․

Какие документы используются для учета?

В организации ведутся два обязательных регистра:

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Этот документ фиксирует все перемещения трудовых книжек внутри организации: их получение, выдачу, возврат, отправку почтой, передачу новому работодателю и т․д․

Обязательные реквизиты записи в книге:

номер записи (строгая нумерация по порядку);
дата поступления книжки;
ФИО работника;
дата и основание приема на работу (приказ);
дата и основание увольнения (приказ);
дата выдачи книжки работнику или отправки по почте;
подпись работника о получении книжки;
подпись ответственного лица (как правило, кадровика или секретаря)․

Важно: Книга учета ведется только на бумажном носителе (согласно письму Минтруда от 5 апреля 2022 г․ № 14-2/В-275)․ Электронный учет не допускается․

Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей

Этот документ регистрирует поступление, хранение и выдачу пустых бланков трудовых книжек и вкладышей․ Он ведется для контроля за сохранностью и использованием бланков строгой отчетности․

Записи включают:

серия и номер бланка;
дата поступления;
откуда поступил бланк (поставщик, ФСС, типография);
дата выдачи бланка для заполнения;
ФИО ответственного лица, получившего бланк;
подписи ответственных лиц․

Также ведется учет бракованных, испорченных или утраченных бланков с указанием причин и подписей комиссии․

Как правильно вести книгу учета движения трудовых книжек?

Форма и оформление

Форма книги учета утверждена Приказом Минтруда № 320н․ Она представляет собой скрепленную тетрадь с пронумерованными страницами, прошитую и скрепленную печатью организации․ На обложке указывается:

наименование организации;
наименование документа — «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»;
период ведения (с … по …);
ФИО ответственного лица;
подпись руководителя и печать․

Заполнение записей

Записи вносятся в день события (прием, увольнение, отправка почтой и т․д․)․

Пример записи при увольнении:

№ 145 — — Иванов И․И․, приказ № 88 от — уволен по собственному желанию — книжка выдана лично — подпись Иванова И․И․

Если книжка отправляется по почте:

в книге учета делается запись: «Книжка направлена по почте заказным письмом с уведомлением о вручении»;
указывается номер почтового отправления и дата отправки;
сохраняется копия уведомления о вручении․

Исправление ошибок

Если в книге учета допущена ошибка (например, нарушена нумерация, опечатка в ФИО), ее необходимо исправить следующим образом:

неправильная запись зачеркивается одним штрихом (не закрашивая);
над ней пишется правильная информация;
ставится дата исправления;
подпись ответственного лица с расшифровкой;
не допускается использование корректора, белого цвета или стирания․

Если ошибка серьезная (например, нумерация пропущена), то ведется новая книга с указанием причины замены и передачей данных из старой книги․

Электронные трудовые книжки и их учет

С 2020 года в России введена возможность ведения электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Однако это не отменяет необходимости ведения бумажной книги учета движения!

Даже если работник выбрал электронный формат:

организация обязана вести книгу учета движения бумажных трудовых книжек для тех сотрудников, у которых они остались;
для работников с ЭТК в книге учета делается запись: «Трудовая книжка передана работнику на руки , с этого дня ведется электронная трудовая книжка»;
бумажная книжка после передачи данных в ПФР хранится у работодателя в течение 50 лет․

Электронные трудовые книжки упрощают учет стажа и сокращают бюрократические процедуры, но не освобождают работодателя от обязанности вести бумажную книгу учета движения․

Ответственность за нарушения

Проверки Роструда и прокуратуры часто фокусируются на учете трудовых книжек․ Наиболее частые нарушения:

отсутствие книги учета движения;
неполное или несвоевременное заполнение;
отсутствие подписей;
внесение записей карандашом или без даты;
хранение книг в неподходящих условиях (влажность, пыль, доступ посторонних)․

Штрафы:

для должностных лиц, от 1 000 до 5 000 руб․ (за каждое нарушение);
для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб․;
за повторное нарушение — до 100 000 руб․ и приостановление деятельности до 90 суток․

Правила ведения и учета трудовых книжек в организации