С 1 января 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 1 января 2026 года переходный период завершается‚ и правила оформления трудовых книжек для впервые устраивающихся граждан изменились окончательно. Эта статья подробно объясняет‚ что должен делать и работник‚ и работодатель при первом трудоустройстве в 2026 году.
Ключевое правило: только электронная трудовая книжка
Главное изменение‚ которое нужно запомнить:
- Если гражданин впервые в жизни устраивается на работу с 1 января 2021 года‚ ему оформляется исключительно электронная трудовая книжка.
- Бумажный вариант трудовой книжки для таких работников не заводится и не выдается.
Это требование закреплено в части 8 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ от . Таким образом‚ на 2026 год действует безусловный запрет на оформление бумажной трудовой книжки для лиц‚ заключающих трудовой договор впервые.
Кто считается «впервые устраивающимся»?
Под действие этого правила подпадают две основные категории граждан:
- Лицо‚ которое никогда ранее не было официально трудоустроено (не имело ни бумажной‚ ни электронной трудовой книжки).
- Лицо‚ утерявшее свою предыдущую трудовую книжку (как бумажную‚ так и электронную) и не восстановившее её через СФР. В этом случае новый работодатель также заводит новую ЭТК.
Что должен сделать работодатель: пошаговая инструкция
При приеме на работу гражданина‚ который трудится впервые‚ работодатель (включая индивидуальных предпринимателей) обязан выполнить следующие действия:
Трудовой договор с таким работником заключается на общих основаниях. В заявлении о приеме на работу и в самом договоре указываются паспортные данные и данные страхового индивидуального лицевого счета (СНИЛС).
Шаг 2: Заведение электронной трудовой книжки (ЭТК)
Это ключевое действие. Работодатель обязан:
- Внести сведения о приеме на работу в свою систему кадрового учета.
- Не позднее рабочего дня‚ следующего за днем приема на работу‚ направить в Социальный фонд России (СФР) сведения о трудовой деятельности работника (статья 66.1 ТК РФ). Эти сведения и формируют электронную трудовую книжку.
- Уведомить работника о том‚ что для него заведена ЭТК. Обычно это делается через служебную записку‚ email или личное обращение в кадровую службу.
Шаг 3: Отсутствие выдачи бумажного документа
Работнику не выдается никакой бумажный документ‚ похожий на трудовую книжку. Все записи (прием‚ увольнение‚ вводные данные) будут храниться только в электронном виде в базе СФР.
Что должен сделать работник: его права и обязанности
- Предоставить работодателю паспорт и СНИЛС. Это основа для создания ЭТК.
- Следить за состоянием своей электронной трудовой книжки. Для этого нужно зарегистрироваться на портале Госуслуг или в мобильном приложении «Работа в России» и получить доступ к разделу «Трудовая книжка».
- При увольнении работодатель также обязан направить сведения в СФР. Работник может проверить‚ что запись об увольнении появилась в его ЭТК.
- При необходимости получить выписку из ЭТК (например‚ для оформления пенсии или при смене работы) можно сделать это через Госуслуги‚ МФЦ или в отделении СФР.
Как работодатель может убедиться‚ что у кандидата уже есть ЭТК?
Если кандидат утверждает‚ что уже работал и у него есть трудовая книжка (электронная)‚ работодатель может это проверить:
- Запросить у кандидата выписку из его электронной трудовой книжки. Выписка имеет юридическую силу и содержит все необходимые данные.
- Проверить наличие записей в базе СФР. Для этого кадровику нужен доступ к сервисам СФР (например‚ через «Кадровый учет» на портале СФР или через сервисы контур.НФЛ и др.).
Важно: Если у кандидата действительно есть ЭТК‚ новый работодатель не заводит вторую книжку. Он лишь направляет в СФР сведения о новом месте работы‚ которые будут добавлены в уже существующую электронную книжку.
Исключения и особые случаи
Существуют несколько ситуаций‚ когда оформление бумажной книжки все еще возможно:
- Трудовой договор заключается впервые‚ но на условиях совместительства (ст. 282 ТК РФ). В этом случае работник может представить свою бумажную книжку‚ если она у него уже есть с основной работы.
- Работник был принят на работу до 1 января 2021 года и у него уже есть бумажная трудовая книжка. При переходе на новое место работы он может представить ее работодателю‚ а тот продолжает ее вести в бумажном виде (если не переходит на ЭТК по инициативе работника или по закону).
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Можно ли в 2026 году по собственному желанию получить бумажную трудовую книжку‚ если я впервые устраиваюсь?
Нет. Закон не дает такого права. Для впервые устраивающихся с 2021 года предусмотрен только электронный формат.
Что делать‚ если я не знаю‚ есть ли у меня уже трудовая книжка?
Нужно проверить. Самый надежный способ — зарегистрироваться на Госуслугах и посмотреть раздел «Трудовая книжка». Если записей нет — у вас ее нет‚ и первый работодатель заведет новую ЭТК.
Как подтвердить стаж‚ если вся история работы только в электронном виде?
Электронная трудовая книжка имеет абсолютно такую же юридическую силу‚ как и бумажная. Для подтверждения стажа (например‚ при назначении пенсии) достаточно предоставить в СФР выписку из ЭТК‚ которую можно получить онлайн.
А что с работниками из других стран?
Иностранные граждане‚ впервые устраивающиеся на работу в РФ‚ также получают электронную трудовую книжку. Правила для них идентичны.
С 2026 года система электронных трудовых книжек работает в полную силу. Для работника‚ который впервые идет на работу‚ главное, иметь при себе паспорт и СНИЛС. Для работодателя — четко следовать алгоритму: заключить договор и в течение одного рабочего дня передать сведения в СФР. Бумажная трудовая книжка для таких сотрудников ушла в историю‚ что упрощает документооборот и защищает права работников от утери документа.
Дата актуальности информации: май 2026 года. Все изменения в законодательстве на период после этой даты не учитываются.