Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Несмотря на постепенный переход на электронный формат учета стажа (ЭТК), бумажная трудовая книжка остается актуальным и важным документом․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно вести, заполнять и хранить трудовые книжки в соответствии с актуальным законодательством 2026 года․
Нормативная база: по каким правилам работать
С 1 сентября 2021 года действует Новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда РФ от 19 мая 2021 года № 320н․ Он установил новые правила заполнения трудовых книжек, вкладышей в них и дубликатов․ Срок действия этого Порядка ограничен 1 сентября 2027 года — видимо, именно к этой дате государство планирует полностью завершить переход на электронный формат учета стажа работников․
На сегодняшний день кадровикам и работодателям необходимо ориентироваться именно на Приказ № 320н, а также на статьи 66 и 66․1 Трудового кодекса РФ․
ьный лист: правила заполнения
ьный лист — это лицо документа․ Здесь отражаются персональные данные работника․ Заполнять его нужно особенно внимательно, так как исправления здесь допускаются только в строго определенных случаях․
Образец заполнения ьного листа (на что обратить внимание):
- ФИО работника: указывается полностью, без сокращений, на основании паспорта․
- Дата рождения: пишется арабскими цифрами (например, )․
- Образование: указываеться на основании диплома (среднее, среднее профессиональное, высшее и т․д․)․
- Профессия/специальность: также вносится по документам об образовании․
- Дата заполнения: ставится арабскими цифрами․
- Подписи: после заполнения ставится подпись самого работника и подпись должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печать (при наличии)․
Исправление фамилии на ьном листе
Если у сотрудника меняется фамилия (например, при вступлении в брак), старая фамилия зачеркивается одной тонкой чертой, а новая пишется рядом․ При этом на внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, на основании которого внесено изменение (например, свидетельство о браке), заверяемая подписью работодателя и печатью․ Важно: зачеркивание допускается только при изменении персональных данных (ФИО, дата рождения)․ В разделе «Сведения о работе» зачеркивания недопустимы!
Сведения о работе: прием, перевод, увольнение
Раздел «Сведения о работе» заполняется в хронологическом порядке․ Каждая запись имеет свой порядковый номер․
Запись о приеме на работу
При заполнении трудовой при трудоустройстве новичка или приеме действующего сотрудника, учитывайте правила из приказа Минтруда № 320н:
- В графе 1 ставится очередной порядковый номер записи․
- В графе 2 указывается дата приема на работу․
- В графе 3 делается запись о приеме, указывается наименование должности, профессии или специальности с квалификацией, а также структурное подразделение (если оно прописано в трудовом договоре)․
- В графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, по которому работник принят на работу․
Особенности для совместителей: Сведения о том, что работник принят на дополнительную работу по совместительству (как внешнему, так и внутреннему), в его трудовую книжку вносит работодатель по основной работе и только по заявлению самого сотрудника․
Запись об увольнении (прекращении трудового договора)
Запись об увольнении вносится в следующем порядке:
- В графе 1 — порядковый номер записи․
- В графе 2 — дата увольнения․
- В графе 3 — причина увольнения․ Она должна строго соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ (например, «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»)․
- В графе 4, реквизиты приказа об увольнении․
После внесения записи об увольнении работник должен расписаться в трудовой книжке и в личной карточке․ Запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя (при наличии)․
Особенности перевода к другому работодателю
При переводе работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность), в трудовой книжке делаются особые отметки․ В графе 3 указывается, по чьей просьбе осуществляется перевод (по просьбе работника или с его согласия), и делается ссылка на соответствующую статью ТК РФ․
Выдача трудовой книжки на руки
По общему правилу, трудовая книжка выдается работнику в день увольнения․ Однако, в связи с внедрением электронных трудовых книжек, появилось новое правило․
Если работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса, работодатель обязан выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления․ С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году
Переход на электронный формат продолжается․ В 2026 году работодатели обязаны своевременно сдавать отчет ЕФС-1 (с подразделом о трудовой деятельности), который и формирует электронную трудовую книжку сотрудника в системе Социального фонда России․
Работник может в любой момент посмотреть состояние своей ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР․ При этом бумажная книжка не уничтожается, если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК и не забрал ее на руки․
Ведение трудовых книжек требует от кадрового специалиста предельной внимательности․ Ошибки в записях могут привести к проблемам с назначением пенсии для работника и штрафам для работодателя․ Всегда используйте актуальные образцы заполнения (2025-2026 гг․), сверяйтесь с Приказом Минтруда № 320н и помните, что к 1 сентября 2027 года система учета стажа должна полностью перейти в цифровой формат, однако до этого момента бумажный документ остается действующим и требует грамотного ведения․