Дата подготовки статьи:

Содержание

1. Правовая база
2. Общие правила ведения трудовой книжки
3. Особенности записи при срочном трудовом договоре
4. Пошаговый пример записи при приёме
5. Запись при увольнении по истечении срока
6. Особые случаи (совместитель, часть‑ставки, замещение)
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. Часто задаваемые вопросы
9. Готовый шаблон записи

Правовая база

Оформление записей в трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), статья 57‑59;
• Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек»;
• Постановление Правительства РФ от № 225 (в ред․ от ) – основной документ, где описаны графы 3 и 4 трудовой книжки;
• Консультативные материалы «КонсультантПлюс», «Гарант», а также разъяснения ФНС и ФСС․

В частности, статья 59 ТК РФ определяет порядок заключения срочного трудового договора (не более 5 лет) и указывает, что запись в трудовой книжке делается по тем же правилам, что и при постоянном трудовом договоре․

Общие правила ведения трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из нескольких граф:

• Графа 3 – наименование структурного подразделения, должность (работа), специальность, профессия, квалификация;
• Графа 4 – дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого работник принят на работу;
• При увольнении в графу 5 вносятся дата и номер приказа об увольнении, а в графу 6 – причина увольнения․

Записи делаются вручную чернильной ручкой (чёрным цветом) без исправлений․ При отсутствии приказа запись может быть сделана на основании документа, подтверждающего факт приёма (например, приказ о приёме совместителя)․

Особенности записи при срочном трудовом договоре

Согласно Правилам ведения трудовых книжек, специальных требований для записей о срочном договоре нет․ Запись делается тем же способом, что и при постоянном договоре, но следует учитывать два дополнительных момента:

1. В графе 3 указывается, что работа осуществляется по срочному трудовому договору (это удобно для последующего контроля)․ Пример формулировки: «по срочному трудовому договору № 12/2026 от »;
2. В графе 5 при увольнении указывается причина «истечение срока действия срочного трудового договора»․

Если работник является совместителем и не требует обязательной записи, запись может быть не сделана, однако рекомендуется фиксировать её для полного учёта стажа․

Пошаговый пример записи при приёме на работу

Исходные данные

• Работодатель: ООО «ТехноСервис»;
• Структурное подразделение: отдел «Техническое обслуживание»;
• Должность: инженер‑технолог;
• Квалификация: высшее техническое образование, квалификация 4‑й разряд;
• Срочный трудовой договор № 45/2026 от г․, срок – 1 год;
• Приказ работодателя № 78/2026 от г․ «О приёме на работу»․

Заполнение граф 3 и 4

Как оформить запись в реальном документе

Отдел «Техническое обслуживание», инженер‑технолог,
 квалификация 4‑й разряд, по срочному трудовому договору № 45/2026 от 
№ 78/2026

Обратите внимание, что в графе 3 не ставится точка в конце – это правило оформления записей в трудовых книжках․

Запись при увольнении по истечении срока

• Дата окончания договора: ;
• Приказ об увольнении № 102/2027 от г․;
• Причина увольнения – «истечение срока действия срочного трудового договора»․

Заполнение граф 5 и 6

Текст записи в трудовой книжке

№ 102/2027Истечение срока действия срочного трудового договора

Если увольнение происходит по инициативе работодателя до истечения срока (например, в случае нарушения трудовой дисциплины), в графе 6 указывается соответствующая причина (например, «нарушение трудовой дисциплины»)․

Особые случаи

Совместитель (частичная занятость)

• Запись в трудовую книжку делается только в том случае, если совместитель требует её по своему желанию;
• В графе 3 указывается «по совместительству» и ссылка на срочный договор, если он заключён․

Замещение временно отсутствующего сотрудника

Если срочный договор заключён для замещения, в графе 3 рекомендуется добавить «в качестве замещения (заместитель) должности …»․

Сезонные работы

Для сезонных работников запись в графе 3 может включать указание периода (например, «сезонные работы – летний период 2026‑2027 гг․»)․

Типичные ошибки и как их избежать

1. Отсутствие номера и даты приказа в графе 4․ Приём на работу без указания приказа считается ошибкой и может привести к проблемам при проверке ФСС․
2. Неправильный порядок слов в графе 3․ Сначала указывается подразделение, затем должность, квалификация, а уже потом ссылка на срочный договор․
3. Использование карандаша или синего чернила․ Требуется чёрная чернильная ручка․
4. Отсутствие записи об увольнении․ Даже если договор «самоистёк», запись в графах 5‑6 обязательна․
5. Запись в графу 5 без указания причины․ Причина должна быть чётко сформулирована (см․ пример выше)․

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись в трудовую книжку, если работник работает по договору‑подряду?

Нет․ Договор подряда не является трудовым договором, поэтому запись в трудовую книжку не требуется․

Можно ли оформить запись в графе 3 без указания номера договора?

Теоретически можно, но рекомендуется указывать номер и дату договора – это упрощает проверку и подтверждает правовой статус записи․

Что делать, если работник уволился до истечения срока договора?

В графе 5 указывается дата и номер приказа об увольнении, а в графе 6 – причина «прекращение трудового договора по инициативе работодателя» (или другая конкретная причина);

Как оформить запись, если работник одновременно имеет два срочных договора в разных подразделениях?

Каждый договор фиксируется отдельной записью в отдельной строке (если в книжке достаточно места) или в виде отдельного листа‑вкладыша, если места недостаточно․

Скопируйте таблицу ниже и вставьте её в трудовую книжку (распечатайте, распишите от руки)․

Заполните пустые места печатными буквами, подпишите запись и поставьте печать организации․

Запись о приёме и увольнении работника, заключившего срочный трудовой договор, не отличается от записи по постоянному договору, однако рекомендуется явно указывать номер и дату договора в графе 3․ Это упрощает проверку документов, позволяет быстро определить правовой статус сотрудника и избегать спорных ситуаций при проверках государственных органов․

Помните, что правильное оформление трудовой книжки – один из ключевых факторов защиты прав как работника, так и работодателя․

Автор статьи – юридический консультант, специализирующийся на трудовом праве․